Kort antwoord
Er bestaat op dit moment geen vaste, wettelijk vastgelegde datum waarop het digitaal productpaspoort voor banden verplicht wordt. De onderliggende verordening (ESPR) noemt een werkplan voor de periode 2025-2030, en daarin wordt voor banden een gedelegeerde handeling in 2027 genoemd. Zodra die handeling is gepubliceerd, volgt daaruit de precieze invoeringsdatum; op basis van de huidige planning wordt rond 2029 verwacht, maar dat staat nog niet vast. De doorlooptijd die u zelf kunt beïnvloeden, is een andere: de tijd die uw eigen bedrijf nodig heeft om klaar te zijn zodra de verplichting wel ingaat.
Die interne doorlooptijd hangt sterk af van waar u in de keten staat en hoeveel verschillende bandenmerken en -modellen u voert. Een importeur met een handvol merken heeft een overzichtelijker traject dan een groothandel met honderden artikelnummers van tientallen fabrikanten. Wat de fasen zijn en waar ze in de praktijk vertraging oplopen, zet dit artikel op een rij.
Twee soorten wachttijd, niet met elkaar verwarren
Het is nuttig om twee dingen uit elkaar te houden. De eerste is de wettelijke termijn: wanneer moet het paspoort er zijn. Die termijn ligt nog niet vast en wordt hier aangevuld zodra de gedelegeerde handeling is gepubliceerd. De tweede is de operationele doorlooptijd: hoeveel tijd kost het om, gegeven de gegevens die u nu al heeft of kunt opvragen, een werkend paspoort per productgroep in te richten. Bedrijven die deze twee door elkaar laten lopen, wachten vaak te lang met de tweede omdat ze denken dat er nog niets te doen is voor de eerste vaststaat. In de praktijk kan een groot deel van de voorbereiding wel al starten, ook zonder definitieve datum.
De fasen die een bedrijf doorgaans doorloopt
Een eerste fase is de inventarisatie: welke bandtypen, merken en modellen voert u, en wie is voor elk daarvan de partij die de fabrikant- of importeurgegevens moet aanleveren. Dit klinkt eenvoudig, maar bij een breed assortiment met meerdere leveranciers kost dit alleen al enkele weken, zeker als gegevens over verschillende afdelingen of vestigingen verspreid staan.
Daarna volgt het verzamelen van de brongegevens zelf: technische specificaties, materiaalinformatie en de gegevens die de fabrikant of importeur verplicht is aan te leveren. Hier ontstaat vaak de langste vertraging, omdat niet elke fabrikant even snel of even volledig levert. Een derde fase is de keuze van het systeem waarin het paspoort wordt samengesteld en gehost, en de koppeling daarvan met uw eigen inkoop- en voorraadadministratie. Wie deze koppeling vooraf goed doordenkt, bespaart later dubbel werk. Tot slot volgt het testen van de QR-datadrager op het product of de verpakking, en het informeren van de medewerkers die er in de praktijk mee werken, bijvoorbeeld bij ontvangst van goederen of bij verkoop.
Wie wil zien hoe deze fasen in een concreet systeem samenkomen, kan nalezen waar de gegevens voor een paspoort vandaan komen en hoe de koppeling met de QR-code in de praktijk werkt.
Waar de doorlooptijd in de praktijk op stukloopt
De meest genoemde vertraging ontstaat bij bedrijven met veel verschillende fabrikanten of importeurs: elke partij levert gegevens in een ander format, op een ander moment en met een andere volledigheid. Zonder een vaste structuur om die gegevens te ordenen, loopt de verzamelfase makkelijk uit tot maanden in plaats van weken.
Een tweede knelpunt is onduidelijkheid over wie in de keten welke rol vervult. Als niet vaststaat wie precies als aanbieder optreedt voor een bepaalde partij banden, ontstaat vertraging omdat niemand het initiatief neemt om de gegevens compleet te maken. Een derde knelpunt zijn IT-systemen die niet op elkaar aansluiten: een voorraadsysteem dat niet met het paspoortsysteem communiceert, betekent dat gegevens dubbel worden ingevoerd, met meer kans op fouten en meer tijd per artikel.
Een vierde, minder technisch knelpunt is uitstel zelf: omdat de definitieve datum nog niet vaststaat, stellen sommige bedrijven ook de voorbereiding uit. Dat is een keuze die iedere organisatie voor zichzelf maakt, maar het betekent wel dat de operationele doorlooptijd pas start op het moment dat de wettelijke termijn al dichterbij is.
Wat u nu al kunt doen, los van de einddatum
De inventarisatiefase en het gesprek met uw softwareleverancier over hoe gegevens straks worden aangeleverd, hoeven niet te wachten op de definitieve regelgeving. Diezelfde geldt voor het op orde brengen van de administratie rond fabrikant- en importeurgegevens. Wie wil zien welke onderwerpen voor de eigen situatie relevant zijn, vindt een geordend overzicht in de kennisbank met onderwerpen per situatie. Voor de eigen positie in de keten en de gevolgen daarvan blijft het verstandig om bij twijfel een jurist te raadplegen of de officiële tekst te raadplegen.
Wilt u een eerste indruk krijgen van waar uw bedrijf op dit moment staat, zonder meteen een account aan te maken? Doe de gratis quick-scan die in een paar vragen een indicatie geeft, of lees de veelgestelde vragen als u eerst wilt weten wat er praktisch van u wordt gevraagd.