ik laat banden in meerdere fabrieken maken hoe combineer ik dat in één productpaspoort

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Banden uit meerdere fabrieken laten produceren onder één eigen merk of specificatie is in de bandenbranche eerder de regel dan de uitzondering. Wie dat doet, krijgt met het digitaal productpaspoort een praktische vraag: is dat één paspoort per bandtype, of moet elke fabriekslocatie apart iets opleveren? De ESPR redeneert vanuit het product en de actoren in de toeleveringsketen, niet vanuit de productielocatie op zich.

Ieder fabricageadres levert zijn eigen gegevens aan

Artikel 38 van de ESPR beschrijft de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen: iedere partij die bijdraagt aan het product, levert de informatie die binnen haar rol valt. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat banden bij meerdere fabrieken laat maken, betekent dit dat elke fabriek in principe haar eigen productiegegevens, materialen en testresultaten aanlevert — ook als het eindresultaat voor de klant één en dezelfde bandnaam of specificatie is. Praktisch is het zaak om per fabriek te weten welke gegevens zij zelf registreren en welke bij u als opdrachtgever vandaan moeten komen. Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van banden opvragen? geeft daarvoor een overzicht dat zich per fabriekslocatie laat herhalen.

Het paspoort moet inhoudelijk kloppen, per productmodel

Artikel 10 beschrijft de vereisten voor het digitale productpaspoort zelf: het moet de juiste informatie bevatten en die informatie moet actueel en controleerbaar zijn. Als twee fabrieken hetzelfde bandmodel maken met kleine verschillen in rubbersamenstelling of testwaarden, is dat inhoudelijk relevant. Eén paspoorttekst die geldt voor "het model" terwijl de werkelijke samenstelling per fabriek afwijkt, voldoet dan niet aan wat artikel 10 vraagt. Voor een bedrijf met meerdere productielocaties betekent dit dat vastgesteld moet worden of een bandmodel uit fabriek A werkelijk identiek is aan hetzelfde model uit fabriek B, of dat het in feite om twee net andere producten gaat die ieder een eigen paspoort verdienen.

Bij invoer uit derde landen is er een extra rol

Wie banden importeert die buiten de EU zijn gemaakt — vaak het geval bij meerdere fabrieken in bijvoorbeeld Zuidoost-Azië — krijgt daarnaast te maken met artikel 29, dat de verplichtingen van importeurs beschrijft, en met artikel 15 over douanecontroles met betrekking tot het digitale productpaspoort. Voor een importeur die van drie fabrieken tegelijk afneemt, is relevant dat het paspoort al aanwezig en controleerbaar moet zijn op het moment van invoer, per zending en per productmodel. Wat dit concreet inhoudt voor bedrijven die van buiten de EU inkopen, staat verder uitgewerkt op Wat betekent het productpaspoort als ik banden van buiten de EU invoer?

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug bij bedrijven die van meerdere fabrieken betrekken.

Eén paspoort voor een "productlijn" die in werkelijkheid uit varianten bestaat. De marketingnaam van een bandtype suggereert één product, maar de fabrieken gebruiken elk een eigen rubbermengsel of profielvariant. Het paspoort volgt dan de marketingnaam in plaats van de werkelijke technische samenstelling.

Fabriek levert gegevens in een ander format of taal dan de andere fabrieken. Bij twee of meer productielocaties, vaak in verschillende landen, komen technische dossiers in verschillende talen, eenheden of documentstructuren binnen. Dat maakt het samenvoegen tot één correct paspoort foutgevoelig.

Onduidelijk wie verantwoordelijk is als een fabriek stopt met een bepaalde lijn. Als één van de fabrieken de productie van een bandmodel beëindigt, blijft de vraag liggen wie de gegevens van dat model nog beheert en actueel houdt voor de resterende looptijd van het paspoort.

Gegevens van een nieuwe fabriek worden niet vergeleken met de bestaande. Bij uitbreiding naar een extra fabriek voor hetzelfde model wordt soms aangenomen dat de bestaande paspoorttekst zonder wijziging kan worden overgenomen, zonder te controleren of de technische gegevens van de nieuwe locatie werkelijk overeenkomen.

Importgegevens en fabrieksgegevens sluiten niet op elkaar aan. Bij invoer van banden uit meerdere fabrieken buiten de EU blijkt bij douanecontrole dat het paspoort niet aansluit op de daadwerkelijke herkomst van de specifieke zending, omdat interne administratie de fabrieken niet consequent onderscheidt.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per fabriek van welke gegevens zij zelf aanleveren en welke door u worden aangevuld, zodat duidelijk is waar een gat in de gegevens vandaan komt. Zie Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van banden opvragen? als uitgangspunt per fabriekslocatie.
• Contractuele afspraken met elke fabriek over de levering van paspoortgegevens, inclusief taal, format en moment van aanlevering. Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract? beschrijft hoe dat in een inkoopcontract wordt opgenomen.
• Een vaste werkwijze om te controleren of gegevens van verschillende fabrieken die onder dezelfde bandnaam vallen, inhoudelijk ook echt overeenkomen, voordat ze in één paspoort worden samengevoegd. Zie daarvoor Hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen?
• Een interne lijst per bandmodel met de bijbehorende fabriekslocatie(s), zodat bij wijziging van leverancier of bij uitfasering van een fabriek duidelijk is welk paspoort daarbij hoort.
• Een vastgelegde procedure voor wat er gebeurt als een fabriek stopt met een model: wie de gegevens dan nog beheert, en hoe dat wordt vastgesteld richting de partij die het paspoort tien jaar hoort te kunnen laten zien.
• Bij invoer van buiten de EU: een koppeling tussen zendingsgegevens en fabrieksherkomst, zodat bij douanecontroles duidelijk is welk paspoort bij welke zending hoort.