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Wie dokumentiere ich die Bereitstellung von Produktpassdaten in meinem Einkaufsvertrag?

Nehmen Sie eine Lieferpflicht für Passdaten in den Vertrag auf

Sie regeln dies, indem Sie in Ihren Kaufvertrag eine separate Bestimmung aufnehmen, die den Lieferanten verpflichtet, alle Daten bereitzustellen, die für den digitalen Produktpass erforderlich sind, und zwar zu einem Zeitpunkt, zu dem Sie diesen Pass noch zusammenstellen und veröffentlichen können, bevor das Produkt auf den Markt kommt oder verkauft wird. Eine solche Bestimmung beschreibt, um welche Daten es sich handelt, in welcher Form sie bereitgestellt werden, wer verantwortlich ist, wenn Daten fehlen oder sich als falsch herausstellen, und was geschieht, wenn die Lieferung zu spät erfolgt. Ohne eine solche Absprache sind Sie beim Inhalt des Passes von der Kulanz des Lieferanten abhängig, während die Verpflichtung, den Pass vorzeigen zu können, bei Ihnen als Importeur oder Marktakteur liegen kann.

Für Reifenlieferungen, nicht für jedes Detail des Reifens

Diese Absprache ist relevant für jede Geschäftsbeziehung, in der ein Reifen eingekauft wird, der künftig unter die Verpflichtung zu einem digitalen Produktpass fällt, unabhängig davon, ob der Lieferant ein Hersteller, ein Händler innerhalb der EU oder ein Importeur von außerhalb der EU ist. Es geht hierbei um die Daten, die der Hersteller oder Importeur bereits festhalten sollte: technische Spezifikationen, Materialzusammensetzung, Konformitätsinformationen und dergleichen. Es geht nicht um die Frage, wer den Pass technisch hostet oder den QR-Code bereitstellt — das ist eine separate Dienstleistung, keine Vertragsbedingung mit dem Reifenlieferanten. Eine vertragliche Absprache besagt auch nichts darüber, wer gegenüber einer Überwachungsbehörde haftbar ist; diese Aufteilung ergibt sich aus der ESPR selbst und nicht aus dem, was die Parteien untereinander vereinbaren.

Noch kein festes Stichtag, aber eine klare Richtung

Es gibt noch keine veröffentlichte Delegierte Handlung für Reifen, und damit steht das Datum, an dem ein Pass erforderlich wird, noch nicht fest. Was jedoch feststeht, ist, dass die ESPR einen Rahmen schafft, in dem Marktakteure Daten voneinander benötigen, um einer solchen Passpflicht nachzukommen, sobald diese für Reifen konkret wird. Bis zur Delegierten Handlung gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, Passdaten vertraglich durchzusetzen — aber es gibt auch nichts, was einen Importeur oder Großhändler daran hindert, diese Absprache bereits jetzt vorzunehmen, damit die Bereitstellung später nicht von vorne herein aufgebaut werden muss. Sobald das Datum bekannt ist, wird es hier angegeben.

Wie Sie dies in der Praxis umsetzen

Der erste Schritt besteht darin zu klären, welche Daten ein Pass künftig benötigt — das schließt an das an, was ein Hersteller oder Importeur bereits an technischer Dokumentation und Konformitätsdaten führt, also ist es keine völlig neue Anfrage an den Lieferanten. Der zweite Schritt besteht darin, diesen Datensatz ausdrücklich im Vertrag zu benennen, anstatt auf "gesetzlich erforderliche Informationen" im allgemeinen Sinne zu verweisen; eine Liste oder ein Anhang mit den konkreten Daten vermeidet spätere Diskussionen darüber, was genau gemeint war. Der dritte Schritt besteht darin, einen Zeitpunkt für die Lieferung festzulegen: Daten vor Lieferung, bei Lieferung oder innerhalb einer festgelegten Frist nach Lieferung — welche Wahl am besten passt, hängt davon ab, wie Ihr eigener Prozess für die Zusammenstellung und Veröffentlichung des Passes organisiert ist. Der vierte Schritt besteht darin, festzuhalten, was bei Nichterfüllung geschieht: eine Abhilfefrist, eine Nachbesserungsverpflichtung oder eine Regelung für die Kosten, falls ein Pass dadurch nicht rechtzeitig verfügbar ist. Schließlich ist es praktisch, die Absprache nicht isoliert zu betrachten, sondern sie an die Bestimmungen über Konformität und Dokumentation zu koppeln, die wahrscheinlich bereits vorhanden sind — die Passdaten sind im Kern eine Erweiterung der technischen Informationen, die bereits ausgetauscht werden, kein neues Kapitel in der Beziehung zum Lieferanten.

