Wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf stopt?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR verbindt de verplichtingen rond het digitaal productpaspoort aan het product, niet aan de vraag of het bedrijf dat het paspoort liet aanmaken nog bestaat. Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de beschikbaarheid van het paspoort gedurende de looptijd die voor de productgroep geldt, en dat verandert niet vanzelf mee met het lot van de importeur, fabrikant of groothandel. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat overweegt te stoppen, te fuseren of een bedrijfsonderdeel te verkopen, betekent dit dat het productpaspoort een blijvende verplichting is die apart aandacht vraagt naast de gebruikelijke stappen van een bedrijfsbeëindiging.

De verplichting tot beschikbaarheid loopt door

Zolang de banden waarvoor een paspoort is aangemaakt op de markt zijn of in gebruik blijven, geldt de verplichting dat het paspoort raadpleegbaar blijft. Hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven? beschrijft de periode die voor deze productgroep wordt verwacht. Voor een bedrijf dat de deuren sluit, betekent dit praktisch dat er een oplossing moet zijn voor de hosting van die data — of dat nu via een dienstverlener als tyrepas.eu loopt, via een overnemende partij, of via een andere constructie.

De registratie in het Europese register blijft gekoppeld aan het product

Artikel 13 van de ESPR regelt het register van digitale productpaspoorten. Een eenmaal geregistreerd paspoort staat op naam van een product, met verwijzing naar de partij die het heeft aangemaakt. Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten? gaat in op wat daarin komt. Wanneer een bedrijf stopt, verdwijnt het niet automatisch uit dat register — de vraag is eerder wie vanaf dat moment als aanspreekpunt geldt voor de gegevens die er staan.

De QR-code op het product blijft naar iets moeten verwijzen

Een band die al in de winkel of op een voertuig ligt, draagt een QR-code die naar het paspoort verwijst. Hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn banden? laat zien hoe die koppeling technisch werkt. Als de onderliggende data niet meer bereikbaar is omdat de hostingpartij of het bedrijf achter het paspoort is opgehouden te bestaan, werkt die QR-code niet meer zoals bedoeld — ook al is er aan de fysieke band niets veranderd.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt terug bij bedrijven die stoppen of van eigenaar wisselen.

Faillissement zonder overdracht van de hosting. Een importeur gaat failliet en de curator richt zich op voorraad, panden en personeel. De serverruimte of het abonnement waarop de productpaspoorten draaiden, wordt niet als aandachtspunt herkend en loopt af zonder dat iemand dat heeft opgemerkt — tot een wagenparkbeheerder maanden later een QR-code scant en niets vindt.

Verkoop van het bedrijfsonderdeel zonder de paspoortdata. Bij een overname wordt de handelsnaam, voorraad en klantenbestand overgedragen, maar niemand denkt aan de vraag wie vanaf de overdrachtsdatum verantwoordelijk is voor de paspoorten van de reeds verkochte banden. De koper gaat ervan uit dat dit "erbij zit"; de verkoper gaat ervan uit dat dit een technisch detail is dat de platformleverancier wel regelt.

Stopzetten van een dienstverlenersabonnement bij bedrijfsbeëindiging. Een bedrijf zet alle lopende contracten stop op de dag van uitschrijving bij de Kamer van Koophandel, inclusief het abonnement bij de partij die de paspoorten hostte — zonder te beseffen dat de verplichting tot beschikbaarheid niet stopt op het moment dat het bedrijf stopt.

Onduidelijkheid over wie de eigenaar van de data is. Bij een fusie tussen twee bandenimporteurs blijkt dat beide bedrijven eigen paspoorten hadden laten aanmaken voor gedeeltelijk overlappende producten, zonder dat vooraf is vastgelegd wie na de fusie welk paspoort beheert.

Geen vastlegging van wie na stopzetting bereikbaar is. Een bedrijf stopt, de eigenaar gaat met pensioen, en er is nergens vastgelegd bij wie een toezichthouder of een klant terecht kan met een vraag over een specifiek paspoort dat nog jarenlang relevant blijft voor banden die in omloop zijn.

Wat u kunt vastleggen

Voor een bedrijf dat stopt, overdraagt of fuseert, is het praktisch om vooraf een aantal zaken op papier te hebben staan:

• Een overzicht van welke productpaspoorten zijn aangemaakt, gekoppeld aan welke unieke identificatiecodes — zie Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode? voor hoe die koppeling meestal is opgebouwd.
• Een afspraak met de hostingpartij (zoals tyrepas.eu) over wat er gebeurt met het abonnement en de data bij bedrijfsbeëindiging, inclusief wie na dat moment als contactpunt geldt.
• Een overdrachtsdocument bij verkoop of fusie waarin expliciet wordt benoemd wie vanaf de overdrachtsdatum verantwoordelijk is voor de continuïteit van bestaande paspoorten.
• Een lijst van producten waarvoor gegevens zijn hergebruikt over meerdere varianten heen, zodat een opvolgende partij begrijpt welke paspoorten met elkaar samenhangen — kan ik dezelfde gegevens gebruiken voor meerdere bandmaten van hetzelfde model beschrijft hoe die relatie er doorgaans uitziet.
• Een notitie over de registratie in het Europese register, zodat bij een overdracht duidelijk is welke aanpassing daarin nodig is en bij wie die aanvraag moet worden ingediend.
• Bij een curator of vereffenaar: een korte toelichting over het bestaan en het doel van deze verplichting, zodat deze niet per ongeluk wordt behandeld als een gewoon IT-contract dat zonder gevolgen kan worden beëindigd.

Deze punten voorkomen niet dat een bedrijf stopt of van eigenaar wisselt, maar ze zorgen ervoor dat de paspoorten van banden die al verkocht zijn, niet zomaar onbereikbaar worden op het moment dat er intern niemand meer is die zich daar verantwoordelijk voor voelt.