El error más común que cometen las empresas en relación con el pasaporte digital de productos para neumáticos es que asumen que su función en la cadena es evidente por sí sola, o que otra parte la asumirá. Un importador cree que el fabricante proporciona los datos, un distribuidor mayorista cree que el importador ya ha tramitado el pasaporte, y un gestor de flota asume que este tema corresponde al proveedor. Estas suposiciones surgen comprensiblemente, pero hacen que nadie en la cadena se sienta responsable en el momento en que realmente importa.
La verordening distingue diferentes funciones, como fabricante, importador, distribuidor y mandatario. La función que se aplica a una empresa depende de lo que esa empresa realmente hace con el neumático: producir por sí misma, importar desde un país fuera de la UE, o revender dentro de la UE. Además, la misma empresa puede tener una función diferente para un surtido de productos que para otro. Una empresa que tanto importa neumáticos como los revende a un distribuidor mayorista, combina dos funciones simultáneamente.
Por qué este error es tan frecuente
La confusión surge principalmente porque la terminología de la verordening no coincide uno a uno con cómo las empresas se llaman a sí mismas en la práctica. Una empresa que internamente se llama a sí misma "proveedor" o "distribuidor", no se reconoce automáticamente en un término jurídico como distribuidor. Por eso, la pregunta "¿esto se aplica a nosotros?" se formula demasiado tarde, a menudo solo cuando un cliente o una autoridad de supervisión la plantea.
Una segunda causa es que la función en la cadena puede cambiar una vez que cambian las actividades empresariales. Un distribuidor mayorista que hoy solo compra dentro de los Países Bajos, puede el próximo año hacer pedidos directamente a un fabricante fuera de la UE. En ese momento, la función cambia, y con ella también lo que se espera de la empresa. Las empresas que han determinado su función una vez y no vuelven a revisarla después, corren el riesgo de que la práctica haya cambiado entretanto sin que la administración haya evolucionado en consecuencia.
Qué sale mal si la función no es correcta
Si una empresa evalúa incorrectamente su función, es probable que las tareas asociadas no se asignen a nadie. Los datos que en realidad el importador debería haber proporcionado, permanecen incompletos porque el importador creía que el fabricante ya lo había hecho. Para las partes más adelante en la cadena, como el distribuidor mayorista o el gestor de flota, esto a menudo no es inmediatamente visible: solo ven un vacío en la información en el momento en que algo sale mal con una entrega o cuando una autoridad de supervisión solicita justificación.
Por lo tanto, no es tanto la función misma la que causa problemas, sino la ausencia de un acuerdo claro y compartido sobre quién cumple qué función dentro de una cadena de múltiples empresas. Sin ese acuerdo, las tareas pueden realizarse de manera duplicada, o simplemente no realizarse en absoluto.
Cómo evitar esto
El primer paso es determinar la propia función sobre la base de lo que la empresa realmente hace, no sobre la base de cómo la empresa se llama a sí misma internamente. Eso significa examinar el origen de los neumáticos, la forma de importación y las partes a las que se suministra. en pocas preguntas ver qué rol se ajusta a su situación da una primera orientación al respecto, sin que esto sea un juicio jurídico sobre su situación específica.
Un segundo paso es documentar esa función en los acuerdos con proveedores y clientes, para que todos en la cadena sepan quién proporciona qué parte de los datos. Este es también un tema que reaparece en la conversación con un proveedor de software sobre el pasaporte de neumáticos, porque el proveedor a menudo necesita saber en nombre de qué función se proporcionan los datos antes de que el pasaporte pueda compilarse.
Un tercer paso es verificar periódicamente si el rol sigue siendo correcto, especialmente cuando cambian las actividades empresariales. Un rol que era correcto hace dos años puede no serlo ahora.
Lo que esto no es
Esta explicación describe un patrón frecuente, no una evaluación de una situación individual. Si un rol determinado se aplica a una empresa y qué obligaciones conlleva, está en el texto oficial de la normativa y lo evalúa la autoridad competente de supervisión o un abogado. Para una descripción general de los diferentes roles y conceptos, y dónde se mencionan en la normativa, es la base de conocimientos con explicaciones por concepto un punto de partida adecuado.
Quien quiera saber cómo se ve un flujo de datos así en la práctica una vez que se ha establecido el rol, lo encontrará en la explicación de dónde procede la información del pasaporte. Y para las preguntas que los empresarios plantean con más frecuencia sobre roles y responsabilidades en la cadena, está el resumen de preguntas frecuentes.
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