Vad är registret för digitala produktpass och vad måste jag registrera där?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Artikel 13 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) inför ett centralt europeiskt register där vissa data från varje digitalt produktpass lagras. Artikel 14 lägger till en webbportal genom vilken tillsynsmyndigheter och andra behöriga myndigheter får tillgång till dessa data. För en importör eller grossist av däck ersätter detta inte själva produktpasset, utan kompletterar det: passet förblir vid produkten, registret är den plats där (en del av) den underliggande datan också centralt lagras.

Registrera data som hör till passet

Vilka data som exakt måste registreras och av vem utreds per produktgrupp. För däck innebär detta att de data som finns i passet — samma data som bakom QR-koden på produkten — också måste kunna hittas via registret. Praktiskt sett är detta ingen separat inmatningsuppgift om passet är ordentligt konfigurerat: registreringen i det europeiska registret bygger på samma underliggande dataset. Ett företag med 10 till 100 anställda som redan levererar data strukturerat för passet, levererar i praktiken grunden för vad som hamnar i registret.

Se till att den unika identifikationskoden är konsekvent

Registret använder identifikationskoder för att koppla pass till produkter. Det gör det desto viktigare att varje produkt får en unik identifikationskod som tillämpas konsekvent — även när samma data används för flera varianter. För däck spelar detta en direkt roll: samma konstruktion kan komma på marknaden i dussintals storlekar, och frågan hur däckstorleken förhåller sig till identifikationskoden är exakt den typ av fråga som ett register är känsligt för. Ett fel eller tvetydighet i identifikationskoden återverkar i registret, inte bara i passet.

Åtkomst för behöriga myndigheter via webbportalen

Artikel 14 reglerar webbportalen genom vilken behöriga myndigheter kan hämta data från registret. För ett företag innebär detta främst att de data som levereras också kan verifieras via en annan kanal än egen QR-kod. Det ändrar ingenting på innehållet i skyldigheten, men väl på synligheten: ett ofullständigt eller felaktigt pass är inte bara synligt för den som skannar däcket, utan även för den som konsulterar registret.

Se till att data förblir korrekta vid systemändringar

Många företag med 10 till 100 anställda matar inte in sina produktdata manuellt, utan via ett ERP- eller lagersystem. Frågan om produktpasset kan länkas till ett eget system är därför relevant för registret: data som levereras via en länk måste förbli konsekventa med det som redan registrerats när ändringar görs i källsystemet. En manuell rättelse i ett system som inte återverkar i det andra leder till en felöverensstämmelse mellan pass och register.

Där det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer regelbundet i praktiken för företag som arbetar med registret.

För det första: företag som behandlar passet och registret som två separata processer, vilket resulterar i att data matas in dubbelt — en gång för QR-koden, en gång för registret — och efter en uppdatering inte längre överensstämmer.

För det andra: oklarheter om vilken identifikationskod som är avgörande när en importör för samma däck under en egen artikelkod, medan tillverkaren använder en annan kod. Utan samordning skapas ett register med två "sanningar" för samma produkt.

För det tredje: återanvändning av data för flera däckstorlekar av samma modell utan att kontrollera om samma data för andra däckstorlekar faktiskt är korrekt. Det som är korrekt för en storlek är inte automatiskt det för en annan — och ett registreringsfel som uppstår på detta sätt är svårt att spåra retroaktivt.

För det fjärde: företag som förväntar sig att registret är en skyldighet som bockas av vid ett tillfälle, medan det i stället handlar om en dataström som måste förbli aktuell så länge passet finns.

För det femte: ingen intern överenskommelse om vem som är ansvarig för registreringen när passet hanteras av en tredje part — till exempel en plattform som sammanställer och är värd för passet. Okklarhet om denna rollfördelning leder till förseningar när en rättelse behövs.

Vad du kan dokumentera

Utan att den delegerade handlingen för däck redan är publicerad finns det ett antal saker som redan nu kan fastställas internt, så att registreringen senare blir en fråga om att ansluta sig istället för att börja om:

• En översikt över vilken identifieringskod som används per däckmodell och per storlek, och vem inom företaget som tilldelar och hanterar denna kod.
• En överenskommelse om vem som är ansvarig för att hålla uppgifterna aktuella som ligger till grund för registret — er egen organisation, tillverkaren eller plattformen som är värd för passet.
• En fastställd arbetsmetod för när uppgifter i källsystemet ändras, så att det är klart hur och när det återspeglas i passet och eventuell registrering.
• Dokumentation av ursprunget för uppgifter per produktgrupp, så att det snabbt kan spåras varifrån en uppgift kommer när en behörig myndighet frågar.
• En översikt över vilka produkter som omfattas av vilket pass när flera pass för en produkt möts, så att registreringen inte leder till förvirring mellan pass.

Dessa punkter kan redan organiseras nu, även utan att den exakta registreringsskyldigheten för däck är fastställd. Så snart den delegerade handlingen för däck är publicerad och tillämpningsdatumet är känt, kommer denna artikel att kompletteras med den konkreta tidsfristen och det exakta innehållet i registreringsskyldigheten.