täytyykö minun säilyttää oma kopio tuotepassiin syötettävistä tiedoista

Oma kopion ottaminen on järkevää, vaikka se ei olisikaan nimenomaisesti erillinen velvoite ESPR:ssä

Kyllä, pasporttidata omasta varauksesta on suositeltavaa, riippumatta siitä, ovatko vaatimukset muotoiltu siinä muodossa kirjaimellisesti jonnekin. ESPR velvoittaa, että tiedot ovat saatavilla ja käytettävissä kymmenen vuotta (tai ajanjakso, joka koskee tuoteryhmää), ja tämä velvoite kuuluu osapuolelle, joka luo pasportin tai teettää sen luomisen. Jos jonkun saatavuus riippuu vain yhdestä alustasta tai yhdestä toimittajasta, on riski, että tietoja ei voida hakea silloin, kun valvontaviranomainen, asiakas tai muu osapuoli sitä pyytää — esimerkiksi siksi, että palvelu lakkaa, omistaja vaihtuu tai tekniset ongelmat ilmaantuvat. Oma lähdetietojen kopiointi ei ole siis tarpeeton vaivannäkö, vaan yksinkertainen vakuutus asiaa vastaan, jota kukaan ei voi taata, että se ei koskaan tapahdu.

Kenelle tämä on merkityksellistä ja kenelle ei

Tämä kysymys koskee erityisesti osapuolta, joka on vastuussa pasportin luomisesta: valmistajaa tai tuojaa, joka toimittaa perustiedot. Tukkukauppiaalle tai ajoneuvoyrityksen hallinnoimiselle, joka käyttää pasporttia vain QR-koodin kautta, asia on toisin — nämä osapuolet käyttävät tietoja, mutta eivät ole ne, jotka niitä säilyttävät. Kuka myy renkaita edelleen olematta itse tuoja, hänen ei pääsääntöisesti tarvitse huolehtia kopion säilyttämisestä; se on tehtävä, joka kuuluu tietojen lähteelle. Se on myös eri kysymys kuin se, onko pasportti pakollinen tietyntyyppisille renkaille — asia käsitellään tuotteenpassi koskee vai ei koskee teistä. Tässä kysymys on puhtaasti: jos pasportti on olemassa, kuka huolehtii siitä, että tiedot eivät häviä.

Oma varmuuskopio on myös eri asia kuin Euroopan komission ESPR:n 13 artiklan perusteella perustama digitaalisten tuotepassiporteiden rekisteri. Rekisteri on keskitetty järjestelmä, johon sisällytetään (metatietoja) pasporteista, mutta tämä rekisteri ei korvaa valmistajan tai tuojan omaa vastuuta tietojen saatavuudesta. Rekisteri on täydentävä, ei korvaava oman arkistoinnin.

Tämä on erillinen kysymys siitä, milloin delegoidtu säädös julkaistaan

Velvoite pitää passidata saatavilla kymmenen vuotta (tai määrätty ajanjakso) johtuu ESPR:n 10 artikkelista ja on voimassa, kun bändejä koskeva delegoidtu säädös tulee voimaan. Komission 2025–2030 -työsuunnitelman mukaan tämän delegoidun säädöksen odotetaan tulevan vuonna 2027; tarkka päivämäärä ei ole vielä vahvistettu. Niin kauan kuin tätä säädöstä ei ole olemassa, bändeille ei ole laillista velvoitetta digitaalisten tuotepassien osalta, eikä siten myöskään laillista velvoitetta kopion säilyttämiselle. Mutta kysymys siitä, onko oman varmuuskopion tekeminen järkevää, on erillinen kysymys siitä odottamisesta: joka jo nyt kerää ja organisoi tietoja, voi yhtä hyvin ottaa käyttöön järjestelmän, jossa nämä tiedot säilytetään myös alustan ulkopuolella. Mitä voidaan tehdä siihen mennessä, on kuvattu laajemmin sivulla, joka käsittelee sitä, mitä voitte jo tehdä nyt, kun säännöt eivät ole vielä lopulliset.

Miten tämä käytännössä toteutetaan

Loogisin järjestys on: ensiksi määrittää, mitkä lähdetiedot ovat passin taustalla — tekniset tiedot, testtulokset, materiaalitiedot — ja säilyttää ne erillään, alustan ulkopuolella, omassa arkistossa tai dokumentinhallinnan järjestelmässä. Seuraavaksi on järkevää määrittää, kuka organisaatiossa vastaa kopion ajan tasalla pitämisestä, varsinkin jos tiedot muuttuvat tai täydentyvät kymmenen vuoden aikana. Sitten on suositeltavaa tarkistaa, tarjoaako valittu alusta itse vientitoimintoa, jolla tiedot voidaan pyynnöstä saada luettavassa muodossa — tämä on huomioitava asia, kun tuotepassin säilytykseen valittavaa alustaa valittaessa, koska kaikki alustat eivät tee sitä yhtä yksinkertaisesti. Jos työskentelet useiden toimipisteiden kanssa, on hyvä sopia myös siitä, missä varmuuskopio säilytetään keskitetysti, jotta jokainen toimipiste ei pidä omaa versiotaan — lisätietoa siitä löytyy sivulta useiden toimipisteiden, jotka hallitsevat yhtä pasporttia, sivulla. Lopuksi on järkevää kuulla varmuuskopiota myös mahdollisessa takaisinkutsussa, koska nopea pääsy täydellisiin tuotetietoihin usein ratkaiseeksi — siitä kerrotaan lisää sivulla passeista ja takaisinvedoista.

Mistä tämä seuraa: ESPR:n artikla 10 ja artikla 13

ESPR:n artikla 10 määrää, että digitaalisen tuotepassin tiedot on säilytettävä käytettävissä määritetyn ajanjakson ajan, ja siirtää vastuun markkinaosapuolelle, joka luo passin. Oma varmuuskopio ei johdu kirjaimellisesti erillisenä vaatimuksena kyseisestä tekstistä, mutta on käytännöllinen tapa pysyä saatavuusvelvoitteen mukaisesti, myös silloin kun alusta tai palveluntarjoaja katoaa. ESPR:n artikla 13 säätelee digitaalisten tuotepassien keskusrekisteriä, jonka komissio perustaa; tämä rekisteri on täydentävä väline eurooppalaisella tasolla eikä vapauta valmistajaa tai tuojaa omasta huolenpidosta taustalla olevista tiedoista.

Joka jo nyt valmistautuu, voi ottaa tämän aiheen mukaan laajempaan lähestymistapaan: rengastuotepassin vaiheittaisesta selityksestä kerrotaan, missä tiedon säilyttäminen kyseisessä järjestyksessä sopii, ja se on luonteva jatkoa tähän kysymykseen.