O co pyta nadzorca podczas kontroli opon?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od Ciebie oczekuje

Kontrola przez organ nadzoru rynku sprowadza się do jednego prostego pytania: czy potrafisz wykazać, że produkt spełnia to, co zostało ustalone. Rozporządzenie (UE) 2019/1020 daje organowi nadzoru uprawnienia do postawienia tego pytania i do żądania dokumentów, próbek lub dostępu. Rozporządzenie (UE) 2024/1781 (ESPR), artykuł 27, ustanawia dodatkowo konkretne obowiązki producenta. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników sprowadza się to do wielu konkretnych oczekiwań.

Wykazanie, że produkt spełnia wymagania

Organ nadzoru przede wszystkim żąda dowodów, a nie obietnic. To oznacza, że musi istnieć coś — dokumentacja, oświadczenie, wyniki testów — za pomocą czego przedsiębiorstwo może wykazać, że ustalenia dotyczące produktu są zgodne z tym, co się twierdzi. Dla średniego przedsiębiorstwa oznacza to często, że informacja ta nie znajduje się u jednej osoby w skrzynce odbiorczej, ale gdzieś, gdzie można ją znaleźć dla osoby, która będzie jej potrzebować jutro.

Współpraca z żądaniem w wyznaczonym terminie

Rozporządzenie (UE) 2019/1020 daje organowi nadzoru możliwość wyznaczenia terminu, w którym informacja musi być dostarczona. Dla przedsiębiorstwa bez wydziału prawnego praktyczną stronę tego stanowi fakt, że istnieje osoba, która wie, gdzie znajdują się żądane dokumenty i jest uprawniona je udostępnić, bez konieczności wcześniejszego przejścia przez trzy działy.

Identyfikacja własnego produktu w łańcuchu

Producent lub importer musi być w stanie wskazać, od kogo otrzymał produkt i komu go dostarczył. To wydaje się oczywiste, ale w przypadku importu opon przez wielu pośredników nie zawsze można to rozwiązać zwykłym przejrzeniem dokumentacji. Kto ma wiele lokalizacji, łatwo tu się potyka: czy wiele oddziałów mojej firmy może zarządzać tą samą kartą produktu nie jest pytaniem teoretycznym, ale takim, które określa, czy informacja o łańcuchu dostępna jest centralnie czy rozproszona.

Podejmowanie działań naprawczych

Jeśli organ nadzoru stwierdzi, że produkt nie spełnia wymagań, zwykle następuje etap dalszy: informowanie, dostosowanie, wycofanie. Rozporządzenie (UE) 2019/1020 opisuje to jako część nadzoru, a artykuł 27 ESPR возлагает za to odpowiedzialność na producenta. To bezpośrednio dotyczy pytania czy karta produktu pomaga w wycofaniu opon z rynku i jak to działa — paszport, który łączy właściwe strony i partie, ułatwia określenie, które opony są zainteresowane.

Gdzie psuje się to w praktyce

W praktyce powtarza się wiele sytuacji.

Informacje istnieją, ale nikt nie wie, gdzie. Dane dotyczące partii produkcji znajdują się w wiadomości e-mail sprzed trzech lat, u pracownika, który tymczasem odszedł. W momencie, gdy organ nadzoru pyta, nie ma czasu, aby to jeszcze raz zrekonstruować.

Informacja o łańcuchu zatrzymuje się u własnych drzwi. Hurtownia może powiedzieć, od kogo kupiła opony, ale już nie, skąd wcześniej pochodziły — podczas gdy pytanie organu nadzoru może być ukierunkowane na tę właśnie pochodzenie.

Liczy się na dostawcę, ale nikt nigdy tego nie potwierdził. Importer zakłada, że producent w kraju pochodzenia posiada dokumentację techniczną, bez kiedykolwiek tego sprawdzenia. Przy żądaniu okazuje się, że dokumentacja jest niekompletna lub nie można jej uzyskać w rozsądnym terminie.

Nie wyznaczono osoby do kontaktu. Podczas kontroli proszono o imię i funkcję. Przedsiębiorstwo, które nigdy tego nie zanotowało, marnuje czas na pytanie, kto właściwie odpowiada za odpowiedź.

Zapasy i dokumentacja nie są zsynchronizowane. Starsze zapasy zostały zakupione na innych warunkach niż nowsze partie, ale w dokumentacji to rozróżnienie nie jest już dostrzegalne. To jest szczególnie istotne przy pytaniu co robię z zapasami opon, które są już na miejscu, gdy zasady wchodzą w życie — bez wyraźnego rozróżnienia między partiami nie można już stwierdzić, która dokumentacja przynależy którym oponom.

Co można teraz ustalić

Pewne kwestie można ustalić z ograniczonym wysiłkiem i robi to różnicę między kontrolą, która przebiega sprawnie, a kontrolą, która powoduje opóźnienia.

• Przegląd dostawców i odbiorców na linię produktu lub partię, dzięki czemu pochodzenie i przeznaczenie partii opon można szybko zrekonstruować.
• Wyznaczony pracownik kontaktowy (z zastępcą), który wie, jaka dokumentacja istnieje i gdzie się znajduje.
• Teczka dla każdej grupy produktów zawierająca podstawowe dane techniczne, także jeśli zostały pierwotnie dostarczone przez producenta.
• Stałe miejsce przechowywania tych danych, niezależnie od tego, czy platforma dostawcy również je przechowuje — pytanie czy muszę sam przechowywać kopię danych znajdujących się w karcie produktu jest tutaj istotne, ponieważ uzależnienie się od jednej strony podczas kontroli może stanowić słaby punkt.
• Krótka wewnętrzna umowa dotycząca tego, kto w firmie reaguje na żądanie organu nadzoru i w jakich krokach to żądanie zostanie obsłużone.

Kto to teraz już wdrożyć, nawet jeśli nie wszystkie przepisy są ostatecznie opracowane, buduje podstawę przydatną podczas kontroli. Więcej na ten temat znajduje się w co mogę już teraz zrobić, podczas gdy przepisy nie są jeszcze ostateczne. A dla tych, którzy muszą jeszcze określić, jak to praktycznie zostanie wdrożone, procedura jest opisana w jak krok po kroku podejść do paszportu produktu opon.