Grundlage in Artikel 38 und Artikel 29 der ESPR

Artikel 38 der ESPR beschreibt, dass Akteure in der Lieferkette verpflichtet sind, Informationen, die zur Einhaltung von Produktanforderungen erforderlich sind, einschließlich des Produktpasses, anderen Akteuren in der Kette zur Verfügung zu stellen. Artikel 29 beschreibt die Verpflichtungen von Importeuren, einschließlich der Gewährleistung, dass die erforderliche Dokumentation und Informationen über das Produkt vorhanden und überprüfbar sind, bevor das Produkt in der EU auf den Markt gebracht wird. Zusammen zeigen diese Bestimmungen, dass die Verpflichtung, über Daten zu verfügen, nicht nur beim Hersteller liegt, sondern sich auf die Parteien erstreckt, die das Produkt weiter in die Kette bringen — und dass eine vertragliche Vereinbarung über die Datenlieferung daher eine praktische Umsetzung einer Verpflichtung ist, die die ESPR bereits der Kette insgesamt auferlegt.

Wer jetzt bereits einen Einkaufsvertrag aufstellt oder überarbeitet, kann die Datenbestimmung als separate Klausel aufnehmen, damit die Lieferung von Passdaten später nicht separat ausgehandelt werden muss, wenn die Verpflichtung für Reifen in Kraft tritt.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst finden Sie auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Als Reifenimporteur oder -großhändler kaufen Sie bei einem Hersteller ein, und dieser Hersteller ist derjenige, der die Daten für das Produktpass produziert. Aber die Verpflichtung, dafür zu sorgen, dass diese Daten vorhanden und korrekt sind, liegt zum Teil auch bei Ihnen. Das macht den Einkaufsvertrag zu einem praktischen Instrument: Es ist der Ort, an dem Sie festlegen, wer was liefert, wann und was passiert, wenn das nicht der Fall ist.

Daten von Akteuren in der Lieferkette (Artikel 38 ESPR)

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass Akteure in der Lieferkette — Hersteller, aber auch andere Parteien, die zur Herstellung des Produkts beitragen — Informationen bereitstellen, die für das Produktpass erforderlich sind. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass die Daten nicht automatisch bei Ihnen ankommen: Sie müssen dies in der Einkaufsbeziehung absprechen. Ein Hersteller, der selbst noch keine Erfahrung mit dem Produktpass hat, liefert normalerweise nicht unaufgefordert ein vollständiges und korrektes Dossier.

Verpflichtungen von Importeuren (Artikel 29 ESPR)

Artikel 29 der ESPR beschreibt die Verpflichtungen von Importeuren: Wer Produkte von außerhalb der EU auf den Markt bringt, trägt eine eigene Verantwortung für die Konformität des Produkts, einschließlich des Produktpass. Für einen Importeur mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass es nicht ausreicht, sich darauf zu verlassen, was der Hersteller außerhalb der EU liefert — es wird eine eigene Kontrollprüfung erforderlich sein, bevor das Produkt den EU-Markt erreicht. Was dies genau bei der Einfuhr von außerhalb der EU bedeutet, wird weiter ausgearbeitet auf der Seite über was das Produktpass bei der Einfuhr von Reifen von außerhalb der Europäischen Union bedeutet.

Weitergabe in der eigenen Kette

Wer selbst auch wieder an Wagenparkmanager oder andere Kunden liefert, gibt die Verpflichtung im Grunde weiter: Die Daten, die Sie von Ihrem Hersteller erhalten, müssen wieder für Ihre eigenen Kunden verfügbar sein. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass der Einkaufsvertrag nicht für sich allein steht, sondern Teil einer Kette von Absprachen ist, die vom Hersteller bis zum Endnutzer reicht.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen kehrt in der Praxis immer wieder.

Ein Importeur schließt einen Einkaufsvertrag ab, der sich nur auf Preis, Lieferzeit und Garantie bezieht, und vergisst, dass der Hersteller später auch Daten liefern muss, die nicht in einem Standardeinkaufsvertrag stehen. Wenn diese Verpflichtung darin nicht ausdrücklich aufgeführt ist, gibt es auch nichts, worauf man zurückgreifen kann, wenn die Daten ausbleiben.

