Det vanligaste misstaget som företag gör angående det digitala produktpasset för däck är att de utgår från att deras roll i kedjan är självklar, eller att en annan part fyller den rollen. En importör tror att tillverkaren levererar uppgifterna, en grossist tror att importören redan har ordnat passet, och en fordonsflottschef utgår från att det här frågor hör hemma hos leverantören. Det är förståeligt varför dessa antaganden uppstår, men de gör att ingen i kedjan känner sig ansvarig när det verkligen gäller.
Förordningen skiljer mellan olika roller, såsom tillverkare, importör, distributör och bemyndigad representant. Vilken roll som gäller för ett företag beror på vad företaget faktiskt gör med däcket: tillverkar det själv, importerar det från ett land utanför EU, eller säljer det vidare inom EU. Samma företag kan dessutom ha en annan roll för en produktserie än för en annan. Ett företag som både importerar däck själv och säljer vidare till en grossist kombinerar två roller samtidigt.
Varför detta misstag är så vanligt
Förvirringen uppstår vanligen för att terminologin i förordningen inte helt stämmer överens med hur företag benämner sig själva i praktiken. Ett företag som internt kallar sig "leverantör" eller "återförsäljare" identifierar sig inte automatiskt med en juridisk term som distributör. Därför ställs frågan "gäller det här oss" för sent, ofta först när en kund eller en tillsynsmyndighet frågar.
En andra orsak är att rollen i kedjan kan förändras när företagets verksamhet förändras. En grossist som idag endast handlar inom Sverige kan nästa år börja beställa direkt från en tillverkare utanför EU. Vid den punkten förändras rollen, och därmed även vad som förväntas av företaget. Företag som har fastställt sin roll en gång och därefter inte granskat den på nytt riskerar att praktiken redan har förändrats utan att administrationen har hängt med.
Vad som går fel när rollen inte stämmer
Om ett företag misbedömer sin roll är risken stor att motsvarande uppgifter inte hamnar hos någon. Uppgifter som egentligen skulle ha levereras av importören förblir ofullständiga för att importören trodde att tillverkaren redan hade gjort det. För de parter som är senare i kedjan, såsom grossisten eller fordonsflottschefen, är detta ofta inte omedelbar synligt: de ser först ett gap i informationen när något är fel med en leverans eller när en tillsynsmyndighet kräver underlag.
Det är därför inte så mycket rollen själv som leder till problem, utan frånvaron av en tydlig, gemensam överenskommelse om vilken roll varje part fyller inom en kedja av flera företag. Utan denna överenskommelse kan uppgifter tas upp dubbelt eller helt utelämnas.
Så här förebygger du det
Ett första steg är att fastställa företagets egen roll utifrån vad företaget faktiskt gör, inte utifrån hur företaget benämner sig internt. Det betyder att titta på ursprunget till däcken, sättet att importera och de parter som får leveransen. i några frågor se vilken roll som passar din situation ger där en första vägledning, utan att detta utgör ett juridiskt ställningstagande angående din specifika situation.
Ett andra steg är att dokumentera denna roll i överenskommelserna med leverantörer och köpare, så att alla i kedjan vet vem som levererar vilken del av uppgifterna. Det är också ett tema som återkommer i samtal med en programvaruleverantör om däckpasset, för leverantören behöver ofta veta på vilken roll uppgifterna levereras innan passet kan sammanställas.
Ett tredje steg är att regelbundet kontrollera om rollen fortfarande är korrekt, särskilt när företagsverksamheten förändras. En roll som var korrekt för två år sedan behöver inte vara det nu.
Vad det här inte är
Denna förklaring beskriver ett vanligt förekommande mönster, ingen bedömning av en individuell situation. Huruvida en viss roll är tillämplig på ett företag och vilka skyldigheter som är förknippade med den framgår av den officiella texten i förordningen och bedöms av den behörig tillsynsmyndighet eller en jurist. För en översikt över de olika rollerna och begreppen, och där de nämns i förordningen, är kunskapsdatabasen med förklaringar per begrepp en lämplig startpunkt.
Den som vill veta hur en sådan dataström ser ut i praktiken när rollen väl har fastställts, finner det i förklaringen av var informationen i passet kommer ifrån. Och för de frågor som företagare oftast ställer om roller och ansvar i kedjan, finns det översikten över vanliga frågor.
Om du vill veta var ditt företag står just nu, är en gratis snabbgranskning ett lågtröskelöversta steg: ingen konto krävs, och inom några minuter får du en indikation som du kan gå vidare med.