Welche Daten muss ich von meinem Reifenlieferanten anfordern?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Wer Reifen importiert, vertreibt oder in einer Fahrzeugflotte einsetzt, bekommt beim digitalen Produktpass eine Rolle, die über den reinen Weiterverkauf hinausgeht. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt in Artikel 38 fest, dass Akteure in der Lieferkette Daten an die nächste Partei in der Kette weitergeben müssen, und das beginnt mit dem, was Sie selbst bei Ihrem Lieferanten abholen.

Die Daten, die das Paspoort verbindlich vorschreibt

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, was ein digitaler Produktpass allgemein enthalten muss und wie er zugänglich sein muss. Für ein spezifisches Produkt wie einen Reifen wird dies weiter konkretisiert durch die delegierte Handlung, die für den Reifensektor erarbeitet wird — was eine delegierte Handlung genau ist und warum sie bestimmt, was Sie tun müssen, wird an anderer Stelle erläutert. Praktisch bedeutet dies für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, dass ein fester Ansprechpartner erforderlich ist, der weiß, welche Daten der Hersteller pro Reifentyp liefert, und dass diese Daten nicht verstreut in E-Mails und einzelnen PDFs verschiedener Einkäufer bleiben.

Daten an das nächste Glied weitergeben

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) ist die Kernbestimmung für dieses Thema: Akteure in der Lieferkette — also auch ein Importeur oder Großhändler, der selbst kein Hersteller ist — geben die Produktinformationen weiter, die erforderlich sind, um das Passierbuch vollständig zu machen oder funktionsfähig zu gestalten für die nächste Partei. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass die Rolle nicht bei "Empfangen und Speichern" endet: Die Daten müssen auch für den Kunden, den Fuhrparkmanager oder den nächsten Großhändler in der Kette nutzbar sein.

Wissen, wer wofür verantwortlich ist

Bei Reifen, die in der EU hergestellt wurden, liegt die erste Verantwortung für die Zusammenstellung des Passierbuchs normalerweise beim Hersteller. Bei der Einfuhr von außerhalb der EU verschiebt sich ein Teil dieser Rolle zum Importeur, etwas, das weiter ausgearbeitet wird unter was das Produktpassierbuch bei der Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist dies oft der schwierigste Teil: Intern muss jemand dokumentieren, welcher Lieferant für welche Reifenlinie die Quelle der Daten ist, besonders wenn über mehrere Kanäle eingekauft wird.

Wissen, ob der Produktpass überhaupt anwendbar ist

Nicht jeder Reifentyp unterliegt automatisch denselben Anforderungen zum selben Zeitpunkt. Bevor Daten angefordert werden, ist es sinnvoll zu wissen ob der Produktpass bereits für die eingekauften Reifen gilt und welche Produktgruppen innerhalb der Reifenbranche unter die ESPR fallen. Für ein Handelsunternehmen mit einem breiten Sortiment erspart dies unnötige Datenanforderungen für Produkte, für die die Verpflichtung noch nicht besteht, oder umgekehrt: zu spät mit einer Linie zu beginnen, die bereits im Geltungsbereich liegt.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Einige Situationen treten bei Unternehmen, die gerade mit diesem Thema anfangen, immer wieder auf.

Ein Importeur bittet den Hersteller um "die Dokumentation", ohne zu spezifizieren, welche Daten genau für das Paspoort erforderlich sind. Der Hersteller sendet ein technisches Datenblatt, das für die eigene Produktion bestimmt ist, aber nicht dem entspricht, was das Paspoort verlangt. Die Folge: zweimalige Korrespondenz, Verzögerung und ein Dossier, das trotzdem nicht vollständig ist.

Ein Großhändler kauft bei drei verschiedenen Herstellern ein, jeder mit einem anderen Format und unterschiedlichem Detaillierungsgrad in seinen Daten. Niemand im Unternehmen hat die Aufgabe erhalten, diese Daten zu vergleichen oder auf Konsistenz zu überprüfen, wodurch Abweichungen erst auffallen, wenn ein Kunde selbst danach fragt.

Ein Unternehmen lässt Reifen bei mehreren Fabriken unter einer eigenen Marke produzieren und geht davon aus, dass eine dieser Fabriken alle Daten für das vollständige Paspoort liefern wird. Das ist eine Annahme, die nicht automatisch zutrifft — wie Daten aus mehreren Fabriken in einem Produktpass zusammengefasst werden erfordert eine bewusste Absprache, nicht den Zufall.

Ein Importeur erhält Daten, aber niemand überprüft, ob die Zahlen und Klassifizierungen, die der Lieferant angibt, tatsächlich mit dem physischen Produkt übereinstimmen, das geliefert wird. Erst bei einer Stichprobe oder einer Beschwerde stellt sich heraus, dass eine Charge falsch gekennzeichnet ist.

Ein Unternehmen wartet mit der Anforderung von Daten, bis die Verpflichtung offiziell in Kraft tritt, und stellt dann fest, dass der eigene Lieferant die angeforderten Daten nicht schnell bereitstellen kann, weil dieser selbst noch nicht vorbereitet ist. Was zu tun ist, wenn ein Lieferant die Daten nicht liefert, wird beschrieben unter die Möglichkeiten, wenn ein Lieferant die Daten nicht liefert.

Was Sie dokumentieren können

Eine Reihe von Dingen lässt sich mit relativ wenig Aufwand in Ordnung bringen und verhindert einen Teil der oben beschriebenen Situationen:

• Eine Liste pro Reifentyp oder Produktlinie von welchem Lieferanten oder Hersteller die Daten geliefert werden, sodass bei mehreren Produktionsstandorten klar ist, wer welchen Teil des Passes bereitstellt.
• Ein fester Satz von Daten, die angefordert werden, anstelle einer allgemeinen Bitte um "Dokumentation" — dies verhindert, dass ein Lieferant etwas anderes liefert als das Paspoort benötigt.
• Eine Absprache im Kaufvertrag über die Bereitstellung von Passdaten, einschließlich wer bei Produktänderungen verantwortlich ist. Wie diese Absprache aussehen kann, wird erläutert unter die Festlegung von Passdaten in einem Kaufvertrag.
• Ein Kontrollmoment bei dem die erhaltenen Daten mit dem physischen Produkt oder den bestehenden Spezifikationen verglichen werden, wie unter die Überprüfung der Lieferantendaten auf Richtigkeit.
• Eine interne Übersicht über das, was bereits bekannt ist und was noch fehlt, pro Lieferant und pro Produktlinie, sodass nicht bei jeder neuen Bestellung erneut gesucht werden muss, was bereits angefordert wurde.

Diese Art von Festlegungen kostet wenig Zeit zu dem Zeitpunkt, an dem die Geschäftsbeziehung bereits besteht, und spart erheblich mehr Zeit zu dem Zeitpunkt, an dem das Paspoort tatsächlich zusammengestellt oder gezeigt werden muss.