Vad frågar en tillsynsmyndighet vid en kontroll av däck?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

En kontroll av marknadsövervakningen kretsar kring en enkel fråga: kan ni visa att produkten uppfyller vad som har avtalats? Förordning (EU) 2019/1020 ger tillsynsmyndigheten befogenhet att ställa den frågan och att kräva dokument, prover eller tillgång. Förordning (EU) 2024/1781 (ESPR), artikel 27, fastslår dessutom vilka skyldigheter som specifikt ligger på tillverkaren. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär det ett antal konkreta förväntningar.

Visa att produkten uppfyller kraven

Tillsynsmyndigheten efterfrågar i första hand bevis, inte löften. Det betyder att det måste finnas något — en dokumentation, ett utlåtande, testresultat — med vilket ett företag kan visa att resultaten för produkten överensstämmer med vad som påstås. För ett medelstort företag innebär detta ofta att denna information inte sitter hos en enskild person i en brevlåda, utan är möjlig att hitta för den som behöver fråga efter den imorgon.

Samarbeta med förfrågan inom angiven tidsfrist

Förordning (EU) 2019/1020 ger tillsynsmyndigheten möjlighet att ange en tidsfrist inom vilken information måste tillhandahållas. För ett företag utan juridisk avdelning är det praktiska med detta att det finns någon som vet var de efterfrågade handlingarna finns och som är behörig att dela dem, utan att först tre avdelningar måste vara inblandade.

Identifiera egen produkt i leveranskedjan

En tillverkare eller importör måste kunna ange från vem en produkt mottagits och till vem den vidarebefordrats. Det verkar självklart, men vid däckimport via flera mellanhandlare är det inte alltid möjligt att lösa detta genom ett kik i bokföringen. Om man har flera anläggningar löper man lätt på detta här: kan flera anläggningar i mitt företag hantera samma produktpass är då ingen teoretisk fråga utan en som avgör om kedjeuppgifterna är centralt eller splittrat tillgängliga.

Vidta korrigerande åtgärder

Om en tillsynsmyndighet fastställer att en produkt inte uppfyller kraven, brukar det finnas ett följande steg: informera, justera, återkalla. Förordning (EU) 2019/1020 beskriver detta som en del av tillsynen, och artikel 27 i ESPR lägger ansvaret för detta på tillverkaren. Detta går direkt in på frågan hjälper produktpasset vid ett återkallande av däck och hur fungerar det — ett passdokument som kopplar rätt aktörer och partier gör det lättare att avgöra vilka däck som är aktuella.

Där det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer ständigt i praktiken.

Uppgifterna finns, men ingen vet var. Data om en produktionsserie finns i ett e-postmeddelande från tre år sedan, från en anställd som redan gett sig av. När tillsynsmyndigheten frågar finns det ingen tid att rekonstruera detta.

Kedjeuppgifterna stannar vid egen dörr. En grossist kan säga från vem däcken köptes, men inte längre var de kom från innan dess — medan tillsynsmyndighetens fråga precis kan rikta sig mot det ursprunget.

Det förlitas på leverantören, men ingen har bekräftat det. En importör utgår ifrån att tillverkaren i ursprungslandet har den tekniska dokumentationen, utan att någonsin ha kontrollerat detta. Vid en förfrågan visar det sig att dokumentationen är ofullständig eller inte kan erhållas inom rimlig tid.

Ingen kontaktperson är utsedd. Vid en kontroll frågas det efter ett namn och en titel. Ett företag som aldrig fastlagt detta förlorar tid på frågan vem som egentligen är ansvarig för svaret.

Lagerbehållning och dokumentation är inte synkroniserad. Äldre lagerbehållning är inköpt under andra villkor än senare partier, men denna skillnad kan inte längre hittas i bokföringen. Detta spelar särskilt in på frågan vad gör jag med däcklager som redan finns när reglerna träder i kraft — utan en tydlig skillnad mellan partier går det inte längre att säga vilken dokumentation som hör till vilka däck.

Vad du kan dokumentera

Ett antal saker är möjliga att fastlägga med begränsad ansträngning och gör skillnaden mellan en kontroll som förlopp smidigt och en som förlopp dröjsmål.

• En överblick över leverantörer och avnämare per produktlinje eller parti, så att ursprunget och bestämmelsen för ett partihjul snabbt kan rekonstrueras.
• En utsedd kontaktperson (med ersättare) som vet vilken dokumentation som finns och var den är placerad.
• En mapp per produktgrupp med underliggande tekniska data, även om dessa ursprungligen levererades av tillverkaren.
• En fast plats där dessa data lagras, oavsett om leverantörens plattform gör det samma — frågan måste jag själv spara en kopia av de uppgifter som finns i produktpasset är relevant här, eftersom beroendet av en part kan utgöra en såbar punkt vid en granskning.
• En kort intern överenskommelse om vem inom företaget som svarar på en begäran från en tillsynsmyndighet, och inom vilka steg som begäran hanteras.

Den som inrättar detta redan nu, även om inte all reglering är definitivt utarbetad, bygger på en grund som är användbar vid en granskning. Mer om detta finns på vad kan jag redan göra medan reglerna ännu inte är definitiva. Och för den som ännu måste bestämma hur detta praktiskt ska genomföras, beskrivs processen på hur börjar jag med produktpasset för däck steg för steg.