Najčešća greška koju poduzeća čine pri digitalnom produktnom pasportu za pneumatike je što pretpostavljaju da je njihova uloga u lancu sama od sebe jasna, ili da će je neki drugi sudionik ispuniti. Uvoznik misli da će proizvođač dostaviti podatke, veleprodajac misli da je uvoznik već ugovorio paspoort, a upravitelj voznog parka pretpostavlja da je to stvar njegovog dobavljača. Te pretpostavke nastaju razumljivo, ali one osiguravaju da se nikdo u lancu ne osjeća odgovorno u trenutku kada je to stvarno važno.
Uredba razlikuje različite uloge, kao što su proizvođač, uvoznik, distributor i ovlašteni predstavnik. Koja se uloga primjenjuje na poduzeće ovisi o tome što to poduzeće zapravo čini s pneumatikom: samo ih proizvodi, uvozi ih iz zemlje izvan EU-a, ili ih dalje prodaje unutar EU-a. Isto tako, isto poduzeće može za jedan raspon proizvoda imati drugačiju ulogu nego za drugi. Poduzeće koje uvozi pneumatike i dalje ih prodaje veleprodajcu istovremeno kombinira dvije uloge.
Zašto je ta greška tako česta
Zbunjenost obično nastaje jer terminologija iz Uredbe ne preklapa se jedan na jedan s onim kako se poduzeća u praksi sama nazivaju. Poduzeće koje se interno naziva "dobavljač" ili "prodavač", ne prepoznaje se automatski u pravnom pojmu kao distributor. Zbog toga se pitanje "vrijedi li ovo za nas" postavlja prekasno, često tek kada ga postavi kupac ili nadzorni organ.
Drugi razlog je što se uloga u lancu može promijeniti čim se poslovne aktivnosti promijene. Veleprodajac koji je danas samo nabavlja unutar Nizozemske, sljedeće godine može početi direktno naručivati od proizvođača izvan EU-a. U tom trenutku uloga se mijenja, a s njom i ono što se očekuje od poduzeća. Poduzeća koja su svoju ulogu odredila jednom i nakon toga je nikad više nisu pregledala riskiraju da se praksa u međuvremenu promijenila bez da se administracija prilagodila.
Što ide po zlu ako uloga nije točna
Ako poduzeće krivo procijeni svoju ulogu, velika je vjerojatnost da se povezani zadaci ne bude izvršio nigdje. Podaci koje je trebao dostaviti uvoznik ostanu nepotpuni jer je uvoznik mislio da je to već učinio proizvođač. Za strane dalje u lancu, kao što su veleprodajac ili upravitelj voznog parka, to često nije odmah vidljivo: oni vide jaz u informacijama tek kada nešto nije u redu s isporukom ili kada nadzorni organ traži dokumentaciju.
Zato nije toliko sama uloga ono što dovodi do problema, već nedostatak jasne, dogovorene sporazuma o tome tko obavlja koju ulogu u lancu koji se sastoji od više poduzeća. Bez tog sporazuma zadaci mogu biti duplirani, ili pak uopće ne budu obavljeni.
Kako to izbjegnuti
Prvi korak je određivanje vlastite uloge na osnovi onoga što poduzeće zapravo čini, a ne na osnovi onog kako se poduzeće interno naziva. To znači pogledati podrijetlo pneumatika, način uvoza i strane kojima se dostavljaju. u nekoliko pitanja vidjeti koja uloga odgovara vašoj situaciji daje prvi smjer, bez da je ovo pravna procjena o vašoj specifičnoj situaciji.
Drugi korak je zabilježiti tu ulogu u sporazumima s dobavljačima i kupcima, tako da svi u lancu znaju tko dostavljač koji dio podataka. Ovo je također tema koja se pojavljuje u razgovoru s dobavljačem softvera o pasportu pneumatika, jer dobavljač često mora znati u kojem se svojstvu podaci dostavljaju prije nego što se paspoort može sastaviti.
Treći korak je povremeno provjeriti je li uloga i dalje točna, posebno kada se poslovne aktivnosti mijenjaju. Uloga koja je bila ispravna prije dvije godine više ne mora biti.
Što ovo nije
Ovo objašnjenje opisuje čest obrazac, a ne procjenu pojedinačne situacije. Primjenjuje li se određena uloga na poduzeće i koje obaveze s njom dolaze, navedeno je u službenom tekstu Uredbe i procjenjuje ga nadležni nadzorni organ ili pravnik. Za pregled različitih uloga i koncepata, te gdje se navode u Uredbi, je baza znanja s objašnjenjima po konceptu prikladan početak.
Tko želi znati kako u praksi izgleda takav tok podataka čim se uloga jednom odredi, može to pronaći u objašnjenju odakle dolaze informacije u putovnici. A za pitanja koja poduzetnici najčešće postavljaju o ulogama i odgovornostima u lancu, postoji pregledu često postavljanih pitanja.
Ako želite znati gdje se vaše poduzeće nalazi u ovom trenutku, besplatna brza procjena je jednostavan prvi korak: nije potreban račun, a u par minuta dobit ćete pokazatelj s kojim možete dalje.