À quelle fréquence dois-je mettre à jour les données du passeport des produits ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce que l'on attend de vous

Le RGPD règle aux articles 9 et 10 ce qu'un passeport numérique de produit doit pouvoir faire et quelles exigences s'appliquent aux données qu'il contient. Aucune fréquence littérale — « chaque trimestre », « annuellement » — n'y figure. Ce qui s'y trouve en revanche, ce sont plusieurs principes qui déterminent ensemble comment les données doivent rester actuelles dans la pratique. Pour un pneumatique une fois produit et vendu, cela se traduit par quelques obligations concrètes.

Les données doivent être exactes au moment de la création du passeport

L'article 10 du RGPD fixe des exigences en matière d'exactitude et d'exhaustivité des informations figurant dans le passeport. Pour un pneumatique, cela signifie notamment que les données enregistrées au moment de la production ou de l'importation doivent être correctes à ce moment-là. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie que le processus d'intake — le lieu où les données de mesure du fabricant sont reçues et traitées pour devenir des données de passeport — est le lieu où la qualité est déterminée. Les valeurs exactes et la méthode selon laquelle elles ont été déterminées sont décrites sur la page relative à quelles données figureront dans le passeport produit des pneus et sur selon quelle méthode dois-je mesurer les valeurs pour le passeport.

Les caractéristiques statiques des produits ne changent pas et n'ont donc pas besoin d'être réexaminées régulièrement

Un pneumatique a une classe de résistance au roulement fixe, une note d'adhérence fixe et un bruit de roulement fixe tels que mesurés selon la méthode d'essai appliquée. Ces caractéristiques ne changent pas avec le temps ; elles sont propres au modèle de produit spécifique tel qu'il a été testé et commercialisé. En pratique, cela signifie que pour cette catégorie de données, il n'y a pas de « moment d'expiration » automatique — les données restent exactes tant que le modèle de produit ne change pas. La description précise de la détermination de ces valeurs figure à la rubrique comment détermine-t-on la classe de résistance au roulement d'un pneumatique, comment l'adhérence sur chaussée mouillée est-elle mesurée et comment enregistre-t-on le bruit de roulement d'un pneumatique.

Si le produit change, le passeport change

Là où l'actualité intervient réellement, c'est au moment où un modèle de produit change : une composition de caoutchouc différente, un profil de bande de roulement modifié, une nouvelle part de matériau recyclé. L'article 9 part du principe que le passeport représente un produit ou un modèle de produit spécifique — si ce produit change, un passeport nouveau ou mis à jour doit normalement l'être aussi. Pour une entreprise ayant une gamme en cours, cela signifie que les changements dans la gamme de pneumatiques méritent un point de contrôle fixe : chaque révision d'un modèle de pneumatique est un moment pour vérifier si le passeport correspond toujours au produit physique. Les détails précis de ce qui change lors d'une modification de composition sont expliqués sur les pages relatives à quelles données concernant la composition du caoutchouc dois-je enregistrer et comment affiche-t-on la part de caoutchouc recyclé.

Le passeport doit rester consultable pendant la période requise

L'article 10 fixe des exigences en matière de disponibilité du passeport, pas seulement concernant son contenu. Cela signifie qu'une entreprise doit non seulement s'assurer que les données étaient exactes au moment de la publication, mais aussi que l'infrastructure qui met le passeport à disposition — le code QR, les données sous-jacentes — reste disponible. Pour un importateur ou un distributeur qui n'a pas sa propre capacité d'hébergement, c'est souvent la raison de confier cette tâche à un tiers.

Où cela s'est mal passé dans la pratique

Quelques situations reviennent régulièrement chez les entreprises qui travaillent avec des passeports de pneumatiques.

Un fabricant modifie la composition du caoutchouc d'un modèle de pneumatique pour se conformer à une nouvelle exigence environnementale, mais la désignation de type et le nom du modèle restent inchangés. Le passeport de l'ancienne composition reste alors activement lié à un produit qui n'est plus le même.

Un importateur reçoit du fabricant une correction concernant des données de mesure antérieures — par exemple une valeur de bruit de roulement révisée suite à un nouvel essai — mais cette correction n'est pas reportée aux passeports qui ont déjà été publiés avec les envois antérieurs.

Un grossiste reprend une gamme de produits auprès d'un autre fournisseur et suppose que le passeport existant du tiers responsable précédent continuera à fonctionner automatiquement, sans vérifier qui est désormais responsable de la mise à jour de ces données.

Une entreprise modifie le nom commercial d'une gamme de pneus pour le marché Benelux, sans que cette modification soit apportée aux données du passeport associées au modèle de produit sous-jacent — ce qui fait que le client et le passeport ne correspondent plus exactement.

Une gamme saisonnière — pneus d'hiver en sus de l'assortiment régulier d'été — est publiée sous un même modèle de passeport, alors que les spécifications applicables aux pneus d'hiver diffèrent de celles des pneus d'été. Plus d'informations à ce sujet se trouvent sur la page dois-je entrer des données différentes dans le passeport pour les pneus d'hiver par rapport aux pneus d'été.

Dans les cinq cas, il ne s'agit pas d'une mise à jour périodique manquée, mais d'une modification du produit ou de la responsabilité qui n'a pas été répercutée sur le passeport.

Ce que vous pouvez documenter

Quelques accords et documents facilitent la détermination du moment où un passeport doit être mis à jour, le cas échéant :

• Un protocole de modification interne qui précise quand une modification du produit (composition, profil, matière recyclée) entraîne un passeport nouveau ou modifié.
• Un aperçu de la partie dans la chaîne responsable de la fourniture de données de mesure mises à jour, et du moment où cette partie le fait.
• Un registre des publications de passeport par modèle de produit, afin de retracer ultérieurement quelles données correspondent à quelle version du produit.
• Des accords avec le fabricant ou le fournisseur concernant la communication de corrections aux valeurs de mesure précédemment fournies.
• Une documentation du processus en cas d'ajustement des données après la publication — voir la page sur puis-je modifier les données après la publication du passeport produit la manière dont ce processus est organisé.

Ces enregistrements ne dispensent pas une entreprise de se demander si des données spécifiques sont correctes et à jour, mais ils rendent le processus interne traçable — quelque chose que tant l'organisation elle-même qu'une autorité de surveillance demandent en pratique.