Der häufigste Fehler, den Unternehmen beim digitalen Produktpass für Reifen machen, besteht darin, dass sie davon ausgehen, dass ihre Rolle in der Kette von selbst klar ist oder dass eine andere Partei diese Rolle ausfüllt. Ein Importeur denkt, dass der Hersteller die Daten liefert, ein Großhändler denkt, dass der Importeur den Pass bereits geregelt hat, und ein Wagenparkmanager geht davon aus, dass dieses Thema bei dem Lieferanten liegt. Diese Annahmen entstehen verständlicherweise, aber sie führen dazu, dass sich niemand in der Kette verantwortlich fühlt, wenn es wirklich darauf ankommt.
Die Verordnung unterscheidet verschiedene Rollen, wie Hersteller, Importeur, Distributor und Bevollmächtigter. Welche Rolle auf ein Unternehmen zutrifft, hängt davon ab, was dieses Unternehmen tatsächlich mit dem Reifen tut: selbst produzieren, aus einem Land außerhalb der EU einführen oder innerhalb der EU weiterverkaufen. Dasselbe Unternehmen kann darüber hinaus für das eine Produktsortiment eine andere Rolle haben als für das andere. Ein Unternehmen, das Reifen sowohl selbst importiert als auch an einen Großhändler weiterverkauft, kombiniert zwei Rollen gleichzeitig.
Warum dieser Fehler so häufig vorkommt
Die Verwirrung entsteht meist, weil die Terminologie aus der Verordnung nicht eins zu eins damit übereinstimmt, wie sich Unternehmen in der Praxis selbst bezeichnen. Ein Unternehmen, das sich intern "Lieferant" oder "Händler" nennt, erkennt sich nicht automatisch in einem Rechtsbegriff wie Distributor wieder. Dadurch wird die Frage "gilt das für uns" zu spät gestellt, oft erst dann, wenn ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde danach fragt.
Ein zweiter Grund ist, dass sich die Rolle in der Kette verschieben kann, sobald sich die Geschäftstätigkeiten ändern. Ein Großhändler, der heute nur innerhalb der Niederlande einkauft, kann nächstes Jahr direkt bei einem Hersteller außerhalb der EU bestellen. In diesem Moment ändert sich die Rolle, und damit auch das, was von dem Unternehmen erwartet wird. Unternehmen, die ihre Rolle einmal festgelegt haben und diese danach nicht mehr überprüfen, laufen Gefahr, dass sich die Praxis inzwischen geändert hat, ohne dass die Verwaltung mitgewachsen ist.
Was schiefgeht, wenn die Rolle nicht stimmt
Wenn ein Unternehmen seine Rolle falsch einschätzt, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die entsprechenden Aufgaben bei niemandem landen. Daten, die eigentlich vom Importeur bereitgestellt hätten werden sollen, bleiben unvollständig, weil der Importeur dachte, dass der Hersteller dies bereits getan hatte. Für die Parteien weiter unten in der Kette, wie der Großhandel oder der Fuhrparkmanager, ist dies oft nicht unmittelbar sichtbar: Sie bemerken eine Lücke in den Informationen erst dann, wenn etwas bei einer Lieferung schiefgeht oder wenn eine Aufsichtsbehörde um Begründung bittet.
Es ist daher nicht so sehr die Rolle selbst, die zu Problemen führt, sondern das Fehlen einer klaren, gemeinsamen Vereinbarung darüber, wer welche Rolle innerhalb einer Kette mehrerer Unternehmen erfüllt. Ohne diese Vereinbarung können Aufgaben doppelt in Angriff genommen werden, oder sie werden überhaupt nicht erfüllt.
So vermeiden Sie dies
Ein erster Schritt besteht darin, die eigene Rolle anhand dessen zu bestimmen, was das Unternehmen tatsächlich tut, nicht anhand dessen, wie es sich intern nennt. Das bedeutet, die Herkunft der Reifen, die Art des Imports und die Parteien, an die geliefert wird, zu berücksichtigen. in ein paar Fragen sehen, welche Rolle zu Ihrer Situation passt bietet dazu eine erste Orientierung, ohne dass dies ein Rechtsurteil über Ihre spezifische Situation darstellt.
Ein zweiter Schritt besteht darin, diese Rolle in den Vereinbarungen mit Lieferanten und Abnehmern festzuhalten, damit alle in der Kette wissen, wer welchen Teil der Daten bereitstellt. Dies ist auch ein Thema, das in dem Gespräch mit einem Softwareanbieter über das Reifenproduktpass wieder auftaucht, da der Anbieter oft wissen muss, in welcher Rolle die Daten bereitgestellt werden, bevor das Paspoort zusammengestellt werden kann.
Ein dritter Schritt besteht darin, regelmäßig zu überprüfen, ob die Rolle noch korrekt ist, insbesondere wenn sich die Geschäftstätigkeiten ändern. Eine Rolle, die vor zwei Jahren korrekt war, muss es jetzt nicht mehr sein.
Was dies nicht ist
Diese Erklärung beschreibt ein häufig vorkommendes Muster, keine Bewertung einer individuellen Situation. Ob eine bestimmte Rolle auf ein Unternehmen zutrifft und welche Verpflichtungen damit verbunden sind, steht im offiziellen Text der Verordnung und wird von der zuständigen Aufsichtsbehörde oder einem Juristen bewertet. Für einen Überblick über die verschiedenen Rollen und Begriffe sowie ihre Nennungen in der Verordnung ist die Wissensdatenbank mit Erklärung pro Begriff ein geeigneter Ausgangspunkt.
Wer wissen möchte, wie ein solcher Datenstrom in der Praxis aussieht, sobald die Rolle einmal festgestellt ist, findet dies in der Erklärung, woher die Informationen im Reisepass stammen. Und für die Fragen, die Unternehmer am häufigsten zu Rollen und Verantwortung in der Lieferkette stellen, gibt es der Übersicht mit häufig gestellten Fragen.
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