Najczęściej popełniany błąd, jaki firmy robią w odniesieniu do cyfrowego paszportu produktu dla opon, polega na tym, że zakładają oni, iż ich rola w łańcuchu jest sama przez się jasna, lub że inna strona wypełni tę rolę. Importer sądzi, że producent dostarcza dane, dystrybutor uważa, że importer już zadbał o paszport, a operator floty zakłada, że temat ten przypadł dostawcy. Założenia te powstają ze zrozumiałych powodów, ale powodują, że nikt w łańcuchu nie czuje się odpowiedzialny w momencie, gdy rzeczywiście liczy się.
Rozporządzenie wyróżnia różne role, takie jak producent, importer, dystrybutor i uprawniony przedstawiciel. To, która rola ma zastosowanie do firmy, zależy od tego, co dana firma faktycznie robi z oponą: sam ją produkuje, importuje ją z kraju spoza Unii Europejskiej, czy też odsprzedaje ją w obrębie Unii Europejskiej. Ponadto ta sama przedsiębiorstwo może mieć inną rolę w przypadku jednego asortymentu produktów niż w przypadku drugiego. Firma, która zarówno sama importuje opony, jak i odsprzedaje je do hurtowni, łączy dwie role jednocześnie.
Dlaczego ten błąd występuje tak często
Zamieszanie zwykle powstaje, ponieważ terminologia z rozporządzenia nie pokrywa się jeden do jednego z tym, jak firmy się same określają w praktyce. Firma, która wewnętrznie nazywa się "dostawcą" lub "sprzedawcą", niekoniecznie rozpoznaje się w terminie prawnym takim jak dystrybutor. W rezultacie pytanie "czy to dotyczy nas" jest zadawane zbyt późno, zwykle dopiero wtedy, gdy pyta o to klient lub organ nadzoru.
Drugą przyczyną jest fakt, że rola w łańcuchu może się zmienić w momencie, gdy zmienią się działalności biznesowe. Hurtownia, która dziś kupuje tylko w obrębie Holandii, może w przyszłym roku zacząć zamawiać bezpośrednio u producenta spoza Unii Europejskiej. W tym momencie rola się zmienia, a wraz z nią oczekiwania dotyczące firmy. Firmy, które raz określiły swoją rolę i nie sprawdzają jej ponownie, ryzykują, że praktyka tymczasem uległa zmianie bez zmian w dokumentacji.
Co idzie nie tak, gdy rola jest nieprawidłowa
Jeśli firma źle oceni swoją rolę, istnieje duże prawdopodobieństwo, że związane z nią zadania nikomu się nie przypadną. Dane, które powinny zostać dostarczone przez importera, pozostają niekompletne, ponieważ importer sądził, że producent już to zrobił. Dla stron znajdujących się dalej w łańcuchu, takich jak hurtownia czy operator floty, jest to często niewidoczne: widzą lukę w informacjach dopiero wtedy, gdy coś się nie udaje w dostawie lub gdy organ nadzoru żąda uzasadnienia.
Z tego powodu to nie sama rola prowadzi do problemów, ale brak jasnej, wspólnej umowy dotyczącej tego, kto pełni jaką rolę w łańcuchu wielu przedsiębiorstw. Bez takiej umowy zadania mogą być wykonywane podwójnie lub wcale nie być wykonywane.
Jak tego uniknąć
Pierwszym krokiem jest określenie własnej roli na podstawie tego, co firma faktycznie robi, a nie na podstawie tego, jak firma się wewnętrznie określa. Oznacza to spojrzenie na pochodzenie opon, sposób importu i strony, do których się dostarcza. w kilku pytaniach zobaczyć, która rola pasuje do Twojej sytuacji daje tam pierwsze wskazanie, bez wyrażania opinii prawnej dotyczącej konkretnej sytuacji.
Drugim krokiem jest utrwalenie tej roli w umowach z dostawcami i odbiorcami, aby każdy w łańcuchu wiedział, kto dostarcza którą część danych. Jest to również temat, który pojawia się w rozmowie z dostawcą oprogramowania na temat paszportu opon, ponieważ dostawca musi często wiedzieć, w jakiej roli dane są dostarczane, zanim paszport będzie mógł być sporządzony.
Trzecim krokiem jest okresowe sprawdzanie, czy rola jest jeszcze prawidłowa, zwłaszcza gdy zmienia się działalność biznesowa. Rola, która była prawidłowa dwa lata temu, nie musi być prawidłowa teraz.
To nie jest to
Niniejsze wyjaśnienie opisuje powszechnie spotykany schemat, a nie ocenę konkretnej sytuacji. To, czy dana rola ma zastosowanie do przedsiębiorstwa i jakie obowiązki z nią się wiążą, określa oficjalny tekst rozporządzenia i jest oceniane przez właściwy organ nadzoru lub prawnika. Aby uzyskać przegląd różnych ról i pojęć oraz to, gdzie są wymieniane w rozporządzeniu, należy zapoznać się z bazą wiedzy z wyjaśnieniami dla poszczególnych pojęć odpowiednim punktem wyjścia.
Kto chce wiedzieć, jak taki przepływ danych wygląda w praktyce po ustaleniu roli, znajdzie go w wyjaśnieniu, skąd pochodzą informacje w paszporcie. A dla pytań, które przedsiębiorcy najczęściej stawiają dotyczące ról i odpowiedzialności w łańcuchu, istnieje przeglądzie najczęściej zadawanych pytań.
Jeśli chcesz wiedzieć, gdzie Twoja firma znajduje się w tej chwili, bezpłatny quick-scan to łatwy pierwszy krok: nie potrzebny jest rachunek, a w ciągu kilku minut otrzymasz wskazanie, którym możesz się kierować.