possono più sedi della mia azienda gestire lo stesso fascicolo prodotto

Più sedi possono operare con un unico dossier

Sì, più sedi della stessa azienda possono essere coinvolte nello stesso dossier prodotto, perché il dossier è collegato a un prodotto o modello di prodotto e non a una sede. Il dossier appartiene a ciò che viene immesso sul mercato, con i dati del fabbricante o dell'importatore responsabile. Che sia fornito da un'unica sede centrale o da diversi rami che ciascuno si assume la propria parte dell'importazione o della distribuzione, ciò non cambia il dossier stesso: rimane un unico fascicolo digitale per prodotto, accessibile tramite un unico codice QR sulla gomma.

Per chi è rilevante e dove è il limite

Questo è particolarmente importante per le aziende che operano con più sedi, filiali o società controllate e dove non una sede centrale effettua lo sdoganamento o la vendita di tutte le partite di pneumatici. Pensate a un grossista con magazzini regionali, o a un importatore con più uffici che hanno ciascuno i propri fornitori all'estero. La domanda non è se il dossier può essere "suddiviso" per sede — non può, perché il dossier rimane collegato al prodotto, non al luogo in cui viene gestito — ma chi all'interno dell'azienda fornisce e aggiorna i dati.

La distinzione che conta davvero è tra partite o modelli diversi. Ogni partita di pneumatici o ogni modello che viene immesso separatamente sul mercato riceve il proprio dossier. Se due sedi vendono la stessa linea di pneumatici proveniente dallo stesso fabbricante e dalla stessa partita, di solito c'è un unico dossier consultabile da più ubicazioni. Se le sedi vendono invece partite o modelli diversi, allora ci sono anche dossier diversi, indipendentemente dal fatto che operino sotto lo stesso nome aziendale. Questo non riguarda la questione se un cliente o un gestore di flotta può consultare il dossier — comunque può, vedi cosa ha il gestore di flotta dal dossier pneumatici — ma chi internamente è responsabile del suo mantenimento.

Cosa è già stabilito e cosa non lo è ancora

Una data fissa per l'obbligo di un dossier prodotto digitale per pneumatici non è ancora stata stabilita. L'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) è la normativa quadro ed è già in vigore, ma l'obbligo concreto per gli pneumatici arriverà attraverso un atto delegato che viene elaborato specificamente per questa categoria di prodotti. Secondo il piano di lavoro della Commissione europea per il 2025-2030, l'atto delegato per gli pneumatici è previsto nel 2027. Fino a quando questo atto non sarà pubblicato ed entrerà in vigore, non vi è alcun obbligo normativo di tenere un dossier, tanto meno di determinare come viene organizzato all'interno di un'azienda con più sedi.

Quello che è già stabilito è la struttura entro la quale funzionerà: l'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che arriverà il dossier prodotto digitale, l'articolo 10 descrive i requisiti che deve soddisfare, e l'articolo 11 affronta il funzionamento tecnico, compreso l'accesso ai dati. Queste disposizioni non lasciano spazio per un dossier per sede; sono redatte dal punto di vista del prodotto, con un unico set centrale di dati che viene reso accessibile tramite il codice QR.

Come viene gestito nella pratica

Chi opera con più sedi inizia con la domanda quale sede importa effettivamente o immette sul mercato quali partite di pneumatici, perché questo determina chi viene considerato fabbricante o importatore ai sensi dell'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) e quindi chi è responsabile dell'accuratezza dei dati. Successivamente è importante concordare internamente chi fornisce i dati durante la preparazione del dossier e chi li tiene aggiornati se qualcosa cambia — ad esempio durante un richiamo, dove il dossier può svolgere un ruolo come descritto in come funziona il dossier durante un richiamo. Successivamente è utile stabilire se tutti gli stabilimenti necessitano dell'accesso allo stesso passaporto, oppure se alcuni stabilimenti vendono solo ciò che un altro stabilimento ha già fatto registrare. Nella scelta di una piattaforma, questo è uno dei punti da chiarire in anticipo, poiché non tutti i sistemi sono configurati per più utenti all'interno di una stessa struttura aziendale — questo aspetto ricorre in a cosa fare attenzione nella scelta di una piattaforma. Infine, è opportuno stabilire chi all'interno dell'azienda conserva una copia propria dei dati forniti, indipendentemente dalla piattaforma su cui è ospitato il passaporto.

