A leggyakoribb hiba, amelyet a vállalkozások a gumiabroncsok digitális termékútlevelével kapcsolatban elkövetnek, az, hogy azt feltételezik, hogy a lánc szereplőjeként betöltendő szerepük magától értetődő, vagy hogy azt egy másik szereplő úgyis betölti. Egy importőr azt gondolja, hogy a gyártó szolgáltatja az adatokat, egy nagykereskedő azt feltételezi, hogy az importőr már gondoskodott az útlevelről, és egy autópark-kezelő azt feltételezi, hogy ezt a kérdést a szállító intézi. Ezek a feltételezések érthető módon keletkeznek, de abban az eredménynek vezetnek, hogy a lánc szereplőjéből egyike sem érzi magára nézve kötelezőnek a felelősséget abban a pillanatban, amikor az igazán számít.
A rendelet különböző szerepeket különböztet meg, például gyártó, importőr, forgalmazó és meghatalmazott. Melyik szerep alkalmazható egy vállalatra, attól függ, hogy az a vállalat ténylegesen mit végez a gumiabronccsal: azt maga gyártja, az EU-n kívülről behozza, vagy az EU-n belül továbbértékesíti. Ugyanez a vállalat azonban az egyik termékkészlet tekintetében másik szerepet tölthet be, mint a másikban. Egy vállalat, amely gumiabroncsokat mind maga importál, mind nagy- kereskedelemnek továbbértékesít, egyidejűleg két szerepet tölt be.
Miért fordul elő ez a hiba olyan gyakran
A zavar általában azért keletkezik, mert a rendelet terminológiája nem fedi teljesen a vállalatok gyakorlatbeli önmegnevezésével. Egy olyan vállalat, amely belsőleg "szállítónak" vagy "kereskedőnek" nevezi magát, nem ismeri fel automatikusan magát egy olyan jogi kifejezésben, mint az "elosztó". Emiatt a "erre ránk vonatkozik-e" kérdés túl későn merül fel, gyakran csak akkor, amikor egy ügyfél vagy egy felügyeleti szerv rákérdez.
A második ok az, hogy a lánc szerepe megváltozhat, amint az üzleti tevékenységek megváltoznak. Egy nagykereskedés, amely ma csak Hollandián belül szállít, jövőre közvetlenül egy EU-n kívüli gyártótól kezdhet rendelni. Ebben a pillanatban a szerep megváltozik, és ezzel együtt az is, amit a vállalattól elvárnak. Azok a vállalatok, amelyek egy alkalommal meghatározták a szerepüket, és azt követően nem vizsgálják felül újra, annak a kockázatnak vannak kitéve, hogy az adminisztráció időközben nem követte le a gyakorlat megváltozását.
Mi történik, ha a szerep nem megfelelő
Ha egy vállalat rosszul értékeli a saját szerepét, nagy az esélye annak, hogy a hozzá tartozó feladatok senkinél sem landolnak. Olyan adatok, amelyeket tulajdonképpen az importőrnek kellett volna szolgáltatnia, hiányosak maradnak, mert az importőr azt gondolta, hogy a gyártó ezt már megtette. A lánc végén lévő feladatok, például a nagykereskedelem vagy a flottakezelés számára ez gyakran nem közvetlenül látható: az információ hiányosságát csak akkor fedezik fel, amikor valamivel nem stimmel egy szállítmányban, vagy amikor egy felügyeleti szerv indoklást kér.
Ezért nem is maga a szerep vezethet problémákhoz, hanem annak hiánya, hogy világos, közös megállapodás létezik arról, hogy ki milyen szerepet tölt be több vállalat láncolatán belül. E megállapodás nélkül a feladatok duplán kezelhetők, vagy egyáltalán nem.
Hogyan lehet ezt elkerülni
Első lépés a saját szerep meghatározása annak alapján, hogy a vállalat tulajdonképpen mit csinál, nem pedig azon, hogy a vállalat magát belülről miként nevezi. Ez azt jelenti, hogy meg kell nézni a gumik származását, az importálás módját és azokat a feleket, akiknek a szállítás történik. néhány kérdésben meglátni, melyik szerepkör illik a helyzetéhez elsõ iránymutatást ad ezzel kapcsolatban, anélkül, hogy ez jogi állásfoglalás volna az Ön konkrét helyzetéről.
Második lépés az adott szerep rögzítése a szállítókkal és a vevőkkel kötött megállapodásokban, hogy a lánc minden szereplője tudja, ki szolgáltatja az adatok mely részét. Ez olyan téma is, amely az abroncsútlevél szoftvérszállítójával folytatott megbeszélésben is előjön, mert a szállítónak gyakran tudnia kell, hogy mely szerep nevében szolgáltatnak adatokat, mielőtt az útlevél összeállítható lenne.
A harmadik lépés az, hogy rendszeresen ellenőrizze, hogy a szerep még megfelelő-e, különösen akkor, amikor az üzleti tevékenységek megváltoznak. Egy szerep, amely két évvel ezelőtt helyes volt, ma már nem biztos, hogy az.
Amit ez nem jelent
Ez a magyarázat egy gyakori mintát írja le, nem pedig egy egyéni helyzet értékelésétől. Hogy egy adott szerep egy vállalatra vonatkozik-e, és milyen kötelezettségek járulnak hozzá, az a rendelet hivatalos szövegében található meg, és az illetékes felügyeleti hatóság vagy egy jogász értékeli. A különféle szerepek és fogalmak áttekintéséhez, valamint azok rendeletben való előfordulásához, a tudásbázis fogalmanként megfelelő kiindulópont.
Aki szeretné megtudni, hogy egy ilyen adatfolyam hogyan néz ki a gyakorlatban, miután a szerep meghatározása megtörtént, azt az információ forrásáról szóló magyarázatbantalálja meg. És azokra a kérdésekre, amelyeket a vállalkozók leggyakrabban felteszik a lánc szerepeiről és felelősségéről, a gyakran feltett kérdések összefoglalása.
Ha szeretné tudni, hogy vállalata jelenleg hol áll, a ingyenes gyorsértékelés egy alacsony küszöbű első lépés: nincs szükség fiókra, és néhány perc alatt kapni fog egy mutatót, amellyel továbbhaladhat.