Mitä tietoja minun on pyydettävä renkaiden toimittajaltani?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Kun yritys, joka tuo renkaita maahan, käy kauppaa niillä tai ottaa ne käyttöön ajoneuvocalkkissa, saa digitaalisen tuotepassin yhteydessä roolin, joka ulottuu pelkkää jälleenmyyntiä pidemmälle. ESPR (asetus (EU) 2024/1781) määrää 38 artiklassaan, että toimitusketjun toimijat välittävät tiedot ketjun seuraavalle osapuolelle, ja se alkaa sillä, mitä itse haet toimittajaltasi.

Tiedot, joita passi vaatii

ESPR:n (asetus (EU) 2024/1781) 10 artikla kuvaa, mitä digitaalisen tuotepassin on yleisesti sisällettävä ja miten sen on oltava saatavilla. Tietystä tuotteesta, kuten renkaasta, tätä tarkennetaan delegoidulla säädöksellä, joka laaditaan renkaasektorille — mikä delegoitu säädös tarkalleen ottaen on ja miksi se määrää, mitä sinun on tehtävä, selitetään muualla. Käytännössä tämä tarkoittaa 10–100 työntekijän yritykselle sitä, että tarvitaan nimetty yhteyshenkilö, joka tietää, mitä tietoja valmistaja toimittaa renkaiden tyypeittäin, ja että nämä tiedot eivät jää hajallaan sähköposteihin ja eri ostovastaavien löyhiin PDF-tiedostoihin.

Tietojen välittäminen seuraavalle ketjun osapuolelle

ESPR:n (asetus (EU) 2024/1781) 38 artikla on tämän aiheen ydinsäädös: toimitusketjun toimijat — siis myös tuontiyritys tai tukkukauppias, joka ei itse ole valmistaja — välittävät tuotetiedot, jotka ovat tarpeen passille tai sen toimintakunnollisuudelle seuraavalle osapuolelle. Keskisuurelle yritykselle tämä tarkoittaa, että rooli ei pysähdy kohtaan "vastaanottaminen ja varastointi": tiedoista on oltava myös hyötyä asiakkaalle, ajoneuvocalkin hoitajalle tai ketjun seuraavalle tukkukauppiaalle.

Tietää, kuka on vastuussa mistä

EU:ssa valmistetuilla renkailla vastuu passinin kokoamisesta on yleensä ensin valmistajalla. EU:n ulkopuolelta tuodessa osa tästä roolista siirtyy tuontiyrityksen vastuulle, mitä käsitellään tarkemmin kohdassa mitä tuotepassi merkitsee Euroopan unionin ulkopuolelta tuotaville renkailla. 10–100 työntekijän yritykselle tämä on usein hankalin osa: sisäisesti jonkun on dokumentoitava, mikä toimittaja on tietojen lähde kunkin renkaasarjan osalta, varsinkin jos ostot tehdään useita kanavia pitkin.

Tietää, sovelletaanko passia ylipäätään

Kaikki renkaatyypit eivät automaattisesti kuulu samoihin vaatimuksiin samalla hetkellä. Ennen kuin tietoja pyydetään, on hyödyllistä tietää, sovelletaanko tuotepassia jo ostettuihin renkaasiin ja mitkä renkaasektorin tuoteryhmät kuuluvat ESPR:n soveltamisalaan. Kaupan harjoittajalle, jolla on laaja valikoima, tämä säästää turhilta kyselyiltä tuotteiden osalta, joissa velvoite ei vielä ole voimassa, tai päinvastoin: liian myöhäisen aloituksen suhteen linjalla, joka jo kuuluu soveltamisalaan.

Missä menee pieleen käytännössä

Muutama tilanne toistuu usein yrityksissä, jotka alkavat juuri tutustua tähän aiheeseen.

Tuontiyritys pyytää valmistajalta "dokumentaatiota" mainitsematta, mitä tietoja passi tarkalleen tarvitsee. Valmistaja lähettää teknisen tietolomakkeen, joka on tarkoitettu omaan tuotantoon, mutta se ei vastaa passiin liittyviä vaatimuksia. Seurauksena: kaksi kertaa kirjeenvaihtoa, viivästyksiä ja dossier, joka silti ei ole täydellinen.

Tukkukauppias ostaa kolmelta eri valmistajalta, kullakin omalla formaatillaan ja erilainen yksityiskohtien aste tiedoissaan. Kukaan yrityksen sisällä ei ole saanut tehtävää verrata tai tarkistaa näiden tietojen yhdenmukaisuutta, joten ristiriidat tulevat ilmi vasta, kun asiakas itse kysyy niistä.

Yritys antaa valmistaa renkaita useassa tehtaalla omalla tuotenimellään ja olettaa, että yksi näistä tehtaista toimittaa kaikki tiedot täydelliseen passiin. Tämä on olettamus, joka ei ole automaattisesti paikkaansa pitävä — kuinka usean tehtaan tiedot kootaan yhteen tuotepassiin vaatii tietoista sopimusta, ei sattumaa.

Tuoja vastaanottaa tietoja, mutta kukaan ei tarkista, ovatko toimittajan ilmoittamat luvut ja luokitukset yhdenmukaisia fyysisen toimitetun tuotteen kanssa. Vasta näytteenottotarkastuksessa tai reklamaatiosta selviää, että erä on merkitty väärin.

Yritys odottaa velvoitteen virallista voimaantuloa ennen kuin pyytää tietoja, ja huomaa sitten, että oma toimittaja ei voi toimittaa pyydetyt tiedot nopeasti, koska se ei ole itse valmistautunut. Mitä tehdä, kun toimittaja ei toimita tietoja, on kuvattu kohdassa mahdollisuudet, jos toimittaja ei toimita tietoja.

Mitä voit dokumentoida

Joukko asioita voidaan saada kuntoon suhteellisen vaivattomasti, ja ne estävät osan edellä mainituista tilanteista:

• Luettelo bandityypeittäin tai tuotelinjaisin siitä, mikä toimittaja tai tehdas toimittaa tiedot, jotta useiden tuotantopaikkojen tapauksessa on selvää, kuka toimittaa passin minkä osan.
• Kiinteä joukko tietoja, joita pyydetään, yleisen "dokumentaation" pyynnön sijaan — tämä estää toimittajaa toimittamasta jotain muuta kuin mitä passi tarvitsee.
• Sopimus ostosopimuksessa passin tietojen toimittamisesta, mukaan lukien se, kuka on vastuussa tuotteen muutoksista. Miltä kyseinen sopimus voi näyttää, on selitetty kohdassa passin tietojen kirjaaminen ostosopimukseen.
• Valvontapiste jossa vastaanotetut tiedot verrataan fyysiseen tuotteeseen tai olemassa oleviin tekniset tietoihin, kuten kohdassa kuvataan toimittajan tietojen tarkistaminen oikeellisuuden suhteen.
• Sisäinen yhteenveto siitä, mitä jo tiedetään ja mitä vielä puuttuu, toimittaja- ja tuotantolinjakohtaisesti, jotta ei jouduta etsimään jokaisen uuden tilauksen yhteydessä uudelleen sitä, mitä on aiemmin pyydetty.

Tämän kaltaiset dokumentaatiot vievät vähän aikaa silloin, kun ostosuhde jo on olemassa, ja säästävät huomattavasti enemmän aikaa silloin, kun passi on tosiasiassa koottava tai näytettävä.