L'errore più comune che le aziende commettono riguardo al passaporto digitale dei prodotti per pneumatici è presumere che il loro ruolo nella catena sia automaticamente chiaro, o che un'altra parte svolga quel ruolo. Un importatore pensa che il produttore fornisca i dati, un grossista pensa che l'importatore abbia già sistemato il passaporto, e un responsabile di parco veicoli presume che questo argomento rientri nella responsabilità del fornitore. Queste presunzioni nascono in modo comprensibile, ma fanno sì che nessuno nella catena si senta responsabile nel momento in cui veramente conta.
La normativa distingue diversi ruoli, come produttore, importatore, distributore e mandatario. Quale ruolo si applica a un'azienda dipende da cosa quell'azienda effettivamente fa con lo pneumatico: produrre da sé, importare da un paese al di fuori dell'UE, o rivendere all'interno dell'UE. La stessa impresa può inoltre avere un ruolo diverso per un assortimento di prodotti rispetto a un altro. Un'azienda che importa pneumatici sia autonomamente che rivende a un grossista combina due ruoli contemporaneamente.
Perché questo errore è così frequente
La confusione nasce perlopiù perché la terminologia della normativa non corrisponde uno a uno a come le aziende si definiscono nella pratica. Un'azienda che internamente si chiama "fornitore" o "concessionario" non riconosce automaticamente se stessa in un termine giuridico come distributore. Per questo motivo la domanda "questo vale per noi" viene posta troppo tardi, spesso solo quando un cliente o un'autorità di vigilanza lo chiede.
Una seconda causa è che il ruolo nella catena può cambiare una volta che le attività aziendali cambiano. Un grossista che oggi acquista solo all'interno dei Paesi Bassi potrebbe l'anno prossimo iniziare a ordinare direttamente da un produttore al di fuori dell'UE. In quel momento il ruolo cambia, e con esso anche quello che ci si aspetta dall'azienda. Le aziende che hanno determinato il loro ruolo una volta e non lo riconsiderano in seguito corrono il rischio che la pratica nel frattempo sia cambiata senza che l'amministrazione l'abbia seguito.
Cosa va male se il ruolo non è corretto
Se un'azienda valuta male il suo ruolo, è probabile che i compiti associati non vengono completati da nessuno. I dati che in realtà avrebbero dovuto essere forniti dall'importatore rimangono incompleti perché l'importatore credeva che il produttore l'avesse già fatto. Per le parti successive nella catena, come il grossista o il responsabile di parco veicoli, spesso questo non è immediatamente visibile: vedono un vuoto nell'informazione solo nel momento in cui qualcosa va storto con una consegna o quando un'autorità di vigilanza richiede una documentazione.
Non è quindi tanto il ruolo stesso che causa problemi, quanto l'assenza di un accordo chiaro e condiviso su chi svolge quale ruolo all'interno di una catena di più aziende. Senza questo accordo i compiti possono essere affrontati due volte, o non affrontati affatto.
Come evitarlo
Un primo passo è determinare il proprio ruolo sulla base di quello che l'azienda effettivamente fa, non sulla base di come l'azienda si chiama internamente. Ciò significa esaminare l'origine degli pneumatici, la modalità di importazione e le parti a cui si fornisce. in poche domande scoprire quale ruolo si adatta alla vostra situazione fornisce una prima indicazione al riguardo, sebbene questo non costituisca un parere legale sulla vostra situazione specifica.
Un secondo passo è registrare quel ruolo negli accordi con fornitori e clienti, in modo che ognuno nella catena sappia chi fornisce quale parte dei dati. Questo è anche un argomento che ricorre nella discussione con un fornitore di software riguardo al passaporto pneumatici, perché il fornitore spesso deve sapere per quale ruolo vengono forniti i dati prima che il passaporto possa essere assemblato.
Un terzo passaggio consiste nel verificare periodicamente se il ruolo è ancora corretto, soprattutto quando le attività aziendali cambiano. Un ruolo che era corretto due anni fa potrebbe non esserlo più adesso.
Ciò che questo non è
Questa spiegazione descrive un modello comune, non una valutazione di una situazione individuale. Se un determinato ruolo si applica a un'azienda e quali obblighi comporta sono indicati nel testo ufficiale del regolamento e sono valutati dall'autorità di vigilanza competente o da un avvocato. Per una panoramica dei diversi ruoli e concetti, e dove sono menzionati nel regolamento, è la knowledge base con spiegazioni per concetto un punto di partenza appropriato.
Chi vuole sapere come funziona tale flusso di dati nella pratica una volta determinato il ruolo, lo trova in la spiegazione di dove provengono le informazioni nel passaporto. E per le domande più frequenti poste dagli imprenditori su ruoli e responsabilità nella catena, c'è la panoramica delle domande frequenti.
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