Jakie dane muszę poprosić od swojego dostawcy opon?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od Ciebie oczekuje

Jeśli importujesz, handlujesz lub wykorzystujesz opony w parku pojazdów, cyfrowy paszport produktu nakłada na ciebie rolę wykraczającą poza zwykłą odsprzedaż. ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa w artykule 38, że podmioty w łańcuchu dostaw muszą przekazywać dane następnej stronie w łańcuchu, a rozpoczyna się to od tego, co pobierasz sam od swojego dostawcy.

Dane, które paszport nakazuje dostarczyć

Artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, co cyfrowy paszport produktu powinien ogólnie zawierać i jak powinien być dostępny. W przypadku konkretnego produktu, takiego jak opona, zostaje to doprecyzowane przez akт delegowany, który zostanie opracowany dla sektora opon — czym dokładnie jest akt delegowany i dlaczego określa, co musisz robić, wyjaśniono w innym miejscu. W praktyce dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników oznacza to, że potrzebny jest stały punkt kontaktowy, który wie, jakie dane producent dostarcza na typ opony, i że dane te nie pozostają rozproszone w wiadomościach e-mail i luźnych plikach PDF od różnych pracowników ds. zakupów.

Przekazanie danych do następnego ogniwa

Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) jest podstawowym przepisem w tym zakresie: podmioty w łańcuchu dostaw — także importer lub dystrybutor hurtowy, który sam nie jest producentem — przekazują informacje o produkcie niezbędne do uzupełnienia paszportu lub umożliwienia jego funkcjonowania dla następnej strony. Dla średniego przedsiębiorstwa oznacza to, że rola nie kończy się na "odbiorze i przechowywaniu": dane muszą być również użyteczne dla klienta, zarządcy parku pojazdów lub następnego dystrybutora hurtowego w łańcuchu.

Wiedza o tym, kto za co jest odpowiedzialny

W przypadku opon wyprodukowanych w UE pierwsza odpowiedzialność za zestawienie paszportu zazwyczaj spoczywa na producencie. W przypadku importu spoza UE część tej roli przechodzi na importera, co jest dalej opracowane w sekcji co paszport produktu oznacza przy imporcie spoza Unii Europejskiej. Dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników jest to często najtrudniejsza część: wewnątrz ktoś musi udokumentować, który dostawca dla której linii opon jest źródłem danych, zwłaszcza jeśli zakupy odbywają się przez wiele kanałów.

Wiedza o tym, czy paszport w ogóle ma zastosowanie

Nie każdy typ opony automatycznie podlega tym samym wymogom w tym samym momencie. Przed poproszeniem o dane warto wiedzieć czy paszport produktu już obowiązuje opony, które są kupowane i które grupy produktów w branży opon podlegają ESPR. Dla przedsiębiorstwa handlowego z szerokim asortymentem oszczędza to niepotrzebne żądania danych dla produktów, dla których obowiązek nie ma jeszcze zastosowania, lub wręcz przeciwnie: zbyt późne rozpoczęcie dla linii, która już podlega zakresowi.

Gdzie psuje się to w praktyce

Kilka sytuacji pojawia się regularnie u przedsiębiorstw, które dopiero zaczynają zajmować się tym zagadnieniem.

Importer prosi producenta o "dokumentację" bez określenia, jakie dane dokładnie są potrzebne do paszportu. Producent wysyła kartę danych technicznych przeznaczoną do własnej produkcji, ale niezgodną z tym, o co pyta paszport. W rezultacie: dwie rundy korespondencji, opóźnienie i dossier, które i tak nie jest kompletne.

Dystrybutor hurtowy kupuje u trzech różnych producentów, każdy z innym formatem i innym stopniem szczegółowości swoich danych. Nikt w przedsiębiorstwie nie otrzymał zadania porównania tych danych lub sprawdzenia ich spójności, dlatego rozbieżności ujawniają się dopiero wtedy, gdy sam klient ich szuka.

Przedsiębiorstwo produkuje opony u wielu fabryk pod własną marką i zakłada, że jedna z tych fabryk dostarczy wszystkie dane do kompletnego paszportu. To założenie, które nie sprawdza się automatycznie — w jaki sposób dane z wielu fabryk są łączone w jeden paszport produktu , wymaga świadomej umowy, a nie przypadku.

Importer otrzymuje dane, ale nikt nie sprawdza, czy liczby i klasyfikacje wskazane przez dostawcę rzeczywiście odpowiadają fizycznemu produktowi, który zostanie dostarczony. Rozbieżności ujawniają się dopiero podczas próby losowej lub skargi, gdy okazuje się, że partia została błędnie oznaczona etykietą.

Przedsiębiorstwo czeka z żądaniem danych do momentu, gdy obowiązek oficjalnie wejdzie w życie, i wtedy odkrywa, że jego dostawca nie jest w stanie szybko dostarczyć żądanych danych, ponieważ sam nie jest jeszcze na to przygotowany. Jakie działania podjąć, gdy dostawca nie dostarcza danych, opisano w możliwościach, gdy dostawca nie dostarcza danych.

Co można teraz ustalić

Szereg kwestii można rozwiązać przy względnie małym wysiłku i zapobiec części wymienionych powyżej sytuacji:

• Listę per typ opony lub linia produktowa wskazującą, od którego dostawcy lub fabryki pochodzą dane, tak aby w przypadku wielu lokalizacji produkcji było jasne, kto dostarcza którą część paszportu.
• Stały zestaw danych, które są żądane, zamiast ogólnego wniosku o "dokumentację" — dzięki temu dostawca dostarcza to, czego faktycznie potrzebuje paszport.
• Umowę w umowie zakupu dotyczącą dostarczenia danych paszportu, w tym tego, kto jest odpowiedzialny za zmiany w produkcie. Jak może wyglądać taka umowa, opisano w uwzględnianiu danych paszportu w umowie zakupu.
• Moment kontroli w którym otrzymane dane porównywane są z fizycznym produktem lub istniejącymi specyfikacjami, jak opisano w kontrolowaniu poprawności danych dostawcy.
• Wewnętrzny przegląd tego, co już wiadomo i co jeszcze brakuje, per dostawca i per linia produktowa, aby nie trzeba było za każdym razem szukać na nowo, co zostało wcześniej żądane.

Tego typu ustalenia wymagają niewiele czasu w momencie, gdy relacja handlowa już istnieje, i zaoszczędzają znacznie więcej czasu w momencie, gdy paszport faktycznie musi być złożony lub wyświetlony.