Yleisin virhe, jonka yritykset tekevät renkaiden digitaalista tuotepassia käsiteltäessä, on olettamus, että heidän roolinsa ketjussa on itsestään selvästi ilmeinen tai että jokin muu osapuoli täyttää sen. Valmistaja luulee, että maahantuoja toimittaa tiedot, tukkukauppias luulee, että maahantuoja on jo järjestänyt passiportin, ja ajoneuvoyrityksen johtaja olettaa, että kyseinen aihe kuuluu toimittajalle. Nämä oletukset syntyvät ymmärrettävistä syistä, mutta ne johtavat siihen, että kukaan ketjussa ei tunne vastuuta silloin, kun asia on todella tärkeä.
Asetus erottaa eri roolit, kuten valmistajan, maahantuojan, jakajan ja valtuutetun edustajan. Mikä rooli on sovellettavissa yrityksen kohdalla, riippuu siitä, mitä yritys todellisuudessa tekee renkaalla: valmistaa itse, tuo maahan EU:n ulkopuolelta tai jälleenmyy EU:n sisällä. Sama yritys voi lisäksi olla yksi rooli yhdelle tuotevalikoimalle ja toinen rooli toiselle. Yritys, joka sekä tuo renkaita maahantuojaksi että myy niitä eteenpäin tukkukauppiaalle, yhdistää kaksi roolia samanaikaisesti.
Miksi tämä virhe on niin yleinen
Hämmennys syntyy yleensä siitä, että asetuksen terminologia ei ole yksi yhteen sopusoinnussa sen kanssa, mitä yritykset käytännössä kutsuvat itseään. Yritys, joka kutsuu itseään sisäisesti "toimittajaksi" tai "jälleenmyyjäksi", ei automaattisesti tunnista itseään oikeudelliseen termiin kuten jakaja. Tämän vuoksi kysymys "onko tämä meille sovellettavaa" esitetään liian myöhään, usein vasta silloin, kun asiakas tai valvontaviranomainen siitä kysyy.
Toinen syy on, että rooli ketjussa voi muuttua, kun liiketoiminta muuttuu. Tukkukauppias, joka tänään hankkii vain Suomen sisällä, voi ensi vuonna alkaa tilata suoraan EU:n ulkopuolella olevalta valmistajalta. Tällöin rooli muuttuu ja samalla myös se, mitä yritykseltä odotetaan. Yritykset, jotka ovat määrittäneet roolinsa kerran ja eivät sen jälkeen tarkista sitä uudelleen, riskeeraavat sitä, että käytäntö on jo muuttunut ilman, että hallinto on kehittynyt samalla tavalla.
Mitä menee pieleen, kun rooli ei ole oikea
Jos yritys arvioi roolinsa väärin, on todennäköistä, että siihen liittyvät tehtävät eivät mene kenellekään. Tiedot, jotka piti itse asiassa toimittaa maahantuojalla, jäävät puutteellisiksi, koska maahantuoja luuli, että valmistaja oli jo tehnyt tämän. Ketjussa alemmas oleville osapuolille, kuten tukkukauppiaalle tai ajoneuvoyrityksen johtajalle, tämä ei usein ole heti näkyvää: he näkevät puutteen informaatiossa vasta silloin, kun toimituksessa on jotain vikaa tai kun valvontaviranomainen pyytää perusteluita.
Siksi ei niinkään rooli itsessään aiheuta ongelmia, vaan selkeän, jaetun sopimuksen puute siitä, kuka täyttää mitä roolia usean yrityksen ketjussa. Ilman tätä sopimusta tehtävät voidaan suorittaa kaksi kertaa tai jättää kokonaan tekemättä.
Kuinka voit välttää tämän
Ensimmäinen vaihe on oman roolin määrittäminen sen perusteella, mitä yritys todellisuudessa tekee, ei sen perusteella, mitä yritys kutsuu itseään sisäisesti. Se tarkoittaa renkaiden alkuperän, maahantuontitavan ja osapuolten, joille toimitetaan, katsomista. muutamalla kysymyksellä näet, mikä rooli sopii tilanteeseen antaa siinä ensimmäisen suunnan, ilman että tämä on oikeudellinen lausunto tilanteestasi.
Toinen vaihe on kirjata rooli toimittajien ja asiakkaiden kanssa tehtyihin sopimuksiin, jotta kaikki ketjussa tietävät, kuka toimittaa mitä tietoja. Tämä on myös aihe, joka palaa renkaiden passiportista koskevassa keskustelussa ohjelmistotoimittajan kanssa, koska toimittajan on usein tiedettävä, minkä roolin nimissä tiedot toimitetaan ennen kuin passiporti voidaan koota.
Kolmas vaihe on tarkistaa säännöllisesti, vastaako rooli vielä todellisuutta, erityisesti silloin kun liiketoiminnan toiminnot muuttuvat. Rooli, joka oli oikea kaksi vuotta sitten, ei välttämättä ole sitä enää nyt.
Mitä tämä ei ole
Tämä selitys kuvailee yleistä mallia, ei yksittäisen tilanteen arviointia. Se, soveltuuko tietty rooli yritykseen ja mitkä velvoitteet siihen liittyvät, löytyy asetuksen virallisesta tekstistä ja sen arvioivat toimivaltainen valvontaviranomainen tai lakimies. Eri roolien ja käsitteiden yleiskatsauksesta sekä siitä, missä ne asetuksessa mainitaan, tietokantatyökalusta, jossa käsitteet selitetään käsite kerrallaan on sopiva lähtökohta.
Joka haluaa tietää, miltä tällainen tiedonkulku näyttää käytännössä roolin vahvistamisen jälkeen, löytää sen selityksestä siitä, mistä pasportin tiedot tulevatosoitteesta. Ja usein esitettyihin kysymyksiin roolien ja ketjussa olevien osapuolten vastuista vastaamiseen on olemassa usein kysyttyjen kysymysten katsaukseen.
Jos haluat tietää, missä yrityksesi tällä hetkellä seisoo, ilmainen pikatutkimus on matalan kynnyksen ensimmäinen askel: mitään tiliä ei tarvita, ja muutamassa minuutissa saat indikaation, jolla voit edetä.