Oui, vous pouvez effectuer vous-même une partie du travail relatif au passeport numérique de produit. La collecte des données de produit qui doivent figurer dans le passeport — spécifications techniques, données matérielles, résultats de tests, informations de conformité — incombe à l'entreprise désignée comme opérateur économique. C'est un travail que vous connaissez : ce sont les mêmes données qui se trouvent déjà dans votre administration, votre système ERP ou chez votre fabricant.
Où la plupart des entreprises rencontrent des difficultés, ce n'est pas la collecte, mais le traitement pour créer un passeport qui satisfait aux exigences techniques : une structure fixe, accessible pendant dix ans via un code QR qui ne change pas, et accessible tant aux autorités de surveillance qu'aux acheteurs. Cela nécessite un système conçu pour ces exigences, que vous ne construisez et ne maintenez pas en une après-midi à côté de votre travail habituel.
Ce que vous pouvez raisonnablement fournir vous-même
La fourniture de données brutes est généralement la partie qui convient le mieux à votre propre organisation, car vous avez déjà les données en interne ou les recevez directement du fabricant. Pensez aux numéros d'article, aux dimensions des pneumatiques, aux données de production, aux certificats de test et à la documentation que vous conservez déjà à d'autres fins, comme la sécurité des produits. Quiconque gère ces données en interne de manière structurée dispose d'une bonne base. consulter les concepts et obligations par sujet vous donne une vue d'ensemble des catégories de données que le règlement distingue, afin que vous sachiez exactement ce que vous devez collecter avant de continuer.
Ce qui demande surtout une expertise technique
L'assemblage du passeport lui-même, la génération d'un code QR durable et le maintien de l'accessibilité des informations pendant dix ans sont des éléments qui, pour une autre raison, sont moins évidents à effectuer soi-même : ils nécessitent non pas tant des connaissances sur les pneumatiques, mais sur le stockage de données, la sécurité et la continuité. Un système doit par exemple résister aux changements de logiciels, aux migrations de serveurs et au risque qu'un fournisseur cesse ses activités au cours de ces dix ans. Ce sont des questions qui vont au-delà du simple fonctionnement d'une page web.
Pourquoi la limite n'est pas toujours nette
Certaines entreprises ayant leur propre service informatique choisissent de construire elles-mêmes la partie technique. C'est possible, à condition que la solution choisie satisfasse manifestement aux exigences que le règlement impose au passeport, y compris la période de conservation et l'accessibilité pour les autorités de surveillance. La pratique montre que c'est particulièrement réalisable pour les entreprises qui maintiennent déjà des systèmes comparables, par exemple pour d'autres catégories de produits. Pour la plupart des importateurs et distributeurs, l'investissement en temps et en maintenance ne vaut pas la peine par rapport à l'externalisation de cette partie spécifique.
La discussion avec un prestataire
Que vous choisissiez d'externaliser complètement ou d'opter pour une formule intermédiaire, il est utile de clarifier au préalable qui fait quelle partie : qui fournit les données brutes, qui les contrôle pour s'assurer qu'elles sont complètes, qui est responsable du stockage pendant dix ans, et que se passe-t-il si l'une ou l'autre des parties arrête la collaboration. consulter comment les données passent du fabricant au passeport montre les étapes à suivre et où s'effectue le transfert de données. Formalisez ces arrangements, même si vous travaillez avec un tiers qui se charge de la majeure partie du travail technique.
Ce qui reste votre responsabilité
Même si vous sous-traitez la partie technique, la responsabilité de l'exactitude des données fournies reste généralement chez l'acteur du marché qui met les pneus sur le marché. Un fournisseur peut livrer le passeport techniquement correct, mais ne peut pas vérifier si les données produit que vous fournissez sont exactes. Ce contrôle reste au sein de votre propre organisation, et c'est précisément la partie pour laquelle faire soi-même est souvent le choix logique.
Voulez-vous d'abord vous faire une idée de ce qui relève de la fourniture de données dans votre situation et ce qui relève plutôt du support technique ? Avec quelques questions courtes, vous voyez immédiatement une indication de votre situation, et dans les réponses aux questions fréquemment posées vous trouverez plus d'informations sur la répartition des rôles entre l'entreprise et le fournisseur. Pour adapter votre situation, il est recommandé de consulter un juriste ou l'autorité compétente en cas de doute.