Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van banden opvragen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Wie banden importeert, verhandelt of inzet in een wagenpark, krijgt bij het digitale productpaspoort een rol die verder gaat dan alleen doorverkopen. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt in artikel 38 vast dat actoren in de toeleveringsketen gegevens moeten doorgeven aan de volgende partij in de keten, en dat begint met wat u zelf ophaalt bij uw leverancier.

De gegevens die het paspoort verplicht stelt

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat een digitaal productpaspoort in algemene zin moet bevatten en hoe het toegankelijk moet zijn. Voor een specifiek product als een band wordt dit verder ingevuld door de gedelegeerde handeling die voor de bandensector wordt opgesteld — wat een gedelegeerde handeling precies is en waarom die bepaalt wat u moet doen, staat elders toegelicht. Praktisch betekent dit voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat er een vast aanspreekpunt nodig is dat weet welke gegevens de fabrikant per bandtype aanlevert, en dat die gegevens niet verspreid blijven liggen in e-mails en losse pdf's van verschillende inkopers.

Gegevens doorgeven aan de volgende schakel

Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is de kernbepaling voor dit onderwerp: actoren in de toeleveringsketen — dus ook een importeur of groothandel die zelf geen fabrikant is — geven de productinformatie door die nodig is om het paspoort compleet te maken of te laten functioneren voor de volgende partij. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat de rol niet stopt bij "ontvangen en opslaan": de gegevens moeten ook weer bruikbaar zijn voor de klant, de wagenparkbeheerder of de volgende groothandel in de keten.

Weten wie waarvoor verantwoordelijk is

Bij banden die in de EU zijn gemaakt, ligt de eerste verantwoordelijkheid voor het samenstellen van het paspoort meestal bij de fabrikant. Bij invoer van buiten de EU verschuift een deel van die rol naar de importeur, iets dat verder wordt uitgewerkt onder wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers is dit vaak het lastigste onderdeel: intern moet iemand vastleggen welke leverancier voor welke bandlijn de bron van de gegevens is, zeker als er via meerdere kanalen wordt ingekocht.

Weten of het paspoort überhaupt van toepassing is

Niet elk bandtype valt automatisch onder dezelfde eisen op hetzelfde moment. Voordat gegevens worden opgevraagd, is het zinvol te weten of het productpaspoort al geldt voor de banden die worden ingekocht en welke productgroepen binnen de bandenbranche onder de ESPR vallen. Voor een handelsbedrijf met een breed assortiment scheelt dit onnodig gegevens opvragen voor producten waarvoor de verplichting nog niet speelt, of net andersom: te laat beginnen voor een lijn die wel al onder de reikwijdte valt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen steeds terug bij bedrijven die net beginnen met dit onderwerp.

Een importeur vraagt de fabrikant om "de documentatie" zonder te specificeren welke gegevens precies nodig zijn voor het paspoort. De fabrikant stuurt een technisch datasheet dat voor de eigen productie is bedoeld, maar dat niet aansluit op wat het paspoort vraagt. Het gevolg: twee keer corresponderen, vertraging, en een dossier dat toch niet compleet is.

Een groothandel koopt bij drie verschillende fabrikanten in, elk met een ander formaat en een andere mate van detail in hun gegevens. Niemand binnen het bedrijf heeft de taak gekregen om die gegevens te vergelijken of te controleren op consistentie, waardoor afwijkingen pas opvallen wanneer een klant er zelf naar vraagt.

Een bedrijf laat banden bij meerdere fabrieken produceren onder één eigen merk en gaat ervan uit dat één van die fabrieken alle gegevens wel zal aanleveren voor het complete paspoort. Dat is een aanname die niet vanzelf klopt — hoe gegevens van meerdere fabrieken samengevoegd worden in één productpaspoort vraagt om een bewuste afspraak, niet om toeval.

Een importeur ontvangt gegevens, maar niemand checkt of de cijfers en classificaties die de leverancier opgeeft ook echt overeenkomen met het fysieke product dat wordt geleverd. Pas bij een steekproef of een klacht blijkt dat een partij verkeerd is gelabeld.

Een bedrijf wacht met het opvragen van gegevens tot de verplichting officieel ingaat, en ontdekt dan dat de eigen leverancier de gevraagde gegevens niet snel kan aanleveren omdat die zelf nog niet is voorbereid. Wat te doen wanneer een leverancier de gegevens niet levert, staat beschreven bij de mogelijkheden als een leverancier de gegevens niet levert.

Wat u kunt vastleggen

Een aantal zaken is met relatief weinig moeite op orde te brengen, en voorkomt een deel van de bovenstaande situaties:

• Een lijst per bandtype of productlijn van welke leverancier of fabriek de gegevens levert, zodat bij meerdere productielocaties duidelijk is wie welk deel van het paspoort aanlevert.
• Een vaste set gegevens die wordt opgevraagd, in plaats van een algemeen verzoek om "documentatie" — dit voorkomt dat een leverancier iets anders aanlevert dan wat het paspoort nodig heeft.
• Een afspraak in het inkoopcontract over de levering van paspoortgegevens, inclusief wie verantwoordelijk is bij wijzigingen in het product. Hoe die afspraak eruit kan zien, staat toegelicht bij het vastleggen van paspoortgegevens in een inkoopcontract.
• Een controlemoment waarop ontvangen gegevens worden vergeleken met het fysieke product of de bestaande specificaties, zoals beschreven bij het controleren van gegevens van een leverancier op juistheid.
• Een intern overzicht van wat al bekend is en wat nog ontbreekt, per leverancier en per productlijn, zodat er niet bij elke nieuwe bestelling opnieuw gezocht moet worden naar wat al eerder is opgevraagd.

Dit soort vastleggingen kosten weinig tijd op het moment dat de inkooprelatie al bestaat, en besparen aanzienlijk meer tijd op het moment dat het paspoort daadwerkelijk moet worden samengesteld of getoond.