tyrepas.eu
Inloggen Aanmelden

Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract?

Neem een leverplicht voor paspoortgegevens op in het contract

Dat legt u vast door in het inkoopcontract een aparte bepaling op te nemen die de leverancier verplicht om alle gegevens aan te leveren die nodig zijn voor het digitale productpaspoort, op een moment dat u dat paspoort nog kunt samenstellen en publiceren voordat het product op de markt komt of wordt verkocht. Een dergelijke bepaling beschrijft welke gegevens het gaat, in welke vorm ze worden aangeleverd, wie verantwoordelijk is als gegevens ontbreken of onjuist blijken, en wat er gebeurt als de levering te laat komt. Zonder zo'n afspraak bent u voor de inhoud van het paspoort afhankelijk van de welwillendheid van de leverancier, terwijl de verplichting om het paspoort te kunnen tonen bij u als importeur of marktdeelnemer kan liggen.

Voor bandenleveringen, niet voor elk detail van de band

Deze afspraak is relevant voor elke inkooprelatie waarbij een band wordt ingekocht die straks onder de verplichting tot een digitaal productpaspoort valt, ongeacht of de leverancier een fabrikant, een handelaar binnen de EU of een importeur van buiten de EU is. Het gaat hierbij om de gegevens die de fabrikant of importeur al zou moeten vastleggen: technische specificaties, materiaalsamenstelling, conformiteitsinformatie en dergelijke. Het gaat niet over de vraag wie het paspoort technisch host of de QR-code aanlevert — dat is een aparte dienst, geen contractvoorwaarde met de bandenleverancier. Ook zegt een contractuele afspraak niets over wie tegenover een toezichthouder aansprakelijk is; die verdeling volgt uit de ESPR zelf en niet uit wat partijen onderling afspreken.

Nog geen vaste ingangsdatum, wel een duidelijke richting

Er is nog geen gepubliceerde gedelegeerde handeling voor banden, en daarmee ligt de datum waarop een paspoort verplicht wordt nog niet vast. Wat wel vaststaat, is dat de ESPR een kader neerzet waarin marktdeelnemers gegevens van elkaar nodig hebben om aan zo'n paspoortplicht te kunnen voldoen zodra die voor banden concreet wordt. Tot de gedelegeerde handeling er is, is er geen wettelijke verplichting om paspoortgegevens contractueel af te dwingen — maar er is ook niets dat een importeur of groothandel weerhoudt om die afspraak nu al op te nemen, zodat de aanlevering later niet vanaf nul hoeft te worden opgezet. Zodra de datum bekend is, wordt dat hier vermeld.

Hoe u dit in de praktijk aanpakt

De eerste stap is nagaan welke gegevens een paspoort straks nodig heeft — dat sluit aan bij wat een fabrikant of importeur nu al aan technische documentatie en conformiteitsgegevens bijhoudt, dus het is geen geheel nieuwe vraag aan de leverancier. De tweede stap is die gegevensset expliciet benoemen in het contract, in plaats van te verwijzen naar "wettelijk vereiste informatie" in algemene zin; een lijst of bijlage met de concrete gegevens voorkomt discussie achteraf over wat er precies bedoeld werd. De derde stap is een moment koppelen aan de levering: gegevens vóór levering, bij levering, of binnen een vastgestelde termijn na levering — welke keuze het beste past, hangt af van hoe uw eigen proces voor het samenstellen en publiceren van het paspoort is ingericht. De vierde stap is vastleggen wat er gebeurt bij een tekortkoming: een hersteltermijn, een verplichting tot aanvulling, of een regeling voor de kosten als een paspoort daardoor niet op tijd beschikbaar is. Ten slotte is het praktisch om de afspraak niet los te laten staan van de rest van het contract, maar te koppelen aan de bepalingen over conformiteit en documentatie die er vermoedelijk al staan — de paspoortgegevens zijn in de kern een uitbreiding van wat al aan technische informatie wordt uitgewisseld, geen nieuw hoofdstuk in de relatie met de leverancier.

Basis in artikel 38 en artikel 29 van de ESPR

Artikel 38 van de ESPR beschrijft dat actoren in de toeleveringsketen verplichtingen hebben om informatie die nodig is voor de naleving van productvereisten, waaronder het productpaspoort, aan andere actoren in de keten beschikbaar te stellen. Artikel 29 beschrijft de verplichtingen van importeurs, waaronder het waarborgen dat de vereiste documentatie en informatie over het product aanwezig en controleerbaar is voordat het product in de EU op de markt wordt gebracht. Samen laten deze bepalingen zien dat de verplichting om gegevens beschikbaar te hebben niet alleen bij de fabrikant ligt, maar doorwerkt naar de partijen die het product verder in de keten brengen — en dat een contractuele afspraak over gegevenslevering dus een praktische vertaling is van een verplichting die de ESPR al aan de keten als geheel oplegt.

Wie nu al een inkoopcontract opstelt of herziet, kan de gegevensbepaling meenemen als aparte clausule, zodat de aanlevering van paspoortgegevens straks niet apart hoeft te worden onderhandeld op het moment dat de verplichting voor banden ingaat.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Als bandenimporteur of -groothandel koopt u in bij een fabrikant, en die fabrikant is degene die de gegevens voor het productpaspoort produceert. Maar de verplichting om te zorgen dat die gegevens er zijn en klopt, ligt voor een deel ook bij u. Dat maakt het inkoopcontract een praktisch instrument: het is de plek waar u vastlegt wie wat levert, wanneer, en wat er gebeurt als dat niet gebeurt.

