Den mest almindelige fejl, som virksomheder begår ved det digitale produktpas for dæk, er, at de antager, at deres rolle i kæden er selv forklarer sig selv, eller at en anden part udfylder den rolle. En importør tror, at producenten leverer dataene, en grossist tror, at importøren allerede har ordnet passet, og en vognstyrer antager, at dette emne ligger hos leverandøren. Disse antagelser opstår forståeligt nok, men de betyder, at ingen i kæden føler sig ansvarlig på det moment, hvor det virkelig betyder noget.
Forordningen skelner mellem forskellige roller, såsom producent, importør, distributør og bemyndiget repræsentant. Hvilken rolle, der gælder for en virksomhed, afhænger af, hvad virksomheden faktisk gør med dækket: selv producere, importere fra et land uden for EU eller videresælge inden for EU. Den samme virksomhed kan desuden have en anden rolle for ét produktsortiment end for et andet. En virksomhed, der både importerer dæk selv og sælger dem videre til en grossist, kombinerer to roller samtidigt.
Hvorfor denne fejl opstår så ofte
Forvirringen opstår normalt, fordi terminologien fra forordningen ikke direktematcher, hvordan virksomheder kalder sig selv i praksis. En virksomhed, der internt kalder sig "leverandør" eller "forhandler", genkender sig ikke automatisk i et juridisk udtryk som distributør. Dette betyder, at spørgsmålet "gælder det for os" stilles for sent, ofte først når en kunde eller en tilsynsmyndighed spørger.
En anden årsag er, at rollen i kæden kan skifte, når virksomhedens aktiviteter ændres. En grossist, der i dag kun køber inden for Danmark, kan næste år bestille direkte fra en producent uden for EU. På det tidspunkt ændres rollen, og dermed også hvad der forventes af virksomheden. Virksomheder, der har fastsat deres rolle én gang og ikke gennemgår den igen, risikerer, at praksis i mellemtiden er ændret uden at administrationen er fulgt med.
Hvad der går galt, hvis rollen ikke er korrekt
Hvis en virksomhed vurderer sin rolle forkert, er der stor sandsynlighed for, at de tilhørende opgaver ikke bliver udført af nogen. Data, som faktisk skulle være leveret af importøren, forbliver ufuldstændige, fordi importøren troede, at producenten allerede havde gjort det. For parterne længere nede i kæden, såsom grossisten eller vognstyringen, er dette ofte ikke umiddelbart synligt: de ser først et hul i oplysningerne på det moment, hvor noget går galt med en levering, eller når en tilsynsmyndighed beder om dokumentation.
Det er derfor ikke så meget rollen selv, der fører til problemer, men manglen på en klar, delt aftale om, hvem der udfylder hvilken rolle inden for en kæde af flere virksomheder. Uden denne aftale kan opgaver enten blive udført dobbelt, eller slet ikke blive udført.
Sådan forhindrer du det
Et første skridt er at fastslå din egen rolle baseret på, hvad virksomheden faktisk gør, ikke på, hvordan virksomheden kalder sig selv internt. Det betyder at se på oprindelsen af dækkene, importmåden og de parter, der leveres til. i nogle få spørgsmål se, hvilken rolle der passer til jeres situation giver der en første vejledning uden at være en juridisk vurdering af din specifikke situation.
Et andet skridt er at nedskrive denne rolle i aftalerne med leverandører og kunder, således at alle i kæden ved, hvem der leverer hvilken del af dataene. Dette er også et emne, der kommer op igen i samtalen med en softwareleverandør om dækpasset, fordi leverandøren ofte skal vide, i hvilken rolle dataene leveres, før passet kan samles.
Et tredje trin er at kontrollere periodisk, om rollen stadig passer, især når virksomhedsaktiviteterne ændrer sig. En rolle, der var korrekt for to år siden, behøver ikke at være det nu.
Hvad dette ikke er
Denne forklaring beskriver et hyppigt forekommende mønster, ikke en vurdering af en individuel situation. Om en bestemt rolle gælder for en virksomhed, og hvilke forpligtelser der hører til, står i den officielle tekst i forordningen og vurderes af den kompetente tilsynsmyndighed eller en jurist. For et overblik over de forskellige roller og begreber, og hvor de nævnes i forordningen, er videnbanken med forklaring pr. begreb et passende udgangspunkt.
Hvis man gerne vil vide, hvordan sådan en datastrøm ser ud i praksis, når rollen først er fastlagt, finder man det i forklaringen på, hvor informationen i passet kommer fra. Og til de spørgsmål, som virksomhedsledere oftest stiller om roller og ansvar i kæden, er der oversigten over ofte stillede spørgsmål.
Hvis du gerne vil vide, hvor din virksomhed står på nuværende tidspunkt, er den gratis quick-scan et tilgængeligt første trin: ingen konto nødvendig, og inden for et par minutter en indikation, som du kan arbejde videre med.