Ja, en del av arbetet kring det digitala produktpasset kan du göra själv. Insamlingen av produktdata som ska ingå i passet — tekniska specifikationer, materialdata, testresultat, överensstämmelseinformation — ligger på det företag som betecknas som marknadsaktör. Det är arbete du är bekant med: det är samma data som redan finns i din administration, ditt ERP-system eller hos din tillverkare.
Där de flesta företag fastnar är inte i insamlingen utan i bearbetningen till ett pass som uppfyller de tekniska kraven: en fast struktur, åtkomligt i tio år via en QR-kod som inte ändras, och tillgängligt för både tillsynsmyndigheter och köpare. Det kräver ett system som är utformat för dessa krav, och det bygger och underhåller du inte på en eftermiddag vid sidan av ditt ordinarie arbete.
Vad du rimligen själv kan tillhandahålla
Tillhandahållandet av källdata är vanligtvis den delen som passar bäst i din egen organisation, eftersom du redan har data internt eller tar emot dem direkt från tillverkaren. Tänk på artikelnummer, däckstorlekar, produktionsdata, testcertifikat och dokumentation som du redan bevarar för andra ändamål, såsom produktsäkerhet. Den som redan upprätthåller denna data strukturerat internt har därmed en god grund. läsa igenom begreppen och skyldigheterna per område ger en överblick över vilka datakategorier förordningen skiljer åt, så att du vet exakt vad du måste samla innan du går vidare.
Vad som främst kräver teknisk kunskap
Sammanställningen av själva passet, genereringen av en bestående QR-databärare och att hålla informationen tillgänglig i tio år är delar som av en annan anledning är mindre lämpliga att göra själv: de kräver inte så mycket kunskap om däck utan om datalagring, säkerhet och kontinuitet. Ett system måste till exempel kunna motstå ändringar i programvara, serverförflyttningar och risken för att en leverantör upphör att existera inom dessa tio år. Det är frågor som går längre än att driva en webbsida.
Varför gränsen inte alltid är skarp
Vissa företag med egen IT-avdelning väljer att även bygga själva den tekniska delen. Det går, förutsatt att den valda lösningen påvisbart uppfyller de krav som förordningen ställer på passet, inklusive bevaringstiden och tillgängligheten för tillsynsmyndigheter. Praktiken visar att detta är särskilt genomförbart för företag som redan underhåller likartade system, till exempel för andra produktkategorier. För de flesta importörer och grossister väger investeringen i tid och underhål inte upp mot att lägga ut just denna del på entreprenad.
Samtalet med en leverantör
Oavsett om du väljer att lägga ut allt eller en blandform, är det användbart att klargöra i förväg vem som gör vilken del: vem tillhandahåller källdata, vem kontrollerar de för fullständighet, vem är ansvarig för lagringen under tio år, och vad händer om en av parterna slutar samarbeta. läsa igenom hur data går från tillverkaren till passet visar vilka steg som är inblandade och var dataöverföringen sker. Dokumentera dessa avtal, även om du arbetar med en extern part som tar hand om större delen av det tekniska arbetet.
Vad som är din fortsatta ansvar
Även när ni lägger ut den tekniska delen på entreprenad förblir ansvaret för riktigheten av de levererade uppgifterna vanligtvis hos marknadsaktören som för däcken in på marknaden. En leverantör kan leverera passet tekniskt korrekt, men kan inte bedöma om de produktuppgifter som ni levererar stämmer. Den kontrollen ligger kvar i er organisation, och det är just den delen för vilken att göra det själv ofta är det logiska valet.
Vill ni först få en uppfattning om vad som i er situation hör till att leverera uppgifter och vad som mer handlar om teknisk support? Med några korta frågor ser ni omedelbar en indikation av er situation, och i svar på vanliga frågor hittar ni mer om rollfördelningen mellan företag och leverantör. För utformningen av er egen situation är det fortfarande lämpligt att rådfrågat en jurist eller tillsynsmyndigheten om ni är osäker.