Vilka uppgifter ska jag begära från min leverantör av däck?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Om en företag importerar, hanterar eller använder däck i en fordonsflotta får det en roll kring det digitala produktpasset som går långt bortom enbart försäljning. ESPR (förordning (EU) 2024/1781) fastslår i artikel 38 att aktörer i försörjningskedjan måste överföra uppgifter till nästa part i kedjan, och det börjar med det du själv hämtar från din leverantör.

Uppgifterna som produktpasset kräver

Artikel 10 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver vad ett digitalt produktpass i allmän mening måste innehålla och hur det måste vara tillgängligt. För en specifik produkt som ett däck preciseras detta vidare genom den delegerade akt som utarbetas för däckssektorn — vad en delegerad akt exakt är och varför den bestämmer vad du måste göra— förklaras på annat håll. I praktiken betyder det för ett företag med 10 till 100 anställda att det behövs en fast kontaktpunkt som vet vilka uppgifter tillverkaren levererar per däcktyp, och att dessa uppgifter inte sprids ut i e-post och lösa pdf-filer från olika inköpare.

Överföra uppgifter till nästa led

Artikel 38 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) är kärnbestämmelsen för detta ämne: aktörer i försörjningskedjan — alltså även en importör eller grossist som själv inte är tillverkare — överför den produktinformation som behövs för att slutföra eller få produktpasset att fungera för nästa part. För ett medelstort företag innebär detta att rollen inte slutar vid "mottag och lagring": uppgifterna måste också vara användbara för kunden, fordonsflottschefen eller nästa grossist i kedjan.

Veta vem som är ansvarig för vad

För däck som tillverkas i EU ligger det första ansvaret för att sammanställa produktpasset vanligtvis på tillverkaren. Vid import från länder utanför EU flyttas en del av den rollen till importören, något som utvecklas vidare under vad produktpasset betyder vid import från länder utanför Europeiska unionen. För ett företag med 10 till 100 anställda är detta ofta den svåraste delen: internt måste någon dokumentera vilken leverantör som är källan till uppgifterna för vilken däckserie, särskilt om inköpen sker via flera kanaler.

Veta om produktpasset över huvud taget är tillämpligt

Inte alla däcktyper omfattas automatiskt av samma krav vid samma tidpunkt. Innan uppgifter begärs är det värdefullt att veta om produktpasset redan gäller för de däck som köps in och vilka produktgrupper inom däcksbranschen som omfattas av ESPR. För ett handelsföretag med ett brett sortiment sparar detta onödiga förfrågningar om uppgifter för produkter där skyldigheten ännu inte gäller, eller tvärtom: att börja för sent för en serie som redan omfattas.

Där det går fel i praktiken

Ett par situationer återkommer ofta hos företag som precis börjar med detta ämne.

En importör frågar tillverkaren om "dokumentationen" utan att specificera exakt vilka uppgifter som behövs för produktpasset. Tillverkaren skickar ett tekniskt datablad som är avsett för sin egen produktion, men som inte motsvarar vad produktpasset kräver. Resultatet: två gånger korrespondens, fördröjning och ett dossier som ändå inte är komplett.

En grossist köper från tre olika tillverkare, var och en med ett eget format och olika detaljeringsgrad i sina uppgifter. Ingen inom företaget har fått i uppdrag att jämföra dessa uppgifter eller kontrollera dem för överensstämmelse, så avvikelser upptäcks först när en kund själv frågar.

Ett företag låter däck tillverkas vid flera fabriker under ett eget varumärke och utgår från att en av dessa fabriker levererar alla uppgifter för det kompletta produktpasset. Detta är ett antagande som inte automatiskt är korrekt — hur uppgifter från flera fabriker sammanfogas i ett produktpass — kräver ett medvetet avtal, inte en slump.

En importör får data, men ingen kontrollerar om de siffror och klassificeringar som leverantören anger faktiskt motsvarar den fysiska produkt som levereras. Först vid en stickprovskontroll eller ett klagomål framkommer det att en parti är felaktig märkt.

Ett företag väntar med att begära data tills förpliktelsen officiellt träder i kraft, och upptäcker då att den egna leverantören inte snabbt kan leverera de efterfrågade uppgifterna eftersom denne själv ännu inte är förberedd. Vad man ska göra när en leverantör inte levererar data beskrivs under möjligheterna när en leverantör inte levererar data.

Vad du kan dokumentera

Ett antal saker kan sättas i ordning med relativt lite ansträngning, och förebygger en del av situationerna ovan:

• En lista per bandtyp eller produktlinje vilken leverantör eller fabrik som levererar data, så att det är klart vid flera produktionsplatser vem som levererar vilken del av passet.
• En fast uppsättning data som efterfrågas, i stället för en allmän begäran om "dokumentation" — detta förebygger att en leverantör levererar något annat än vad passet behöver.
• En överenskommelse i inköpskontraktet om leveransen av passdata, inklusive vem som är ansvarig vid ändringar i produkten. Hur den överenskommelsen kan se ut förklaras under fastställandet av passdata i ett inköpskontrakt.
• En kontrollpunkt där mottagna data jämförs med den fysiska produkten eller befintliga specifikationer, enligt beskrivningen under kontroll av en leverantörs data på riktighet.
• En intern översikt över vad som redan är känt och vad som fortfarande saknas, per leverantör och per produktlinje, så att det inte behöver sökas på nytt efter varje ny beställning vad som redan tidigare efterfrågats.

Den här typen av fastställanden kräver lite tid när inköpsrelationen redan finns, och sparar betydligt mer tid när passet faktiskt ska sättas samman eller visas.