Gegevens van actoren in de toeleveringsketen (artikel 38 ESPR)

Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft dat actoren in de toeleveringsketen — fabrikanten, maar ook andere partijen die aan de totstandkoming van het product bijdragen — informatie aanleveren die nodig is voor het productpaspoort. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat de gegevens niet automatisch bij u binnenkomen: u zult daar in de inkooprelatie iets over moeten afspreken. Een fabrikant die zelf nog geen ervaring heeft met het productpaspoort, levert doorgaans niet ongevraagd een compleet en correct dossier aan.

Verplichtingen van importeurs (artikel 29 ESPR)

Artikel 29 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van importeurs: wie producten van buiten de EU op de markt brengt, draagt een eigen verantwoordelijkheid voor de conformiteit van het product, inclusief het productpaspoort. Voor een importeur van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat het niet volstaat om te vertrouwen op wat de fabrikant buiten de EU aanlevert — er zal een eigen controleslag nodig zijn voordat het product de EU-markt bereikt. Wat dit precies betekent bij invoer van buiten de EU, staat verder uitgewerkt op de pagina over wat het productpaspoort betekent bij invoer van banden van buiten de Europese Unie.

Doorwerking in de eigen keten

Wie zelf ook weer levert aan wagenparkbeheerders of andere afnemers, geeft de verplichting in feite door: de gegevens die u van uw fabrikant ontvangt, moeten weer beschikbaar zijn voor uw eigen klanten. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat het inkoopcontract niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van een keten van afspraken die van fabrikant tot eindgebruiker loopt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug.

Een importeur sluit een inkoopcontract dat alleen over prijs, levertijd en garantie gaat, en vergeet dat de fabrikant straks ook data moet aanleveren die niet in een gangbaar inkoopcontract staan. Als die verplichting er niet expliciet in staat, is er ook niets om op terug te vallen als de gegevens uitblijven.

Een groothandel neemt aan dat "de fabrikant dat wel regelt", zonder dat er een moment is afgesproken waarop dat gecontroleerd wordt. Het gevolg is dat de gegevens er soms pas zijn wanneer het product al onderweg is, of helemaal niet.

Een bedrijf ontvangt gegevens van de fabrikant, maar heeft nergens vastgelegd wie binnen de eigen organisatie controleert of die gegevens ook kloppen. Fouten in bijvoorbeeld typeaanduidingen of testresultaten blijven zo onopgemerkt tot een klant of toezichthouder er iets van vraagt.

Bij inkoop van banden die in meerdere fabrieken worden gemaakt — bijvoorbeeld dezelfde specificatie, maar geproduceerd op verschillende locaties — wordt niet vastgelegd hoe die gegevens worden samengevoegd tot één paspoort per productvariant. Dit speelt met name bij inkoop via meerdere productielocaties, iets wat verder wordt besproken op de pagina over hoe u gegevens van meerdere fabrieken combineert in één productpaspoort.

Een contract wordt getekend zonder dat is afgesproken wat er gebeurt als de leverancier stopt met leveren, van fabrikant wisselt, of de gegevens gewoon niet op tijd aanlevert. Zonder zo'n bepaling staat een inkopende partij met lege handen op het moment dat het misgaat.

Wat u kunt vastleggen

In het inkoopcontract, of in een bijlage daarbij, kan een aantal punten expliciet worden vastgelegd:

  • Een lijst van te leveren gegevens. Wat precies wordt opgevraagd bij de leverancier, staat beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw leverancier van banden kunt opvragen. Die lijst kan als bijlage bij het contract worden gevoegd, zodat er geen misverstand ontstaat over wat "de gegevens" precies omvat.
  • Een moment van aanlevering. Bijvoorbeeld: vóór de eerste levering, of vóór het product de EU-markt bereikt. Het exacte moment is aan de partijen, maar het vastleggen van een moment voorkomt dat de aanlevering op de lange baan wordt geschoven.
  • Een bepaling over wijzigingen. Wat gebeurt er als de fabrikant een productwijziging doorvoert die het paspoort raakt? Een afspraak over meldingsplicht bij wijzigingen voorkomt dat een paspoort ongemerkt verouderd raakt.
  • Een escalatieroute. Wat te doen als de leverancier de gegevens niet, te laat, of onvolledig aanlevert, staat beschreven op de pagina over wat u kunt doen als uw leverancier de gegevens niet levert. Een verwijzing naar die route in het contract zelf — of een vergelijkbare eigen escalatiebepaling — geeft een handvat op het moment dat het misgaat.
  • Een verwijzing naar de toepasselijke regelgeving. Het contract kan verwijzen naar artikel 38 en artikel 29 van de ESPR, zodat beide partijen weten op welke basis de verplichting rust, in plaats van dat dit alleen mondeling is afgesproken.
  • Een bepaling over duur en archivering. Omdat het paspoort een lange periode toegankelijk moet blijven, kan worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het beschikbaar houden van de onderliggende documentatie, ook nadat de handelsrelatie is beëindigd.

Voor bedrijven die twijfelen of deze verplichtingen al gelden voor hun eigen productrange, is het onderscheid tussen "van toepassing zijn" en "nog niet van toepassing zijn" relevant: de vraag of het productpaspoort al voor de eigen banden geldt bepaalt mede hoe urgent het is om deze afspraken nu al in nieuwe contracten op te nemen, of pas bij een volgende contractronde.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.