czy wiele oddziałów mojej firmy może zarządzać tą samą kartą produktu

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od Ciebie oczekuje

Przedsiębiorstwo z wieloma lokalizacjami — centralą z działem zakupów i kilkoma filialami, które samodzielnie zamawiają lub sprzedają — często zastanawia się, kto dokładnie jest "odpowiedzialnym" za paszport produktu. ESPR nie rozumuje na podstawie lokalizacji, ale na podstawie ról: producent, importer, dystrybutor. To rozróżnienie jest kluczowe dla tego, jak wiele lokalizacji może pracować z jednym paszportem.

Obowiązek spoczywa na uczesniku rynku, nie na lokalizacji

Artykuł 27 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada obowiązki dotyczące paszportu produktu na producenta, a w przypadku importu na importera. Jest to podmiot prawny, a nie budynek lub filia. Dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników z przykładowo trzema lokalizacjami oznacza to praktycznie, że paszport jest powiązany z produktem i z podmiotem, który wprowadza go na rynek — nie z lokalizacją, która rozpakuje pudełko. Lokalizacje należące do tego samego podmiotu prawnego pracują w praktyce nad tym samym paszportem, ponieważ obowiązek jest tam już scentralizowany. Lokalizacje, które samodzielnie importują (własny numer VAT, własne deklaracje celne), są w oczach rozporządzenia odrębnym importerem z odrębnym obowiązkiem.

Paszport podąża za produktem, a nie za lokalizacją

Artykuł 9 rozporządzenia ESPR (rozporządzenie (UE) 2024/1781) definiuje cyfrowy paszport produktu jako zestaw danych powiązanych z konkretnym produktem lub modelem produktu. W przypadku opony oznacza to: paszport należy do tej opony (lub tego modelu), a nie do miejsca, w którym się znajduje. Placówka, która otrzymuje partię opon z siedziby głównej, pracuje zatem z passzportem, który już istnieje i jest już wypełniony — nie ma nic nowego do "zarządzania" na poziomie placówki, tylko do konsultacji i przekazania dalej. Jest to istotne dla zarządców flot i hurtowników posiadających wiele lokalizacji: co jako zarządca floty zyskuję z paszportu opony? odnosi się do tego, co można zrobić z tymi danymi po stronie użytkownika.

Dostęp do nośnika danych nie jest synonimem zarządzania

Artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa wymogi dotyczące dostępności paszportu: dane muszą być możliwe do pobrania za pośrednictwem nośnika danych, w praktyce kodu QR na produkcie lub przy nim. Wiele oddziałów może skanować ten kod QR i wyświetlać dane bez że istnieje sytuacja "wielu administratorów". Zarządzanie — modyfikacja, uzupełnianie lub korygowanie danych podstawowych — to coś innego niż dostęp do danych. Oddział, który skanuje kod QR w celu sprawdzenia, czy dostawa jest prawidłowa, niczym nie zarządza; konsultuje się.

Ustawienia techniczne określają, kto może dokonywać zmian

Artykuł 11 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) dotyczy projektu technicznego i działania paszportu, w tym tego, kto może rejestrować lub modyfikować dane. Artykuł ten pozostawia место na ustawienia techniczne, w których jedna centralna strona zarządza danymi, a wiele oddziałów jest do niej podłączonych jako użytkownik lub punkt pośredniczący. W praktyce firmy z wieloma lokalizacjami jest to punkt, w którym rzeczywiście przełącza się przełącznik: to nie struktura organizacyjna określa, co jest możliwe, ale sposób, w jaki platforma ustala role i uprawnienia. Przy wyborze systemu jest to pytanie, które powinno być zadane wcześniej — zob. na co powinienem zwrócić uwagę przy wyborze platformy do karty produktu.

Gdzie psuje się to w praktyce

Kilka sytuacji powtarza się częściej w firmach z wieloma oddziałami:

• Dwa oddziały niezależnie od siebie uzupełniają tę samą grupę produktów. Oddział A rejestruje dostawę opon pod własną nazwą modelu, oddział B robi to nieco inaczej. Powstają dwa paszporty na to, co w rzeczywistości jest jednym modelem produktu.
• Oddział uważa, że niezależnie importuje, ale podlega osobie prawnej siedziby głównej. Obowiązek z artykułu 27 jest wtedy wypełniany na złym poziomie: myśli się, że oddział "musi sam zadbać o swój paszport", podczas gdy osoba prawna już ma jeden obowiązek.
• Dane logowania do platformy krążą nieformalnie między oddziałami. Każdy może dokonywać zmian, nikt już nie wie, kto dokonał której zmiany. Na pytanie inspektora nie można już odtworzyć, kto co wpisał — podczas gdy jest to dokładnie jedna z rzeczy, na którą co pyta inspektor podczas kontroli opon może wskazać.
• Podczas fuzji lub przejęcia oddziału zmienia się osoba prawna, ale paszport nie zmienia się razem z nią. Powiązanie między produktem a uczestnikiem rynku nie jest już zgodne z rzeczywistą strukturą biznesową.
• Centralny dział opracowuje paszport, ale oddział sprzedający nie ma dostępu, aby pokazać go klientowi. Z tego powodu prosta pytanie klienta przy biurze nie może być udzielone, podczas gdy czy moi klienci mogą sprawdzić dane z karty produktu przed zakupem opisuje dokładnie, że ta kontrola powinna być łatwa.

Co można teraz ustalić

Dla firmy z wieloma oddziałami warto wcześniej mieć kilka rzeczy na papierze, niezależnie od tego, co platforma technicznie pozwala:

• Przegląd tego, jaką osobę prawną pełni jaką rolę (producent, importer, dystrybutor) na oddział, aby obowiązek z artykułu 27 przypadł we właściwe miejsce.
• Wewnętrzne porozumienie, kto w organizacji jest uprawniony do tworzenia lub modyfikowania danych paszportu, a kto ma tylko dostęp do danych.
• Listę modeli produktów ze wskazaniem oddziału, który jako pierwszy zgłosił model, aby uniknąć podwójnych rejestracji.
• Stałą procedurę tego, co dzieje się w przypadku przejęcia, fuzji lub zamknięcia oddziału, aby powiązanie między produktem a uczestnikiem rynku pozostało aktualne.
• Własną kopię wprowadzonych danych, oddzielnie od platformy — zob. czy muszę sam przechowywać kopię danych znajdujących się w karcie produktu dla rozważań na ten temat.

Kto już teraz pracuje z wieloma oddziałami i chce myśleć przyszłościowo bez czekania na ostateczne przepisy, znajdzie wskazówkę w co mogę już teraz zrobić, podczas gdy przepisy nie są jeszcze ostateczne.