L'erreur la plus courante que les entreprises commettent concernant le passeport numérique de produit pour pneumatiques, c'est qu'elles supposent que leur rôle dans la chaîne est évident d'emblée, ou qu'une autre partie remplira ce rôle. Un importateur pense que le fabricant fournit les données, un distributeur pense que l'importateur a déjà organisé le passeport, et un gestionnaire de parc automobile suppose que ce sujet relève du fournisseur. Ces suppositions naissent certes de manière compréhensible, mais elles font en sorte que personne dans la chaîne ne se sent responsable au moment où cela compte vraiment.
Le règlement distingue différents rôles, tels que fabricant, importateur, distributeur et mandataire. Le rôle applicable à une entreprise dépend de ce que cette entreprise fait réellement avec le pneumatique : produire elle-même, importer d'un pays situé en dehors de l'UE, ou revendre au sein de l'UE. Une même entreprise peut en outre avoir un rôle différent pour une gamme de produits par rapport à une autre. Une entreprise qui importe des pneumatiques elle-même et les revend à un distributeur cumule deux rôles à la fois.
Pourquoi cette erreur est si fréquente
La confusion naît généralement parce que la terminologie du règlement ne correspond pas un à un à la façon dont les entreprises se désignent elles-mêmes en pratique. Une entreprise qui s'appelle elle-même en interne « fournisseur » ou « concessionnaire » ne se reconnaît pas automatiquement dans un terme juridique tel que distributeur. C'est pourquoi la question « cela s'applique-t-il à nous » est posée trop tard, souvent seulement quand un client ou une autorité de surveillance le demande.
Une deuxième cause est que le rôle dans la chaîne peut changer dès que les activités commerciales changent. Un distributeur qui aujourd'hui n'achète que dans les Pays-Bas peut l'année prochaine commander directement auprès d'un fabricant en dehors de l'UE. À ce moment-là, le rôle change, et avec lui ce qui est attendu de l'entreprise. Les entreprises qui ont établi leur rôle une fois et ne l'ont pas réexaminé par la suite courent le risque que la pratique ait entre-temps changé sans que l'administration n'ait suivi.
Ce qui se passe mal si le rôle n'est pas correct
Si une entreprise évalue mal son rôle, il est très probable que les tâches associées ne reviennent à personne. Les données qui auraient dû être fournies par l'importateur restent incomplètes parce que l'importateur pensait que le fabricant l'avait déjà fait. Pour les parties en aval de la chaîne, comme le distributeur ou le gestionnaire de parc automobile, cela n'est souvent pas directement visible : ils ne voient une lacune dans l'information que au moment où quelque chose ne va pas avec une livraison ou quand une autorité de surveillance demande une justification.
C'est donc moins le rôle lui-même qui pose problème, mais l'absence d'un accord clair et partagé sur qui remplit quel rôle au sein d'une chaîne de plusieurs entreprises. Sans cet accord, les tâches peuvent être traitées en double, ou ne pas être traitées du tout.
Comment vous l'évitez
Une première étape est de déterminer son propre rôle en fonction de ce que l'entreprise fait réellement, non pas en fonction de la façon dont l'entreprise se désigne elle-même en interne. Cela signifie regarder l'origine des pneumatiques, la manière d'importer et les parties auxquelles on livre. en quelques questions voir quel rôle correspond à votre situation donne une première orientation à ce sujet, sans que cela soit un jugement juridique sur votre situation spécifique.
Une deuxième étape consiste à consigner ce rôle dans les accords avec les fournisseurs et les clients, afin que chacun dans la chaîne sache qui fournit quelle partie des données. C'est aussi un sujet qui revient dans la discussion avec un fournisseur de logiciels concernant le passeport pneumatique, car le fournisseur doit souvent savoir au nom de quel rôle les données sont fournies avant que le passeport puisse être compilé.
Une troisième étape consiste à vérifier régulièrement si le rôle est toujours approprié, en particulier lorsque les activités commerciales changent. Un rôle qui était correct il y a deux ans ne l'est peut-être plus maintenant.
Ce que ce n'est pas
Cette explication décrit un modèle courant, non une évaluation d'une situation individuelle. Le rôle applicable à une entreprise donnée et les obligations qui en découlent sont énoncés dans le texte officiel du règlement et sont évalués par l'autorité de surveillance compétente ou un juriste. Pour un aperçu des différents rôles et concepts, et les endroits où ils sont mentionnés dans le règlement, consultez la base de connaissances avec des explications par concept un point de départ approprié.
Quiconque souhaite savoir à quoi ressemble un tel flux de données en pratique une fois que le rôle a été établi le trouvera dans l'explication de la provenance des informations du passeport. Et pour les questions que les entreprises posent le plus souvent sur les rôles et les responsabilités dans la chaîne, il y a l'aperçu des questions fréquemment posées.
Si vous souhaitez savoir où en est votre entreprise en ce moment, le balayage rapide gratuit est une première étape accessible : pas besoin de compte, et en quelques minutes une indication avec laquelle vous pouvez avancer.