Hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Beschikbaarheid gedurende de levensduur van de band

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) bepaalt dat het digitale productpaspoort beschikbaar moet blijven zolang dat relevant is voor het product waarop het betrekking heeft. Voor een band betekent dat concreet: de QR-code op het product moet, ook na jaren gebruik, blijven verwijzen naar een paspoort dat daadwerkelijk raadpleegbaar is. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral een keuze voor hosting die niet meebeweegt met de waan van de dag: geen platform dat na een paar jaar wordt afgebouwd, geen abonnement dat afhankelijk is van de levensduur van één leverancier. De exacte periode die de gedelegeerde handeling voor banden zal voorschrijven, ligt nog niet vast — dat komt terug zodra die handeling is gepubliceerd.

Het paspoort blijft koppelbaar aan de juiste identificatiecode

De verplichting om het paspoort in stand te houden staat niet los van de vraag hoe dat paspoort wordt gevonden. Elk paspoort hangt aan een unieke identificatiecode, en die code moet gedurende de hele periode van beschikbaarheid naar het juiste, actuele paspoort blijven wijzen. Wie zich afvraagt hoe elk product een unieke identificatiecode krijgt, stuit hier op de andere kant van dezelfde medaille: de code zelf verandert niet, maar het systeem daarachter moet wél tien jaar of langer overeind blijven zonder dat de koppeling verloren gaat.

Registratie in het Europese register blijft ook bestaan

Artikel 13 van de ESPR regelt het register van digitale productpaspoorten. Een paspoort dat "leeft" bij de fabrikant of importeur, staat ook ingeschreven in dat register — en die inschrijving moet meebewegen met de levensduur van het paspoort zelf. Wat precies in dat register moet staan en hoe dat samenhangt met de eigen hosting, komt aan de orde in de uitleg over het register van digitale productpaspoorten. Voor een bedrijf betekent dit dat beschikbaarheid niet alleen een technische kwestie is (staat de server aan?) maar ook een administratieve: klopt de registratie nog met de werkelijkheid?

Beschikbaarheid overleeft de onderneming niet automatisch

Een band die tien jaar meegaat, overleeft niet zelden het bedrijf dat hem heeft geïmporteerd. Faillissementen, overnames, fusies — de verplichting tot beschikbaarheid houdt daar geen rekening mee, en dat is precies waar een bedrijf zelf een voorziening voor moet treffen. Wat er praktisch gebeurt als een onderneming stopt, staat uitgewerkt in het artikel over wat er met het productpaspoort gebeurt als een bedrijf stopt; wie daar nu al over nadenkt, voorkomt dat de vraag zich pas stelt op het moment dat er niemand meer is om hem te beantwoorden.

Waar het misgaat in de praktijk

Een importeur kiest voor een goedkope hostingoplossing die na drie jaar wordt opgeheven door de leverancier — de QR-codes op de al verkochte banden verwijzen dan naar niets meer.

Een bedrijf gaat over naar een nieuw ERP-systeem en vergeet de bestaande paspoorten mee te migreren; de koppeling tussen voorraadsysteem en paspoort raakt los, terwijl men had verondersteld dat koppeling aan het eigen ERP- of voorraadsysteem die overgang automatisch zou meenemen.

Een groothandel neemt een productlijn over van een andere partij, inclusief nog verkrijgbare voorraad, maar niemand regelt wie verantwoordelijk wordt voor de continuïteit van de bijbehorende paspoorten.

Bij een fusie verdwijnt de oorspronkelijke rechtspersoon die de paspoorten had aangemaakt, zonder dat vooraf is vastgelegd wie de hostingverplichting overneemt.

Een bedrijf gaat ervan uit dat een paspoort "voor altijd" moet blijven bestaan en besteedt daar onnodig veel geld aan, terwijl de exacte periode voor banden nog niet eens is vastgesteld in een gedelegeerde handeling.

Wat u kunt vastleggen

• Een hostingovereenkomst met een looptijd die aansluit bij de verwachte levensduur van het product — niet bij de looptijd van het huidige IT-contract.
• Een interne aanwijzing van wie verantwoordelijk is voor het in stand houden van het paspoort, ook bij personeelswisselingen of reorganisaties.
• Een procedure voor wat er gebeurt bij bedrijfsbeëindiging, overname of fusie, zodat de continuïteit van het paspoort niet afhankelijk is van toeval.
• Een overzicht van welke paspoorten bij welke productlijnen horen, inclusief de vraag of dezelfde gegevens worden hergebruikt voor andere bandmaten van hetzelfde model — want die keuze heeft gevolgen voor hoeveel paspoorten in stand gehouden moeten worden.
• Een afspraak met de hostingpartij over wat er gebeurt als het contract eindigt: wordt de data overgedragen, en aan wie.
• Een logboek van wijzigingen aan het paspoort, zodat te allen tijde kan worden aangetoond welke versie op welk moment beschikbaar was.

Wie dit soort afspraken nu vastlegt, hoeft niet te wachten tot de gedelegeerde handeling voor banden is gepubliceerd om alvast een structuur te hebben die met die verplichting kan meebewegen zodra de exacte periode bekend wordt.