Какво е регистърът на цифровите производствени паспорти и какво трябва да въведа в него?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Член 13 от ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) въвежда централен европейски регистър, в който се съхраняват определени данни от всеки цифров паспорт на продукт. Член 14 добавя уеб портал, чрез който надзорните органи и други компетентни органи получават достъп до тези данни. За importер или търговец на едро в гумите това не замества самия паспорт на продукта, а се добавя към него: паспортът остава при продукта, а регистърът е мястото, където (част от) основните данни също се централизират.

Регистриране на данни, които принадлежат към паспорта

Точно кои данни трябва да бъдат регистрирани и от кого, ще бъдат разработени по група продукти. За гуми това означава, че данните, които са в паспорта — същите данни като зад QR кода на продукта — трябва да бъдат намираеми и чрез регистъра. На практика това не е отделна задача по въвеждане, ако паспортът е правилно установен: регистрирането в европейския регистър се основава на същия базов набор от данни. Фирма с 10 до 100 служители, която вече осигурява структурирани данни за паспорта, на практика осигурява основата за това, което попадва в регистъра.

Гарантиране на последователност на уникалния идентификационен код

Регистърът работи с идентификационни кодове, за да свързва паспортите с продуктите. Това прави още по-важно да всеки продукт получи уникален идентификационен код който се прилага последователно — също и когато се използват същите данни за няколко варианта. При гуми това има преки последици: същата конструкция може да бъде пусната на пазара в десетки размери, а въпросът как размерът на гумата се отнася към идентификационния код е точно видът вопрос, за който регистърът е чувствителен. Грешка или двусмисленост в идентификационния код се отразява в регистъра, не само в паспорта.

Достъп за компетентни органи чрез уеб портала

Член 14 регулира уеб портала, чрез който компетентните органи могат да консултират данни от регистъра. За фирма това означава преди всичко, че доставяните данни могат да бъдат проверени и чрез друг канал, отколкото собственият QR код. Това не променя съдържанието на задължението, но променя видимостта: непълен или неправилен паспорт е видим не само за тези, които сканират гумата, но и за тези, които консултират регистъра.

Гарантиране, че данните остават правилни при изменения на системата

Много фирми с 10 до 100 служители не въвеждат своите данни за продукти ръчно, а чрез ERP или система за складови наличности. Въпросът дали паспортът на продукта може да бъде свързан с собствена система е също релевантен за регистъра: данни, които се доставят чрез връзка, трябва при промени в изходната система да останат в съответствие с това, което вече е регистрирано. Ръчна корекция в една система, която не се отразява в другата, води до несъответствие между паспорта и регистъра.

Където възникват проблеми на практика

Редица ситуации се повтарят на практика при фирмите, които работят с регистъра.

Първо: фирми, които третират паспорта и регистъра като два отделни процеса, което води до това, че данните се въвеждат два пъти — веднъж за QR кода, веднъж за регистъра — и след обновление вече не съвпадат.

Второ: неясноти относно кой идентификационен код е водещ, когда importer води същите гуми под собствен артикулен код, докато производителят използва друг код. Без координация възниква регистър с две "истини" за същия продукт.

Третьо: преизползване на данни за няколко размера гуми от същия модел без да се проверява дали същите данни за други размери гуми наистина са правилни. Това, което е правилно за един размер, не е задължително и за друг — а регистрационна грешка, която възниква по този начин, е трудна за проследяване впоследствие.

Четвърто: фирми, които очакват, че регистърът е задължение, което се "отмарква" в един момент, докато всъщност се касае за поток от данни, който трябва да остане актуален, докато съществува паспортът.

Пето: липса на вътрешна договореност за отговорност за регистрацията, когато паспортът се управлява от трета страна — като платформа, която събира и хоства паспорта. Неясната роля на всяка страна води до закъснения, когато е необходимо корекция.

Какво можете да документирате

Преди делегираният акт за гуми да бъде публикуван, има редица неща, които вече сега трябва да бъдат фиксирани вътрешно, така че регистрацията по-късно да е въпрос на свързване, а не на преди всичко:

• Преглед на това кой идентификационен код се използва за всеки модел гума и размер, и кой в компанията присвоява и управлява този код.
• Договореност за отговорност за поддържане на актуалност на данните, които са в основата на регистъра — собствената организация, производителят или платформата, която хоства паспорта.
• Установена процедура за случаите, когато данните в системата източник се променят, така че да е ясно как и кога това се отразява в паспорта и евентуалната регистрация.
• Документация на произхода на данните по продуктова група, така че при запитване на компетентен орган да е възможно бързо да се проследи откъде идва един данък.
• Преглед на това кои продукти спадат под кой паспорт, когато множество паспорти за един продукт се сближат, така че регистрацията да не води до объркване между паспортите.

Тези точки вече сега могат да бъдат организирани, дори без точното задължение за регистрация на гуми да е установено. Щом делегираният акт за гуми е публикуван и е известна дата на приложение, този член ще бъде допълнен с конкретния срок и точното съдържание на задължението за регистрация.