Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) introduceert een centraal Europees register waarin bepaalde gegevens uit elk digitaal productpaspoort worden opgeslagen. Artikel 14 voegt daar een webportaal aan toe, waarmee toezichthouders en andere bevoegde instanties toegang krijgen tot die gegevens. Voor een importeur of groothandel in banden komt dit niet in plaats van het productpaspoort zelf, maar erbij: het paspoort blijft bij het product, het register is de plek waar (een deel van) de onderliggende gegevens ook centraal terechtkomt.

Gegevens laten registreren die bij het paspoort horen

Wat er precies geregistreerd moet worden en door wie, wordt per productgroep uitgewerkt. Voor banden betekent dit dat de gegevens die in het paspoort staan — dezelfde gegevens als achter de QR-code op het product — ook via het register vindbaar moeten zijn. Praktisch gezien is dit geen aparte invoerklus als het paspoort goed is opgezet: de registratie in het Europese register bouwt voort op dezelfde onderliggende dataset. Een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat de gegevens al gestructureerd aanlevert voor het paspoort, levert in de praktijk het fundament voor wat er in het register terechtkomt.

Zorgen dat de unieke identificatiecode consistent is

Het register werkt met identificatiecodes om paspoorten aan producten te koppelen. Dat maakt het des te belangrijker dat elk product een unieke identificatiecode krijgt die consistent wordt toegepast — ook wanneer dezelfde gegevens voor meerdere varianten worden gebruikt. Bij banden speelt dit direct een rol: dezelfde constructie kan in tientallen maten op de markt komen, en de vraag hoe de bandenmaat zich verhoudt tot de identificatiecode is precies het soort vraag waar een register gevoelig voor is. Een fout of dubbelzinnigheid in de identificatiecode werkt door in het register, niet alleen in het paspoort.

Toegang voor bevoegde instanties via het webportaal

Artikel 14 regelt het webportaal waarmee bevoegde autoriteiten gegevens uit het register kunnen raadplegen. Voor een bedrijf betekent dit vooral dat de gegevens die worden aangeleverd, ook via een ander kanaal dan de eigen QR-code controleerbaar worden. Dat verandert niets aan de inhoud van de verplichting, maar wel aan de zichtbaarheid: een onvolledig of onjuist paspoort is niet alleen zichtbaar voor wie de band scant, maar ook voor wie het register raadpleegt.

Zorgen dat gegevens bij systeemwijzigingen kloppen blijven

Veel bedrijven met 10 tot 100 medewerkers voeren hun productgegevens niet handmatig in, maar via een ERP- of voorraadsysteem. De vraag of het productpaspoort te koppelen is aan een eigen systeem is dan ook relevant voor het register: gegevens die via een koppeling worden aangeleverd, moeten bij wijzigingen in het bronsysteem consistent blijven met wat al geregistreerd staat. Een handmatige correctie in het ene systeem die niet doorwerkt in het andere, leidt tot een mismatch tussen paspoort en register.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug bij bedrijven die met het register te maken krijgen.

Ten eerste: bedrijven die het paspoort en het register als twee gescheiden trajecten behandelen, met als gevolg dat gegevens dubbel worden ingevoerd — één keer voor de QR-code, één keer voor het register — en na een update niet meer overeenkomen.

Ten tweede: onduidelijkheid over welke identificatiecode leidend is wanneer een importeur dezelfde banden onder een eigen artikelcode voert, terwijl de fabrikant een andere code gebruikt. Zonder afstemming ontstaat een register met twee "waarheden" voor hetzelfde product.

Ten derde: het hergebruiken van gegevens voor meerdere bandmaten van hetzelfde model zonder na te gaan of dezelfde gegevens voor andere bandmaten daadwerkelijk kloppen. Wat voor de ene maat correct is, is dat niet automatisch voor een andere — en een registratiefout die zo ontstaat, is achteraf lastig te herleiden.

Ten vierde: bedrijven die verwachten dat het register een verplichting is die op één moment wordt "afgevinkt", terwijl het eerder gaat om een gegevensstroom die actueel moet blijven zolang het paspoort bestaat.

Ten vijfde: geen interne afspraak over wie verantwoordelijk is voor de registratie wanneer het paspoort door een derde partij — zoals een platform dat het paspoort samenstelt en host — wordt beheerd. Onduidelijkheid over deze rolverdeling leidt tot vertraging op het moment dat een correctie nodig is.

Wat u kunt vastleggen

Zonder dat de gedelegeerde handeling voor banden al gepubliceerd is, is er een aantal zaken dat nu al intern is vast te leggen, zodat de registratie later een kwestie van aansluiten is in plaats van opnieuw beginnen:

• Een overzicht van welke identificatiecode per bandmodel en per maat wordt gebruikt, en wie binnen het bedrijf die code toekent en beheert.
• Een afspraak over wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van de gegevens die aan het register ten grondslag liggen — de eigen organisatie, de fabrikant, of het platform dat het paspoort host.
• Een vastgelegde werkwijze voor het moment dat gegevens in het bronsysteem wijzigen, zodat duidelijk is hoe en wanneer dat doorwerkt in het paspoort en de eventuele registratie.
• Documentatie van de herkomst van gegevens per productgroep, zodat bij een vraag van een bevoegde instantie snel is te herleiden waar een gegeven vandaan komt.
• Een overzicht van welke producten onder welk paspoort vallen wanneer meerdere paspoorten voor één product samenkomen, zodat registratie niet leidt tot verwarring tussen paspoorten.

Deze punten zijn nu al te organiseren, ook zonder dat de exacte registratieverplichting voor banden vaststaat. Zodra de gedelegeerde handeling voor banden is gepubliceerd en de datum van toepassing bekend is, wordt dit artikel aangevuld met de concrete termijn en de precieze inhoud van de registratieplicht.