Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Elk product krijgt een eigen, unieke code

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) schrijft voor dat een product dat onder het digitale productpaspoort valt, een unieke identificatiecode krijgt. Voor een band betekent dit dat er een code komt die dat specifieke product (of die specifieke productgroep, afhankelijk van hoe de gedelegeerde handeling voor banden dit invult) onderscheidt van elk ander product. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat de manier waarop nu artikelnummers, batchnummers of interne SKU's worden toegekend, tegen het licht moet worden gehouden: sluit die systematiek aan op wat straks als unieke identificatiecode moet dienen, of komt er een aparte laag bovenop de bestaande nummering?

De code moet te koppelen zijn aan het juiste paspoort

Een unieke identificatiecode heeft alleen waarde als hij ondubbelzinnig naar één digitaal productpaspoort verwijst. Artikel 11 van de ESPR beschrijft de technische eisen aan het paspoort zelf, waaronder de manier waarop de datadrager — bij banden vermoedelijk een QR-code — en de onderliggende gegevens met elkaar samenhangen. Voor een importeur of groothandel betekent dit dat de administratie waarin productgegevens worden bijgehouden (ERP, voorraadsysteem, of een los Excel-bestand) een sluitende koppeling moet kunnen leggen tussen de unieke code op het product en het paspoort dat daarbij hoort. Wie dat nu al met batchcodes of interne referenties doet, kan zich afvragen of het productpaspoort te koppelen is aan het eigen ERP- of voorraadsysteem.

De code moet consistent en herleidbaar blijven, ook na verkoop

Een unieke identificatiecode is geen eenmalig etiket dat na de verkoop zijn functie verliest. Zolang het paspoort beschikbaar moet blijven, moet de code ook herleidbaar blijven naar het juiste paspoort. Dat raakt aan de vraag hoe lang een productpaspoort beschikbaar moet blijven, en aan wat er gebeurt met die herleidbaarheid wanneer een importeur van rol wisselt, een assortiment wordt afgebouwd, of een onderneming stopt — een vraag die apart wordt behandeld op de pagina over wat er met het productpaspoort gebeurt als een bedrijf stopt.

De code moet aansluiten op bestaande identificatiesystemen

Artikel 12 laat ruimte voor het gebruik van bestaande identificatiesystemen, zolang die aan de eisen voldoen. Voor de bandensector ligt het voor de hand dat GS1-achtige systemen hierbij een rol spelen, omdat groothandel en retail daar vaak al mee werken voor logistiek en facturatie. Een bedrijf dat al met GS1-nummering werkt, kan zich afvragen of dat systeem zonder aanpassing herbruikt kan worden, of dat er een aanvullende laag nodig is — een vraag die aan de orde komt op de pagina over wat GS1 Digital Link is en of dat nodig is voor het productpaspoort.

Waar het misgaat in de praktijk

Eén code voor een hele productlijn, in plaats van per uitvoering. Een importeur kent één artikelcode toe aan een bandenmodel, terwijl er onder die noemer meerdere maten, belastingsindexen en snelheidsklassen worden verkocht. Zodra de unieke identificatiecode per paspoort-plichtig product moet worden toegekend, ontstaat onduidelijkheid welke code bij welke fysieke band hoort.

Verwarring tussen bandenmaat en identificatiecode. Sommige bedrijven gaan er (nog) van uit dat de bandenmaat zelf al voldoende onderscheidend is om als identificatie te dienen. Maat en identificatiecode zijn echter niet automatisch hetzelfde begrip, en het verschil daartussen wordt uitgelegd op de pagina over hoe de bandenmaat zich verhoudt tot de unieke identificatiecode.

Batchnummers die niet aansluiten op het paspoort. Fabricageprocessen kennen vaak al een batch- of productiecode toe, los van enige gedachte aan een digitaal paspoort. Wanneer die batchcode achteraf moet dienen als unieke identificatiecode, blijkt regelmatig dat dezelfde code per ongeluk aan meerdere partijen is toegekend, of dat de registratie ervan niet compleet is.

Hergebruik van gegevens zonder na te denken over de code. Een fabrikant wil voor de efficiëntie dezelfde technische gegevens gebruiken voor een reeks vergelijkbare bandmaten van hetzelfde model. Dat kan voor de inhoud van het paspoort een werkbare aanpak zijn, maar de unieke identificatiecode moet daarbij per product of productgroep kloppen. Deze afweging wordt verder toegelicht op de pagina over of dezelfde gegevens gebruikt kunnen worden voor meerdere bandmaten van hetzelfde model.

Geen aansluiting tussen QR-code en achterliggende identificatie. Een QR-code wordt op de band aangebracht, maar de link tussen die code en de unieke identificatiecode in de achterliggende systemen is niet goed vastgelegd. Bij een controle of bij een klacht van een wagenparkbeheerder blijkt dan dat niemand meer kan reconstrueren welk paspoort bij welke fysieke band hoorde. Hoe die QR-code op het product terechtkomt, staat beschreven op de pagina over hoe de QR-code voor het productpaspoort op banden komt.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welk intern nummeringssysteem (artikelcode, batchcode, GS1-nummer) als basis dient voor de unieke identificatiecode per bandtype.
• Een document waarin is vastgelegd hoe de unieke identificatiecode zich verhoudt tot bestaande bandenmaataanduidingen, zodat verwarring tussen deze twee begrippen wordt voorkomen.
• Een registratie van welke productgroepen of -varianten gegevens delen, en op basis van welke overweging dat gebeurt.
• Een technische beschrijving van de koppeling tussen de datadrager op het product en de achterliggende identificatiecode in het eigen systeem of ERP-pakket.
• Een aantekening over de afspraken met toeleveranciers of fabrikanten over wie de unieke identificatiecode toekent, en op welk moment in het productieproces dat gebeurt.
• Een overzicht van hoe de identificatiecode wordt aangeleverd of geregistreerd in het Europese register van digitale productpaspoorten, zodra dat van toepassing is.