Base normativa: articoli 9, 10, 11 e 27 dell'ESPR

Il fatto che il passaporto sia collegato al prodotto e non a uno stabilimento deriva dall'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che descrive il passaporto digitale del prodotto come parte del prodotto stesso. L'articolo 10 specifica quali dati devono essere contenuti e a quali requisiti devono soddisfare, senza fare distinzioni in base all'organizzazione interna della parte che li fornisce. L'articolo 11 disciplina il funzionamento tecnico, incluso il modo in cui i dati sono resi accessibili tramite il vettore di dati — questa è una tecnica che per definizione è accessibile da più luoghi. E l'articolo 27 stabilisce gli obblighi dei fabbricanti, che costituisce la base per stabilire chi all'interno di un'azienda con più stabilimenti agisce come parte responsabile.

Chi ora desidera preparare il modo in cui questa organizzazione viene strutturata all'interno della propria organizzazione aziendale può esaminare i passaggi in sequenza in come il passaporto digitale dei pneumatici viene affrontato passo dopo passo, o verificare che cosa può essere fatto già ora mentre le norme definitive non sono ancora stabilite tramite cosa si può già fare ora.

Su cui si basa

Il regolamento stesso si trova su EUR-Lex. Ci riferiremo ad ogni affermazione; non deve crederci sulla parola.

Che cosa deve fare concretamente

Che cosa ci si aspetta da lei

Un'azienda con più stabilimenti — una sede centrale con acquisti e un numero di filiali che ordinano o vendono in modo indipendente — spesso si chiede chi esattamente è "il responsabile" del passaporto digitale del prodotto. L'ESPR non ragiona partendo dagli stabilimenti, ma dai ruoli: fabbricante, importatore, distributore. Questa distinzione è determinante per il modo in cui più sedi possono lavorare con un unico passaporto.

L'obbligo incombe sull'operatore economico, non sullo stabilimento

L'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) pone gli obblighi relativi al passaporto digitale del prodotto sul fabbricante, e all'importazione sull'importatore. Si tratta di un'entità giuridica, non di un edificio o di una filiale. Per un'azienda di 10-100 dipendenti con ad esempio tre stabilimenti, questo significa in pratica che il passaporto è collegato al prodotto e all'entità che lo immette sul mercato — non allo stabilimento che apre la scatola. Gli stabilimenti che rientrano nella stessa persona giuridica, nella pratica lavorano sullo stesso passaporto perché l'obbligo è già centralizzato lì. Gli stabilimenti che importano in modo indipendente (un numero IVA proprio, dichiarazioni doganali proprie) sono agli occhi del regolamento un importatore autonomo, con un obbligo proprio.

Il passaporto segue il prodotto, non il luogo

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive il passaporto digitale del prodotto come un insieme di dati collegati a un prodotto specifico o a un modello di prodotto. Per uno pneumatico, questo significa: il passaporto appartiene a quello pneumatico (o a quel modello), non al luogo in cui si trova. Uno stabilimento che riceve un lotto di pneumatici dalla sede centrale lavora quindi con un passaporto che già esiste ed è già completato — non c'è nulla di nuovo da "gestire" a livello di stabilimento, solo da consultare e comunicare. Questo è rilevante per i gestori di parchi veicoli e i grossisti con più sedi: cosa ricavo io come gestore di un parco veicoli dal passaporto dei pneumatici? illustra cosa fare con questi dati dal lato dell'utente.

L'accesso al vettore di dati non è sinonimo di gestione

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce i requisiti di accessibilità del pasaporto: i dati devono essere recuperabili tramite il supporto dati, nella pratica il codice QR su o presso il prodotto. Più sedi possono scansionare quel codice QR e visualizzare i dati senza che vi sia una situazione di "più gestori". La gestione — la modifica, l'integrazione o la correzione dei dati sottostanti — è diversa dall'accesso. Una filiale che scansiona un codice QR per verificare se una consegna corrisponde non gestisce nulla; consulta.

