Können mehrere Betriebsstätten meines Unternehmens denselben Produktpass verwalten

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen — ein Hauptsitz mit Einkauf und eine Reihe von Filialen, die unabhängig bestellen oder verkaufen — stellt sich häufig die Frage, wer genau "der Verantwortliche" für den Passierschein ist. Die ESPR denkt nicht von Niederlassungen aus, sondern von Rollen: Hersteller, Importeur, Distributor. Dieser Unterschied ist entscheidend dafür, wie mehrere Standorte mit einem Passierschein arbeiten können.

Die Verpflichtung liegt bei dem Marktteilnehmer, nicht bei der Niederlassung

Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt die Verpflichtungen für den Passierschein beim Hersteller und bei der Einfuhr beim Importeur fest. Das ist eine juristische Person, nicht ein Gebäude oder eine Filiale. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern mit beispielsweise drei Niederlassungen bedeutet dies in der Praxis, dass der Passierschein an das Produkt und an die Entität gekoppelt ist, die es auf den Markt bringt — nicht an die Niederlassung, die die Kiste öffnet. Niederlassungen, die unter derselben Rechtsperson fallen, arbeiten in der Praxis am selben Passierschein, weil die Verpflichtung dort bereits zentralisiert ist. Niederlassungen, die unabhängig importieren (eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eigene Zollanmeldungen), sind in den Augen der Verordnung ein eigener Importeur mit einer eigenen Verpflichtung.

Der Passierschein folgt dem Produkt, nicht dem Ort

Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt das digitale Produktpassierschein als eine Sammlung von Daten, die an ein spezifisches Produkt oder Produktmodell gekoppelt ist. Für einen Reifen bedeutet das: der Passierschein gehört zu diesem Reifen (oder diesem Modell), nicht zum Ort, an dem er liegt. Eine Niederlassung, die eine Partie Reifen vom Hauptsitz erhält, arbeitet also mit einem Passierschein, der bereits existiert und bereits gefüllt ist — es gibt nichts Neues auf Niederlassungsebene zu "verwalten", nur zu konsultieren und weiterzuleiten. Das ist relevant für Wagenparkbetreiber und Großhändler mit mehreren Standorten: was habe ich als Wagenparkbetreiber vom Reifenpassport? geht darauf ein, was mit diesen Daten auf der Seite des Nutzers zu tun ist.

Der Zugriff auf den Datenträger ist kein Synonym für Verwaltung

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) stellt Anforderungen an die Zugänglichkeit des Produktpasses: Die Daten müssen über den Datenträger, in der Praxis den QR-Code auf oder bei dem Produkt, abrufbar sein. Mehrere Betriebsstätten können diesen QR-Code scannen und die Daten einsehen, ohne dass es sich um „mehrere Verwalter

Verwaltung — das Ändern, Ergänzen oder Korrigieren der zugrunde liegenden Daten — ist etwas anderes als Einsicht. Eine Filiale, die einen QR-Code scannt, um zu überprüfen, ob eine Lieferung stimmt, verwaltet nichts; sie konsultiert nur.

Technische Ausgestaltung bestimmt, wer ändern darf Worauf muss ich bei der Wahl einer Plattform für den Produktpass achten.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) befasst sich mit dem technischen Design und der Funktionsweise des Produktpasses, einschließlich der Frage, wer Daten registrieren oder ändern darf. Dieser Artikel lässt Raum für eine technische Ausgestaltung, bei der eine zentrale Partei die Daten verwaltet und mehrere Betriebsstätten als Nutzer oder als Durchgabestelle an diese gekoppelt sind. Für die Praxis eines Unternehmens mit mehreren Standorten ist dies der Punkt, an dem es wirklich darauf ankommt: nicht die Organisationsstruktur bestimmt, ob etwas möglich ist, sondern die Art und Weise, wie die Plattform Rollen und Rechte einrichtet. Bei der Wahl eines Systems ist das eine Frage, die vorab gestellt werden sollte — siehe

• Bei Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten kehren ein paar Situationen immer wieder: Zwei Betriebsstätten ergänzen unabhängig voneinander dieselbe Produktgruppe.
• Filiale A registriert eine Lieferung von Reifen unter einem eigenen Modellnamen, Filiale B macht das etwas anders. Es entstehen zwei Produktpässe für das, was in Wirklichkeit ein Produktmodell ist. Eine Betriebsstätte denkt, unabhängig zu importieren, fällt aber unter die Rechtsperson des Hauptsitzes.
• Die Verpflichtung aus Artikel 27 wird dann auf der falschen Ebene erfüllt: Es wird gedacht, dass die Betriebsstätte „ihren eigenen Pass Die Anmeldedaten für die Plattform zirkulieren informell zwischen den Betriebsstätten. Jeder kann Änderungen vornehmen, niemand weiß mehr, wer welche Änderung vorgenommen hat. Bei einer Anfrage einer Aufsichtsbehörde lässt sich dann nicht mehr nachvollziehen, wer was eingegeben hat — während das genau eine der Dinge ist, die was fragt eine Aufsichtsbehörde bei einer Kontrolle von Reifen auf nach.
• Bei einer Fusion oder Übernahme einer Betriebsstätte ändert sich die Rechtsperson, aber der Produktpass ändert sich nicht entsprechend. Die Verknüpfung zwischen Produkt und Marktteilnehmer stimmt dann nicht mehr mit der tatsächlichen Unternehmensstruktur überein.
• Eine zentrale Abteilung stellt den Produktpass zusammen, aber die Betriebsstätte, die verkauft, hat keinen Zugriff, um ihn einem Kunden zu zeigen. Dadurch kann eine einfache Kundenanfrage an der Theke nicht beantwortet werden, während Können meine Kunden die Daten des Produktpasses überprüfen, bevor sie kaufen gerade beschreibt, dass diese Kontrolle einfach sein sollte.

Was Sie dokumentieren können

Für ein Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten ist es sinnvoll, einige Dinge vorab zu dokumentieren, unabhängig davon, was die Plattform technisch erlaubt:

• Ein Überblick darüber, welche Rechtsperson welche Rolle (Hersteller, Importeur, Distributor) pro Betriebsstätte hat, damit die Verpflichtung aus Artikel 27 am richtigen Platz landet.
• Eine interne Vereinbarung darüber, wer in der Organisation befugt ist, Produktpassdaten zu erstellen oder zu ändern, und wer nur Einsicht hat.
• Eine Liste der Produktmodelle mit der Betriebsstätte, die ein Modell zuerst angemeldet hat, um Doppelregistrierungen zu vermeiden.
• Ein festes Verfahren für das, was bei Übernahme, Fusion oder Schließung einer Betriebsstätte passiert, damit die Verknüpfung zwischen Produkt und Marktteilnehmer aktuell bleibt.
• Eine eigene Kopie der eingegebenen Daten, getrennt von der Plattform — siehe Muss ich selbst eine Kopie der Daten speichern, die im Produktpass stehen für die Überlegungen dazu.

Wer jetzt schon mit mehreren Betriebsstätten arbeitet und voraus denken möchte, ohne auf die endgültige Regelung zu warten, findet einen Ansatz in was kann ich schon jetzt tun, während die Regeln noch nicht endgültig sind.