Ja, einen Teil der Arbeit rund um das digitale Produktpass können Sie selbst durchführen. Das Sammeln der Produktdaten, die im Produktpass enthalten sein müssen — technische Spezifikationen, Materialdaten, Testergebnisse, Konformitätsinformationen — liegt bei dem Unternehmen, das als Akteur auf dem Markt gilt. Das ist Arbeit, die Sie kennen: Es sind dieselben Daten, die bereits in Ihrer Verwaltung, Ihrem ERP-System oder bei Ihrem Hersteller vorhanden sind.
Wo die meisten Unternehmen auf Schwierigkeiten stoßen, ist nicht das Sammeln, sondern die Verarbeitung zu einem Produktpass, das die technischen Anforderungen erfüllt: eine feste Struktur, zehn Jahre lang über einen QR-Code erreichbar, der sich nicht ändert, und zugänglich für sowohl Aufsichtsbehörden als auch Käufer. Das erfordert ein System, das auf diese Anforderungen ausgerichtet ist, und Sie bauen und pflegen das nicht an einem Nachmittag neben Ihrer normalen Arbeit auf.
Was Sie angemessenerweise selbst einreichen können
Die Einreichung von Rohdaten ist normalerweise der Teil, der am besten zu Ihrer eigenen Organisation passt, weil Sie die Daten bereits im Haus haben oder direkt vom Hersteller erhalten. Denken Sie an Artikelnummern, Reifengrößen, Produktionsdaten, Testzertifikate und die Dokumentation, die Sie bereits für andere Zwecke aufbewahren, z. B. Produktsicherheit. Wer diese Daten intern bereits strukturiert führt, hat damit eine gute Grundlage. die Begriffe und Verpflichtungen pro Thema durchlesen vermittelt einen Überblick darüber, welche Datenkategorien die Verordnung unterscheidet, damit Sie wissen, was Sie genau sammeln müssen, bevor Sie fortfahren.
Was besonders technisches Wissen erfordert
Das Zusammenstellen des Produktpass selbst, das Generieren eines dauerhaften QR-Datenträgers und das zehn Jahre lang zugänglich Halten der Informationen sind Bestandteile, die aus einem anderen Grund weniger naheliegend sind, um selbst durchgeführt zu werden: Sie erfordern nicht so sehr Kenntnisse über Reifen, sondern über Datenspeicherung, Sicherheit und Kontinuität. Ein System muss beispielsweise widerstandsfähig gegen Softwareänderungen, Serverumzüge und das Risiko sein, dass ein Lieferant innerhalb dieser zehn Jahre sein Geschäft aufgibt. Das sind Fragen, die über das Betreiben einer Webseite hinausgehen.
Warum die Grenze nicht immer klar ist
Einige Unternehmen mit eigener IT-Abteilung entscheiden sich dafür, auch den technischen Teil selbst aufzubauen. Das geht, vorausgesetzt, die gewählte Lösung erfüllt nachweislich die Anforderungen, die die Verordnung an das Produktpass stellt, einschließlich der Aufbewahrungsfrist und der Zugänglichkeit für Aufsichtsbehörden. Die Praxis zeigt, dass dies besonders für Unternehmen machbar ist, die bereits ähnliche Systeme unterhalten, zum Beispiel für andere Produktkategorien. Für die meisten Importeure und Großhändler wiegt die Investition in Zeit und Wartung nicht auf gegen das Auslagern dieses spezifischen Teils auf.
Das Gespräch mit einem Lieferanten
Egal ob Sie sich für vollständiges Auslagern oder für eine Zwischenform entscheiden, es ist sinnvoll, vorher klar zu klären, wer welchen Teil macht: wer liefert die Rohdaten ein, wer überprüft sie auf Vollständigkeit, wer ist verantwortlich für die Speicherung über zehn Jahre, und was passiert, wenn eine der beiden Parteien die Zusammenarbeit beendet. durchlesen, wie die Daten vom Hersteller zum Produktpass fließen zeigt, welche Schritte dazu gehören und wo die Datenübertragung stattfindet. Dokumentieren Sie diese Absprachen auch, wenn Sie mit einem externen Partner arbeiten, der den größten Teil der technischen Arbeit übernimmt.
Was bleibt Ihre Verantwortung
Auch wenn Sie den technischen Teil auslagern, bleibt die Verantwortung für die Richtigkeit der bereitgestellten Daten in der Regel beim Marktteilnehmer, der die Reifen in Verkehr bringt. Ein Lieferant kann das Paspoort technisch korrekt bereitstellen, kann aber nicht beurteilen, ob die Produktdaten, die Sie bereitstellen, korrekt sind. Diese Kontrolle bleibt in Ihrer eigenen Organisation, und genau das ist der Teil, für den Eigenarbeit oft die logische Wahl ist.
Möchten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, was in Ihrer Situation bei der Bereitstellung erforderlich ist und was eher auf technische Unterstützung ankommt? Mit ein paar kurzen Fragen sehen Sie sofort einen Überblick über Ihre Situation, und in den Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie mehr über die Rollenverteilung zwischen Unternehmen und Lieferant. Für die Umsetzung Ihrer eigenen Situation ist es ratsam, bei Zweifeln einen Rechtsanwalt oder die zuständige Überwachungsbehörde zu konsultieren.