Jak udokumentuję dostarczanie danych paszportu w mojej umowie zakupu?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od Ciebie oczekuje

Jako importer lub hurtownik opon kupujesz u producenta, a to producent jest tym, który wytwarza dane do paszportu produktu. Ale obowiązek zagwarantowania, że te dane istnieją i są prawidłowe, spoczywa częściowo również na Tobie. To sprawia, że umowa zakupu jest praktycznym narzędziem: to miejsce, w którym ustalasz, kto co dostarcza, kiedy i co się stanie, jeśli tego nie będzie.

Dane aktorów łańcucha dostaw (artykuł 38 ESPR)

Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, że aktorzy łańcucha dostaw — producenci, ale również inne strony zaangażowane w wytworzenie produktu — dostarczają informacje niezbędne do paszportu produktu. Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników oznacza to praktycznie, że dane nie trafiają do Ciebie automatycznie: będziesz musiał coś na ten temat uzgodnić w relacji zakupowej. Producent, który sam nie ma jeszcze doświadczenia z paszportem produktu, zwykle nie dostarcza z własnej inicjatywy pełnego i poprawnego dossier.

Obowiązki importerów (artykuł 29 ESPR)

Artykuł 29 ESPR opisuje obowiązki importerów: kto wprowadza produkty spoza UE na rynek, ponosi własną odpowiedzialność za zgodność produktu, łącznie z paszportem produktu. Dla importera zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że nie wystarczy polegać na tym, co producent spoza UE dostarcza — potrzebna będzie własna kontrola, zanim produkt dotrze na rynek UE. Co dokładnie to oznacza przy imporcie opon spoza UE, opisano szczegółowo na stronie dotyczącej co paszport produktu oznacza przy imporcie opon spoza Unii Europejskiej.

Przepracowanie w łańcuchu dostaw

Kto sam dostarcza również zarządcom flot lub innym odbiorcom, de facto przekazuje obowiązek dalej: dane, które otrzymujesz od swojego producenta, muszą być ponownie dostępne dla Twoich własnych klientów. Dla średniej firmy oznacza to, że umowa zakupu nie stoi sama, ale jest częścią łańcucha ustaleń, który biegnie od producenta do użytkownika końcowego.

Gdzie psuje się to w praktyce

W praktyce powtarza się wiele sytuacji.

Importer podpisuje umowę zakupu, która dotyczy tylko ceny, czasu dostawy i gwarancji, i zapomina, że producent musi następnie dostarczyć dane, które nie są w standardowej umowie zakupu. Jeśli obowiązek ten nie jest w niej wyraźnie zawarty, nie ma się do czego odwołać, jeśli dane się nie pojawią.

Hurtownik zakłada, że "producent to załatwi", bez wcześniej ustalonego momentu, w którym to będzie sprawdzane. Rezultatem jest to, że dane czasami pojawiają się dopiero, gdy produkt jest już w drodze, lub wcale się nie pojawiają.

Firma otrzymuje dane od producenta, ale nigdzie nie zanotowała, kto wewnątrz organizacji będzie kontrolować, czy te dane są prawidłowe. Błędy w na przykład oznaczeniach typów lub wynikach testów pozostają niezauważone, dopóki klient lub organ nadzoru o coś nie zapyta.

Przy zakupie opon wytwarzanych w kilku fabrykach — na przykład ta sama specyfikacja, ale produkowana w różnych lokalizacjach — nie zanotowuje się, jak te dane są łączne w jeden paszport na wariant produktu. To szczególnie dotyczy zakupu z wielu lokalizacji produkcji, co jest bardziej omawiane na stronie dotyczącej jak łączysz dane z wielu fabryk w jeden paszport produktu.

Umowa jest podpisana bez wcześniejszego ustalenia, co się stanie, jeśli dostawca zaprzestanie dostarczania, zmieni producenta, lub dane po prostu nie dotrą na czas. Bez takiego warunku strona kupująca staje z pustymi rękami w momencie, gdy coś pójdzie nie tak.

Co można teraz ustalić

W umowie zakupu, lub w załączniku do niej, można wyraźnie zanotować wiele kwestii:

• Lista danych do dostarczenia. Co dokładnie się żąda od dostawcy, opisano na stronie dotyczącej jakie dane możesz żądać od swojego dostawcy opon. Lista ta może być dołączona jako załącznik do umowy, aby uniknąć nieporozumień co do tego, co dokładnie obejmuje "dane".

• Moment dostarczenia. Na przykład: przed pierwszą dostawą lub przed wprowadzeniem produktu na rynek UE. Dokładny moment należy do stron, ale ustalenie momentu dostawy zapobiega odkładaniu dostawy na przyszłość.

• Ustalenie dotyczące kontroli. To, kto w ramach własnego przedsiębiorstwa weryfikuje dostarczone dane i według jakiej metody, można ustalić w połączeniu ze wskazówkami na stronie dotyczącej sposobu sprawdzania, czy dane od dostawcy są prawidłowe.

• Postanowienie dotyczące zmian. Co się dzieje, jeśli producent wprowadza zmianę produktu dotyczącą paszportu? Ustalenie dotyczące obowiązku powiadomienia o zmianach zapobiega temu, aby paszport niepostrzeżenie stał się nieaktualny.

• Kanał eskalacji. Co zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych, dostarcza je ze zwłoką lub dostarcza je niekompletnie, jest opisane na stronie dotyczącej co możesz zrobić, jeśli twój dostawca nie dostarcza danych. Odwołanie się do tej procedury w samej umowie — lub porównywalna własna klauzula eskalacyjna — stanowi punkt odniesienia w momencie, gdy coś pójdzie źle.

• Odwołanie się do odpowiednich przepisów prawa. Umowa może odwoływać się do artykułu 38 i artykułu 29 ESPR, dzięki czemu obie strony wiedzą, na jakiej podstawie opiera się obowiązek, zamiast że jest to uzgodnione tylko ustnie.

• Postanowienie dotyczące okresu czasu i archiwizacji. Ponieważ produktpaspoort musi pozostać dostępny przez długi okres, można ustalić, kto odpowiada za udostępnianie underlying dokumentacji, również po zakończeniu relacji handlowej.

Dla firm, które wątpią, czy te obowiązki już obowiązują dla ich zakresu produktów, rozróżnienie między "mają zastosowanie" i "nie mają jeszcze zastosowania" jest istotne: pytanie, czy produktpaspoort już dotyczy twoich opon w określonej mierze określa, jak pilne jest włączenie tych ustaleń już teraz do nowych umów, czy dopiero w następnej rundzie negocjacyjnej.