Lyhyt vastaus
Tällä hetkellä ei ole voimassa olevaa, laissa määriteltyä päivämäärää, jolloin banden digitaalinen tuotepassi tulee pakolliseksi. Taustalla oleva asetus (ESPR) mainitsee työsuunnitelman kaudelle 2025–2030, ja siinä mainitaan banden delegoidun säädöksen olevan 2027. Kun tämä säädös on julkaistu, siitä seuraava tarkka voimaantulopäivä selviää; nykyisen suunnittelun perusteella odotetaan vuotta 2029, mutta se ei ole vielä lopullinen. Läpimenoaika, jota voit itse vaikuttaa, on eri asia: aika, joka omalla yrityksellä kuluu valmistumiseen, kun velvoite tulee voimaan.
Tämä sisäinen läpimenoaika riippuu suuresti siitä, missä ketjussa olet ja kuinka monia erilaisia renkaiden merkkejä ja malleja myyt. Tuontiyrityksen muutamalla merkillä on yksinkertaisempi prosessi kuin tukkukauppiaalla, jolla on satojen artikkelnumeron merkittäviltä kymmeniltä valmistajilta. Mitkä ovat vaiheet ja missä ne käytännössä viivästyvät, käy tämä artikla läpi.
Kahdenlaisia odotusaikoja, joita ei pidä sekoittaa toisiinsa
On hyödyllistä pitää kaksi asiaa erillään. Ensimmäinen on laissa määritelty määräaika: milloin passi on oltava olemassa. Tämä määräaika ei ole vielä vahvistettu ja se päivitetään tänne, kun delegoitu säädös on julkaistu. Toinen on operatiivinen läpimenoaika: kuinka kauan kestää rakentaa toimiva passi tuoteryhmittäin, kun käytössäsi ovat jo olevat tai hankkimaasi tiedot. Yritykset, jotka sekoittavat nämä kaksi, odottavat usein liian kauan toisen kanssa, koska ajattelevat että ensimmäisen ollessa vahvistamatta ei ole vielä mitään tekemistä. Käytännössä suuri osa valmistelusta voi jo alkaa, vaikka lopullista päivämäärää ei olisi vahvistettu.
Vaiheet, jotka yritys yleensä käy läpi
Ensimmäinen vaihe on kartoitus: mitkä renkaiden tyypit, merkit ja mallit myyt, ja kuka kussakin tapauksessa on se osapuoli, joka toimittaa valmistajan tai tuontiyrityksen tiedot. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta laajoilla valikoimilla ja monilla toimittajilla tämä vie jo useita viikkoja, varsinkin jos tiedot ovat hajaantuneet eri osastoille tai toimipisteille.
Tämän jälkeen seuraa itse lähdetietojen kerääminen: tekniset määrittelyt, materiaalitiedot ja tiedot, jotka valmistaja tai tuontiyritys on velvollinen toimittamaan. Tässä vaiheessa syntyy usein pisin viivästys, koska kaikki valmistajat eivät toimita yhtä nopeasti tai täydellisesti. Kolmas vaihe on sen järjestelmän valinta, jossa passi kootaan ja isännöidään, ja sen yhdistäminen omaan osto- ja varastohallintoon. Kuka miettii tämän yhdistämisen huolellisesti etukäteen, säästyy myöhemmältä kaksinkertaiselta työltä. Lopuksi testataan QR-tietoväline tuotteessa tai pakkauksessa ja tiedotetaan työntekijöille, jotka käyttävät sitä käytännössä, esimerkiksi tavaran vastaanotossa tai myymisessä.
Joka haluaa nähdä, kuinka nämä vaiheet tulevat yhteen konkreettisessa järjestelmässä, voi lukea, mistä passin tiedot tulevat ja kuinka QR-koodin yhdistäminen toimii käytännössä.
Missä läpimenoaika käytännössä epäonnistuu
Useimmin mainittu viivästys syntyy yrityksillä, joilla on monia erilaisia valmistajia tai tuontiyrityksiä: jokainen osapuoli toimittaa tiedot eri muodossa, eri aikaan ja erilaisella täydellisyydellä. Ilman kiinteää rakennetta näiden tietojen järjestämiseksi, keräymisvaihe helposti pitenee kuukausiksi viikkojen sijaan.
Toinen ongelma on epäselvyys siitä, kuka ketjussa täyttää minkä roolin. Jos ei ole selvää, kuka tarkalleen ottaen toimii toimittajana tietylle renkaseralle, viivästys syntyy, koska kukaan ei ota toimia tietojen täydentämiseksi. Kolmas ongelma ovat IT-järjestelmät, jotka eivät ole yhteensopivat: varastojärjestelmä, joka ei kommunikoi passia koskevassa järjestelmässä, tarkoittaa, että tiedot syötetään kahdesti, mikä lisää virheille alttiutta ja kuluttaa enemmän aikaa artikkelille.
Neljäs, vähemmän tekninen pullonkaula on itse viivästys: koska lopullista päivämäärää ei ole vielä vahvistettu, jotkut yritykset siirtävät myös valmistelua. Se on valinta, jonka jokainen organisaatio tekee itselleen, mutta se tarkoittaa, että operatiivinen läpimenoaika alkaa vasta, kun lakisääteinen määräaika on jo lähellä.
Mitä voitte nyt jo tehdä lopullisesta päivämäärästä riippumatta
Inventointivaihe ja keskustelu ohjelmistotoimittajansa kanssa siitä, miten tiedot tulevaisuudessa toimitetaan, eivät tarvitse odottaa lopullista sääntelyä. Sama koskee valmistaja- ja maahantuontijatietojen hallinnon järjestämistä. Jotka haluavat nähdä, mitkä aiheet ovat merkityksellisiä omassa tilanteessaan, löytävät järjestetyn yleiskatsauksen tietovarastosta, joka on järjestetty tilanteen mukaan. Omasta asemasta ketjussa ja sen seurauksista on järkevää pyytää juristin neuvoa epätietoisuuden tapauksessa tai tutustua viralliseen tekstiin.
Haluatteko saada ensimmäisen käsityksen siitä, missä yrityksenne tällä hetkellä on, ilman että luotte heti tiliä? Tekekää ilmainen pika-skannaus, joka muutamalla kysymyksellä antaa indikaation, tai lue usein kysytyt kysymykset, jos haluatte ensin tietää, mitä käytännössä teiltä vaaditaan.