Sì, potete fare voi stessi parte del lavoro relativo al passaporto digitale del prodotto. La raccolta dei dati di prodotto che devono figurare nel passaporto — specifiche tecniche, dati sui materiali, risultati delle prove, informazioni sulla conformità — spetta all'azienda designata come operatore del mercato. È un lavoro che conoscete: sono gli stessi dati che già si trovano nella vostra amministrazione, nel vostro sistema ERP o presso il vostro fabbricante.
Dove la maggior parte delle aziende incontra difficoltà non è la raccolta ma la trasformazione dei dati in un passaporto che soddisfi i requisiti tecnici: una struttura fissa, accessibile per dieci anni tramite un codice QR immutabile, e consultabile sia dalle autorità di vigilanza che dagli acquirenti. Questo richiede un sistema creato secondo questi requisiti, e non lo costruite e non lo gestite in un pomeriggio insieme al vostro lavoro ordinario.
Quello che potete ragionevolmente fornire voi stessi
La fornitura dei dati di partenza è solitamente la parte che si adatta meglio alla vostra organizzazione, perché disponete già dei dati in azienda o li ricevete direttamente dal fabbricante. Pensate ai codici articolo, alle misure dei pneumatici, ai dati di produzione, ai certificati di prova e alla documentazione che già conservate per altri scopi, come la sicurezza dei prodotti. Chi gestisce già internamente questi dati in modo strutturato ha così una buona base. leggere i concetti e gli obblighi per argomento fornisce una visione generale delle categorie di dati che il regolamento distingue, così sapete esattamente cosa dovete raccogliere prima di procedere oltre.
Quello che richiede soprattutto competenze tecniche
L'assemblaggio del passaporto stesso, la generazione di un datacarrier QR permanente e il mantenimento dell'accessibilità delle informazioni per dieci anni sono componenti che per un motivo diverso risultano meno ovvi da fare autonomamente: richiedono non tanto conoscenze sui pneumatici quanto sulla memorizzazione dei dati, la sicurezza e la continuità. Un sistema deve per esempio resistere a cambiamenti software, trasferimenti di server e al rischio che un fornitore cessi l'attività nel corso di questi dieci anni. Sono questioni che vanno oltre la gestione di una pagina web.
Perché il confine non è sempre netto
Alcune aziende con un proprio reparto IT scelgono di costruire anche la parte tecnica da sole. È possibile, purché la soluzione scelta dimostri chiaramente di soddisfare i requisiti che il regolamento pone al passaporto, incluso il periodo di conservazione e l'accessibilità per le autorità di vigilanza. La pratica mostra che questo è soprattutto fattibile per aziende che già gestiscono sistemi comparabili, per esempio per altre categorie di prodotti. Per la maggior parte degli importatori e dei grossisti, l'investimento in tempo e manutenzione non compensa l'esternalizzazione di questa specifica componente.
La discussione con un fornitore
Che decidiate di esternalizzare completamente o di optare per una soluzione intermedia, è utile chiarire in anticipo chi fa quale parte: chi fornisce i dati di partenza, chi li verifica per completezza, chi è responsabile della memorizzazione per dieci anni, e cosa succede se una delle due parti interrompe la collaborazione. leggere come i dati passano dal fabbricante al passaporto mostra quali sono i passaggi e dove avviene il trasferimento dei dati. Fissate questi accordi per iscritto, anche se lavorate con una società esterna che si occupa della maggior parte del lavoro tecnico.
Ciò che rimane vostra responsabilità
Anche quando esternalizzate la parte tecnica, la responsabilità dell'accuratezza dei dati forniti rimane generalmente con l'operatore economico che immette i pneumatici sul mercato. Un fornitore può fornire il passaporto tecnicamente corretto, ma non può valutare se i dati di prodotto che fornite sono corretti. Questo controllo rimane a carico della vostra organizzazione, e questo è proprio l'aspetto per il quale fare da soli è spesso la scelta logica.
Volete prima avere un'idea di cosa rientra nella vostra situazione per la fornitura di dati e cosa riguarda più il supporto tecnico? Con poche domande brevi vedrete subito un'indicazione della vostra situazione, e nelle risposte alle domande frequenti troverete ulteriori informazioni sulla ripartizione dei ruoli tra azienda e fornitore. Per adattare la vostra situazione specifica, rimane consigliabile consultare un giurista o l'autorità di vigilanza competente in caso di dubbi.