Mely adatokat kell a gumiabroncsos szállítómtól bekérni?

Mit kell konkrétan tennie

Mit várnak el Öntől

Aki gumiabroncsos termékeket importál, forgalmaz vagy flottakezelésben alkalmaz, nem csupán továbbértékesítésben játszik szerepet a digitális termékpasszussal. Az ESPR (2024/1781 EU rendelet) 38. cikkelye előírja, hogy az ellátási lánc szereplői az adatokat át kell, hogy adják a lánc következő félének, és ez azzal kezdődik, amit Ön maga kér le szállítójánál.

Az adatok, amelyeket a passzus kötelezővé tesz

Az ESPR (2024/1781 EU rendelet) 10. cikkelye azt írja le, hogy a digitális termékpasszusnak általánosságban mit kell tartalmaznia és hogyan kell elérhetőnek lennie. Egy konkrét termékre, például egy gumiabroncsra vonatkozóan ezt a gumiabroncsszektor számára készülő delegált aktus egészíti ki — mi a delegált aktus pontosan és miért az határozza meg, amit Ön köteles tenni, másutt van kifejtve. Gyakorlati értelemben ez egy 10-100 fős vállalat számára azt jelenti, hogy egy fix kapcsolattartóra van szükség, aki tudja, hogy a gyártó mely adatokat szolgáltatja bandatípusonként, és hogy azok az adatok ne szóródnak szét e-mailekben és különálló pdf-ekben, amelyeket különféle beszerzésben dolgozók küldtek.

Adatok továbbadása a következő láncszemnek

Az ESPR (2024/1781 EU rendelet) 38. cikkelye a kiinduló pont ebben a kérdésben: az ellátási lánc szereplői — így az importőr vagy nagykereskedő is, amely maga nem gyártó — azt a termékadatot adják tovább, amely ahhoz szükséges, hogy a passzus teljes legyen vagy működjön a következő fél számára. Egy középvállalat számára ez azt jelenti, hogy a szerep nem ér véget a "fogadásnál és tárolásánál": az adatoknak az ügyfél, a flottakezelő vagy a lánc következő nagykereskedője számára is használhatónak kell lenniük.

Tudni, hogy ki miért felelős

Az EU-ban gyártott gumiabroncsoknál a passzus összeállításáért szóló első felelősség általában a gyártót terheli. Az EU-n kívülről történő importnál a szerep egy része az importőrre tolódik át, amit részletesebben fejtenek ki a mit jelent a termékpasszus az Európai Unión kívülről történő importnál alatt. Egy 10-100 fős vállalat számára ez gyakran a legnehezebbik rész: a vállalaton belül valakinek dokumentálnia kell, hogy mely szállító mely bandavonalhoz adatforrás, különösen, ha több csatornán keresztül vásárolnak.

Tudni, hogy a passzus egyáltalán alkalmazandó-e

Nem minden bandatípus esik automatikusan ugyanazok alá az előírások alá ugyanabban az időpontban. Mielőtt adatokat kérnének le, célszerű tudni, hogy a termékpasszus már vonatkozik-e a beszerzett gumiabroncsokra és mely termékcsoportok tartoznak az ESPR alá a gumiabroncságazatban. Egy széles választékkal rendelkező kereskedő számára ez megtakarítja az adat-lekéréseket olyan termékekre, amelyekre az előírás még nem érvényes, vagy fordítva: nem indít el időben egy olyan vonalnál, amely már a hatály alá tartozik.

Hol sül el a gyakorlatban

Néhány helyzet ismét és ismét előfordul azoknak a vállalatoknak, amelyek éppen kezdenek ezzel a kérdéssel foglalkozni.

Egy importőr "a dokumentációt" kéri a gyártótól anélkül, hogy konkrétan meghatározná, mely adatokra van szükség a passzushoz. A gyártó egy technikai adatlapot küld, amely saját gyártásához készült, de nem felel meg annak, amit a passzus kér. Az eredmény: kétszer kell levelezni, késedelem és egy nem teljes dossz.

Egy nagykereskedő három különböző gyártónál vásárol, mindegyiknek más formátuma és más részletezettségi szintje van az adataikban. A vállalaton belül senki nem kapta meg azt a feladatot, hogy össze hasonlítsa vagy ellenőrizze az adatok konzisztenciáját, ezért az eltérések csak akkor tűnnek fel, amikor egy ügyfél maga rákérdez.

Egy vállalat több gyárban gyártat gumiabroncsokat saját márkanév alatt és feltételezi, hogy az egyik gyár biztosan szolgáltat majd adatokat a teljes passzushoz. Ez egy olyan feltételezés, amely nem magától értetődik — hogyan olvaszthatók össze több gyár adatai egy termékpasszusba tudatos megállapodást igényel, nem a véletlent.

Az importőr adatokat kap, de senki sem ellenőrzi, hogy a szállító által megadott számok és besorolások valóban megegyeznek-e a szállított fizikai termékkel. Csak egy mintavételnél vagy panasznál derül ki, hogy egy tétel hibásan van címkézve.

Egy vállalkozás arra vár, hogy a kötelezettség hivatalosan hatályba lépjen az adatok lekéréséhez, majd azt fedezi fel, hogy saját szállítója a kért adatokat nem tudja gyorsan megadni, mert még nem készült fel rá. Mit kell tenni, ha egy szállító nem bocsát rendelkezésre adatokat, azt leírják a következőnél: a szállító adatainak nem rendelkezésre bocsátása esetén rendelkezésre álló lehetőségek.

Mit rögzíthet

Számos dolog viszonylag kis erőfeszítéssel rendbe hozható, és megelőzheti a fenti helyzetek egy részét:

• Szállító- vagy termékvonalankénti lista mely szállítótó vagy gyártótó szállítja az adatokat, hogy több termelési hely esetén egyértelmű legyen, hogy ki mely részt szállítja az útlevelből.
• A kért adatok rögzített köre, amely helyett nem szükséges általános dokumentációra vonatkozó kérést intézni — ez megelőzi, hogy egy szállító mást szállítson, mint amit az útlevél igényel.
• Megállapodás a beszerzési szerződésben az útleveladatok szállításáról, beleértve, hogy ki a felelős a termékmódosítások esetén. Hogyan nézhet ki ez a megállapodás, azt részletezik a útleveladatok rögzítése egy beszerzési szerződésben.
• Ellenőrzési pont, amelynél az adott adatokat összehasonlítják a fizikai termékkel vagy a meglévő specifikációkkal, amint azt leírják a szállító adatainak helyességének ellenőrzése.
• Belső áttekintés arról, hogy mit tudunk már és mi hiányzik,, szállítónként és termékvonalonként, hogy ne kelljen minden új megrendelésnél újra keresni azt, ami már korábban lekérésre került.

Az ilyen rögzítések kevés időt igényelnek abban az időpontban, amikor a beszerzési kapcsolat már létezik, és jelentősen több időt takarítanak meg abban az időpontban, amikor az útlevelet ténylegesen össze kell állítani vagy bemutatni kell.