¿Debo conservar una copia de los datos que figuran en el pasaporte de producto

Una copia propia es recomendable, aunque no figure como obligación separada en la ESPR

Sí, es aconsejable hacer una copia de seguridad propia de los datos del pasaporte, independientemente de que esto figure literalmente como tal en algún lugar. La ESPR obliga a que los datos estén disponibles y sean accesibles durante diez años (o el período que se aplique para el grupo de productos), y esa obligación recae en la parte que crea el pasaporte o lo manda crear. Quien dependa de una única plataforma o un único proveedor para garantizar esa disponibilidad corre el riesgo de que los datos no puedan consultarse en el momento en que una autoridad de supervisión, un cliente u otra parte lo solicite —por ejemplo, porque el servicio se interrumpe, cambia de propietario o tiene problemas técnicos—. Una copia propia de los datos de origen no es un esfuerzo innecesario, sino un seguro sencillo contra algo que nadie puede garantizar que nunca suceda.

Para quién es relevante esto y para quién no

Esta pregunta afecta especialmente a la parte responsable de crear el pasaporte: el fabricante o importador que proporciona los datos de producto subyacentes. Para un distribuidor mayorista o un gestor de parques de vehículos que solo consulta el pasaporte a través del código QR, la situación es diferente —esa parte utiliza los datos, pero no es quien debe conservarlos—. Quien revende neumáticos sin ser importador él mismo no necesita preocuparse por conservar una copia; esa es una tarea que corresponde a la fuente de los datos. Es también una cuestión distinta a la de si el pasaporte en sí es obligatorio para un tipo determinado de neumático —eso se aborda en la página sobre si el pasaporte de producto se aplica a sus neumáticos». Aquí se trata simplemente de: si existe un pasaporte, ¿quién se encarga de que los datos no se pierdan?

Una copia de seguridad propia es también algo diferente del registro de pasaportes digitales de productos que la Comisión Europea establece con arreglo al artículo 13 de la ESPR. Ese registro es una infraestructura central en la que se inscribe información (metadatos) de los pasaportes, pero no sustituye la responsabilidad propia del fabricante o importador de mantener disponibles los datos subyacentes. El registro es un complemento, no un sustituto del archivo propio.

Esto es independiente de la fecha en que aparezca el acto delegado

La obligación de mantener disponibles los datos del pasaporte durante diez años (o el plazo establecido) se deriva del artículo 10 de la ESPR y se aplica tan pronto como el acto delegado para neumáticos sea aplicable. Según el plan de trabajo de la Comisión para 2025-2030, ese acto delegado se espera en 2027; la fecha exacta aún no se ha fijado. Mientras ese acto no esté en vigor, no hay obligación legal para los neumáticos de contar con un pasaporte digital de producto y, por tanto, tampoco la obligación legal de conservar una copia del mismo. Pero la pregunta de si una copia de seguridad propia es aconsejable es independiente de esa espera: quien ya está recopilando y estructurando datos ahora puede establecer un sistema en el que esos datos también se conserven fuera de la plataforma. Lo que ya se puede hacer en este período se describe con más detalle en la página sobre qué puede hacer ya mientras las normas aún no son definitivas.

Cómo abordarlo en la práctica

El orden más lógico es: en primer lugar, determinar qué datos de origen fundamentan el pasaporte —especificaciones técnicas, resultados de pruebas, información sobre materiales— y conservarlos por separado, fuera de la plataforma, en un archivo propio o en un sistema de gestión de documentos. A continuación, es recomendable establecer quién dentro de la organización es responsable de mantener actualizada esa copia, especialmente si los datos cambian o se completan a lo largo de los diez años. Después, es aconsejable comprobar si la plataforma elegida ofrece una función de exportación que permita solicitar los datos en un formato legible —ese es un punto a considerar cuando elegir una plataforma para el pasaporte del producto, porque no todas las plataformas lo hacen de la misma manera. Quienes trabajan con varias ubicaciones harán bien en acordar dónde se conserva esa copia de seguridad de forma centralizada, para que no cada ubicación mantenga por separado su propia versión — más detalles al respecto se encuentran en la página sobre varias ubicaciones que gestionan un pasaporteDe la misma manera, es aconsejable consultar también la copia de seguridad en caso de una eventual acción de retirada del mercado, porque el acceso rápido a datos completos del producto a menudo marca la diferencia — que se desarrolla en la página sobre el pasaporte en caso de retirada del mercado.

Dónde se deriva esto: artículos 10 y 13 de la ESPR

El artículo 10 de la ESPR establece que los datos del pasaporte digital del producto deben mantenerse disponibles durante el período establecido, y coloca esa responsabilidad en el operador del mercado que crea el pasaporte. Una copia de seguridad propia no se desprende literalmente como un requisito separado de ese texto, pero es una forma práctica de poder seguir cumpliendo esa obligación de disponibilidad, incluso si desaparece una plataforma o un proveedor de servicios. El artículo 13 de la ESPR regula el registro central de pasaportes digitales de productos que establece la Comisión; ese registro es una disposición complementaria a nivel europeo y no releva al fabricante o importador de su propia responsabilidad respecto de los datos subyacentes.

Quienes ya están preparándose ahora, harán mejor en incluir este tema en el enfoque más amplio: la explicación paso a paso para el pasaporte del producto para neumáticos describe en qué lugar se ajusta la conservación de datos en ese orden, y es un seguimiento lógico de esta pregunta.