La configurazione tecnica determina chi può modificare

L'articolo 11 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) riguarda la progettazione tecnica e il funzionamento del pasaporto, incluso chi può registrare o modificare i dati. Questo articolo lascia spazio a una configurazione tecnica in cui una parte centrale gestisce i dati e più sedi vi sono collegate come utente o come punto di passaggio. Per la pratica di un'azienda con più sedi questo è il punto in cui il bottone viene veramente azionato: non è la struttura organizzativa a determinare cosa è possibile, ma il modo in cui la piattaforma organizza i ruoli e i diritti. Nella scelta di un sistema questa è una domanda che dovrebbe essere posta in anticipo — vedi a cosa devo stare attento quando scelgo una piattaforma per il fascicolo prodotto.

Dove le cose vanno male nella pratica

Alcune situazioni ricorrono più frequentemente nelle aziende con più sedi:

Due sedi compilano indipendentemente lo stesso gruppo di prodotti. La filiale A registra una consegna di pneumatici con un proprio nome di modello, la filiale B lo fa in modo leggermente diverso. Vengono creati due pasaporti per quello che in realtà è un unico modello di prodotto.
Una sede ritiene di importare autonomamente, ma rientra nella persona giuridica della sede centrale. L'obbligo dell'articolo 27 viene allora compilato al livello sbagliato: si pensa che la sede "debba organizzare il suo proprio pasaporto", mentre la persona giuridica ha già un unico obbligo.
Le credenziali di accesso alla piattaforma circolano informalmente tra le sedi. Chiunque può modificare, nessuno sa più chi ha fatto quale modifica. In caso di domanda da parte di un'autorità di controllo non è più possibile ricostruire chi ha inserito cosa — mentre è proprio una delle cose su cui cosa chiede un'autorità di controllo durante un'ispezione di pneumatici può evidenziare.
In caso di fusione o acquisizione di una sede cambia la persona giuridica, ma il pasaporto non cambia di conseguenza. Il collegamento tra prodotto e operatore economico non corrisponde più alla struttura aziendale effettiva.
Un dipartimento centrale compila il pasaporto, ma la sede che vende non ha accesso per mostrarlo a un cliente. Di conseguenza una semplice domanda di un cliente al banco non può essere respinta, mentre i miei clienti possono verificare i dati del fascicolo prodotto prima di acquistare descrive proprio che quel controllo dovrebbe essere semplice.

Quello che potete registrare

Per un'azienda con più sedi è utile preparare in anticipo un paio di cose per iscritto, indipendentemente da ciò che la piattaforma tecnicamente consente:

Un elenco di quale persona giuridica ha quale ruolo (fabbricante, importatore, distributore) per sede, in modo che l'obbligo dell'articolo 27 ricada nel posto giusto.
Un accordo interno su chi all'interno dell'organizzazione è autorizzato a creare o modificare i dati del pasaporto, e chi ha solo accesso.
Un elenco dei modelli di prodotto con la sede che per prima ha notificato un modello, per evitare registrazioni duplicate.
Una procedura fissa per cosa accade in caso di acquisizione, fusione o chiusura di una sede, in modo che il collegamento tra prodotto e operatore economico rimanga aggiornato.
Una copia propria dei dati inseriti, separata dalla piattaforma — vedi devo conservare personalmente una copia dei dati che si trovano nel fascicolo prodotto per le considerazioni al riguardo.

Chi già ora lavora con più sedi e vuole pensare in prospettiva senza aspettare la normativa definitiva, troverà un inizio in cosa posso già fare mentre le regole non sono ancora definitive.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui tratta questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con AI sulla base delle fonti di cui sopra, controllato da un essere umano il 2026-09-05. C'è qualcosa che non va? Faccelo sapere — le correzioni hanno priorità.