O erro mais comum que as empresas cometem com o pasaporte do produto digital para pneus é partir do pressuposto de que seu papel na cadeia é automaticamente claro, ou que outra parte preencherá esse papel. Um importador pensa que o fabricante fornecerá os dados, um distribuidor pensa que o importador já resolveu o pasaporte, e um gerenciador de frota assume que este assunto está a cargo do fornecedor. Essas suposições surgem de forma compreensível, mas fazem com que ninguém na cadeia se sinta responsável quando realmente importa.
O regulamento distingue diferentes funções, como fabricante, importador, distribuidor e representante autorizado. Qual função se aplica a uma empresa depende do que essa empresa realmente faz com o pneu: produzir por conta própria, importar de um país fora da UE ou revender dentro da UE. Além disso, a mesma empresa pode ter uma função diferente para um sortimento de produtos em relação a outro. Uma empresa que importa pneus e os revende a um distribuidor combina duas funções simultaneamente.
Por que este erro é tão frequente
A confusão geralmente surge porque a terminologia do regulamento não corresponde exatamente à forma como as empresas se denominam na prática. Uma empresa que internamente se chama "fornecedor" ou "revendedor" não se reconhece automaticamente em um termo jurídico como distribuidor. Por isso, a pergunta "isto se aplica a nós" é feita tarde demais, geralmente apenas quando um cliente ou uma autoridade de supervisão a faz.
Uma segunda causa é que o papel na cadeia pode mudar assim que as atividades comerciais mudam. Um distribuidor que hoje só compra dentro dos Países Baixos pode no próximo ano fazer pedidos diretamente a um fabricante fora da UE. Nesse momento, a função muda e, com ela, o que se espera da empresa. Empresas que determinaram seu papel uma vez e depois não o revisam novamente correm o risco de a prática ter mudado enquanto a administração não acompanhou.
O que dá errado se o papel não estiver correto
Se uma empresa avalia mal seu papel, é provável que as tarefas associadas não caiam em mãos de ninguém. Os dados que deveriam ter sido fornecidos pelo importador permanecem incompletos porque o importador pensava que o fabricante já tinha feito isso. Para as partes mais adiante na cadeia, como o distribuidor ou o gerenciador de frota, isso geralmente não é imediatamente visível: eles só veem uma lacuna nas informações quando algo dá errado com uma entrega ou quando uma autoridade de supervisão pede comprovação.
Portanto, não é tanto o papel em si que causa problemas, mas a falta de um acordo claro e compartilhado sobre quem desempenha qual papel dentro de uma cadeia de várias empresas. Sem esse acordo, as tarefas podem ser duplicadas ou simplesmente não serem realizadas.
Como você evita isto
Um primeiro passo é determinar seu próprio papel com base no que a empresa realmente faz, não em como a empresa se chama internamente. Isto significa olhar para a origem dos pneus, a forma de importação e as partes para as quais é feita a entrega. em poucas perguntas ver que função se adequa à sua situação fornece uma primeira orientação, sem que isto seja um parecer jurídico sobre sua situação específica.
Um segundo passo é registrar esse papel nos acordos com fornecedores e clientes, para que todos na cadeia saibam quem fornece qual parte dos dados. Este é também um assunto que volta a aparecer na conversa com um fornecedor de software sobre o pasaporte de pneus, porque o fornecedor geralmente precisa saber em nome de qual papel os dados estão sendo fornecidos antes que o pasaporte possa ser montado.
Um terceiro passo é verificar periodicamente se a função ainda está correta, especialmente quando as atividades empresariais mudam. Uma função que estava correta há dois anos pode não estar mais correta agora.
O que isto não é
Esta explicação descreve um padrão comum, não uma avaliação de uma situação individual. Se uma determinada função se aplica a uma empresa e quais as obrigações que lhe estão associadas, está no texto oficial do regulamento e é avaliado pela autoridade competente de supervisão ou por um jurista. Para uma visão geral das diferentes funções e conceitos, e onde são mencionados no regulamento, é a base de conhecimento com explicação por conceito um ponto de partida adequado.
Quem quiser saber como esse fluxo de dados se apresenta na prática depois que a função é determinada, encontra isso em a explicação de onde vêm as informações do passaporte. E para as perguntas mais frequentes dos empresários sobre funções e responsabilidades na cadeia, há a visão geral das perguntas frequentes.
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