Ein Großhändler geht davon aus, dass "der Hersteller das regelt", ohne dass ein Zeitpunkt vereinbart wurde, an dem dies überprüft wird. Die Folge ist, dass die Daten manchmal erst vorhanden sind, wenn das Produkt bereits unterwegs ist, oder überhaupt nicht.

Ein Unternehmen erhält Daten vom Hersteller, hat aber nirgendwo festgehalten, wer innerhalb der eigenen Organisation überprüft, ob diese Daten auch korrekt sind. Fehler beispielsweise in Reifenbezeichnungen oder Testergebnissen bleiben so unbemerkt, bis ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde etwas dazu sagt.

Beim Einkauf von Reifen, die in mehreren Fabriken hergestellt werden — beispielsweise dieselbe Spezifikation, aber an verschiedenen Standorten produziert — wird nicht festgehalten, wie diese Daten zu einem Produktpass pro Produktvariante zusammengefügt werden. Dies ist besonders relevant beim Einkauf von mehreren Produktionsstandorten, ein Thema, das weiter auf der Seite über besprochen wird wie Sie Daten mehrerer Fabriken in einem Produktpass zusammenfassen.

Ein Vertrag wird unterzeichnet, ohne dass abgesprochen wurde, was passiert, wenn der Lieferant die Lieferung einstellt, den Hersteller wechselt oder die Daten einfach nicht rechtzeitig liefert. Ohne eine solche Bestimmung steht ein einkaufendes Unternehmen im Moment des Ausfalls mit leeren Händen da.

Was Sie dokumentieren können

Im Einkaufsvertrag oder in einer Anlage dazu können mehrere Punkte ausdrücklich festgehalten werden:

  • Eine Liste der zu liefernden Daten. Was genau vom Lieferanten abgefragt wird, wird auf der Seite über beschrieben welche Daten Sie bei Ihrem Reifenlieferanten abfragen können. Die Liste kann als Anlage zum Vertrag beigefügt werden, damit kein Missverständnis über den genauen Umfang von "den Daten" entsteht.
  • Ein Lieferzeitpunkt. Beispielsweise: vor der ersten Lieferung oder bevor das Produkt den EU-Markt erreicht. Der genaue Zeitpunkt liegt bei den Parteien, aber die Festlegung eines Zeitpunkts verhindert, dass die Lieferung in die Länge gezogen wird.
  • Eine Regelung für Änderungen. Was geschieht, wenn der Hersteller eine Produktänderung durchführt, die das Paspoort betrifft? Eine Vereinbarung über die Meldungspflicht bei Änderungen verhindert, dass ein Paspoort unbemerkt veraltet.
  • Eine Eskalationsroute. Was zu tun ist, wenn der Lieferant die Daten nicht, zu spät oder unvollständig liefert, ist auf der Seite über beschrieben was Sie tun können, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht bereitstellt. Ein Verweis auf diese Eskalationsroute im Vertrag selbst – oder eine vergleichbare eigene Eskalationsbestimmung – bietet einen Ansatz für den Fall, dass es schiefgeht.
  • Ein Verweis auf die anwendbare Rechtsvorschrift. Der Vertrag kann auf Artikel 38 und Artikel 29 der ESPR verweisen, damit beide Parteien wissen, auf welcher Grundlage die Verpflichtung ruht, anstatt dass dies nur mündlich vereinbart wurde.
  • Eine Bestimmung über Dauer und Archivierung. Da das Paspoort über einen langen Zeitraum zugänglich bleiben muss, kann festgelegt werden, wer für die Verfügbarmachung der zugrunde liegenden Dokumentation verantwortlich ist, auch nachdem die Handelsbeziehung beendet wurde.

Für Unternehmen, die unsicher sind, ob diese Verpflichtungen bereits für ihr eigenes Produktsortiment gelten, ist die Unterscheidung zwischen "gilt" und "gilt noch nicht" relevant: die Frage, ob das Produktpassport bereits für die eigenen Reifen gilt bestimmt auch, wie dringend es ist, diese Vereinbarungen bereits jetzt in neue Verträge aufzunehmen, oder erst in einer nächsten Vertragsrunde.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen über die Verordnung, auf der diese Plattform basiert. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihren Fall konsultieren Sie bitte einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI geschrieben auf der Grundlage der obigen Quellen, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.