Hvilke data skal jeg anmode min dækleverandør om?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Når man importerer, handler med eller indsætter dæk i en bilpark, får man i forbindelse med det digitale produktpas en rolle, som går videre end blot at videresælge. ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastslår i artikel 38, at aktører i forsyningskæden skal weitergive data til den næste part i kæden, og det begynder med det, som du selv henter hos din leverandør.

De data, som produktpasset forpligter til

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvad et digitalt produktpas i almindelig forstand skal indeholde, og hvordan det skal være tilgængeligt. For et specifikt produkt som et dæk præciseres dette yderligere gennem den delegerede handling, som udarbejdes for dækssektoren — hvad en delegeret handling præcis er, og hvorfor den fastlægger, hvad du skal gøre, er forklaret andet steds. I praksis betyder det for en virksomhed på 10 til 100 medarbejdere, at der er brug for et fast kontaktpunkt, som ved, hvilke data producenten leverer pr. dæktype, og at disse data ikke forbliver spredt rundt i e-mails og løse pdf'er fra forskellige indkøbere.

Videregive data til det næste led

Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) er kernebeslutningen for dette emne: aktører i forsyningskæden — altså også en importør eller grossist, som selv ikke er producent — videregiver de produktoplysninger, som er nødvendige for at gøre passet fuldstændigt eller funktionelt for den næste part. For en mellemstør virksomhed betyder det, at rollen ikke slutter ved "modtagelse og opbevaring": dataene skal også være brugbare for kunden, bilparkforvalteren eller det næste led i kæden.

Vide, hvem der er ansvarlig for hvad

For dæk, som er fremstillet i EU, ligger det primære ansvar for at sammenstille produktpasset normalt hos producenten. Ved import uden for EU flyttes en del af denne rolle til importøren, noget som bliver nærmere udfoldet under hvad produktpasset betyder ved import uden for Den Europæiske Union. For en virksomhed på 10 til 100 medarbejdere er dette ofte den mest vanskelige del: internt skal nogen dokumentere, hvilken leverandør der er kilde til data for hvilken dæklinje, især hvis der købes ind via flere kanaler.

Vide, om produktpasset overhovedet finder anvendelse

Ikke alle dæktyper er automatisk underlagt de samme krav på samme tidspunkt. Før data indhentes, er det fornuftigt at vide om produktpasset allerede gælder for de dæk, som købes ind og hvilke produktgrupper inden for dæksbranchen, som omfattes af ESPR. For en handelsvirksomhed med en bredt sortiment sparer det på unødigt at anmode om data for produkter, som endnu ikke har et krav, eller omvendt: at begynde for sent for en linje, som allerede omfattes.

Hvor det går galt i praksis

Et par situationer dukker regelmæssigt op hos virksomheder, som netop begynder med emnet.

En importør beder producenten om "dokumentationen" uden at præcisere, hvilke data der præcis er nødvendige for produktpasset. Producenten sender et teknisk datablad, som er beregnet til egen produktion, men som ikke stemmer overens med, hvad produktpasset kræver. Resultatet: to gange korrespondance, forsinkelse og et dossier, som stadig ikke er fuldstændigt.

En grossist køber ind hos tre forskellige producenter, hver med et andet format og en anden grad af detaljer i deres data. Ingen inden for virksomheden har fået til opgave at sammenligne disse data eller kontrollere dem for konsistens, så uoverensstemmelser først bliver bemærket, når en kunde selv spørger om det.

En virksomhed får dæk produceret på flere fabrikker under ét eget mærke og går ud fra, at én af disse fabrikker vil levere alle data for det fuldstændige produktpas. Det er en antagelse, som ikke uden videre holder stik — hvordan data fra flere fabrikker sammensættes i ét produktpas kræver en bevidst aftale, ikke tilfældighed.

En importør modtager data, men ingen kontrollerer, om de tal og klassifikationer, som leverandøren angiver, faktisk stemmer overens med det fysiske produkt, der leveres. Først ved en stikprøvekontrol eller en klage viser det sig, at et parti er mærket forkert.

En virksomhed venter med at anmode om data, indtil forpligtelsen officielt træder i kraft, og opdager derefter, at dens egen leverandør ikke hurtigt kan levere de ønskede data, fordi leverandøren selv endnu ikke er forberedt. Hvad man skal gøre, når en leverandør ikke leverer data, beskrives under mulighederne, når en leverandør ikke leverer data.

Det du kan dokumentere

En række forhold kan bringes i orden med forholdsvis lille indsats og forebygger nogle af ovenstående situationer:

• En liste pr. bandtype eller produktlinje om hvilken leverandør eller fabrik, der leverer data, således at det ved flere produktionssteder er klart, hvem der leverer hvilken del af passet.
• Et fast sæt data, som anmodes om, i stedet for en generel anmodning om "dokumentation" — dette forebygger, at en leverandør leverer noget andet end det, som passet har brug for.
• En aftale i indkøbskontrakten om levering af pasdata, herunder hvem der er ansvarlig ved ændringer i produktet. Hvordan denne aftale kan se ud, beskrives under at fastlægge pasdata i en indkøbskontrakt.
• Et kontroltidspunkt hvor modtagne data sammenlignes med det fysiske produkt eller de eksisterende specifikationer, som beskrevet under at kontrollere en leverandørs data for rigtighed.
• Et internt overblik over, hvad der allerede er kendt, og hvad der stadig mangler, pr. leverandør og pr. produktlinje, således at der ikke ved hver ny bestilling skal søges forfra efter, hvad der tidligere er anmodet om.

Denne slags fastleggelser kræver ringe tid på det tidspunkt, hvor indkøbsrelationen allerede eksisterer, og sparer betydeligt mere tid på det tidspunkt, hvor passet faktisk skal sammensat eller vises.