moet ik het productpaspoort tonen bij de douane als ik banden invoer

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Douanecontrole op basis van het digitaal productpaspoort

Artikel 15 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt dat douaneautoriteiten bij het in de Unie brengen van producten controles kunnen uitvoeren die verband houden met het digitaal productpaspoort. De douane krijgt daarmee een rol die verder gaat dan de klassieke controle op tarief, oorsprong en waarde: ook de aanwezigheid en toegankelijkheid van het paspoort horen tot het beeld waarnaar gekeken kan worden. Voor een bandenimporteur van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat een zending banden bij invoer niet alleen op de gangbare douanepapieren wordt beoordeeld, maar dat ook gevraagd kan worden of er een werkend paspoort achter de QR-code of andere datadrager zit. Wie op dit moment al met Wat is een digitaal productpaspoort voor banden? heeft gewerkt, heeft de basis daarvoor al liggen.

Importeursverplichtingen bij het in de Unie brengen van producten

Artikel 29 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van importeurs. Daaruit volgt onder meer dat een importeur zich ervan verzekert dat het product vergezeld gaat van de vereiste informatie, waaronder het digitaal productpaspoort waar dat van toepassing is. Voor een bedrijf dat banden uit een land buiten de EU haalt, betekent dit dat het paspoort niet iets is dat pas bij verkoop aan de eindklant relevant wordt, maar al bij het moment van invoer een rol speelt. Wie twijfelt of die rol van importeur wel op het eigen bedrijf van toepassing is, vindt daarvoor meer achtergrond in Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?.

Gemachtigde vertegenwoordiger als schakel

Artikel 28 van de ESPR gaat over de gemachtigde vertegenwoordiger: een partij die door een fabrikant buiten de EU kan worden aangewezen om (een deel van) de verplichtingen namens die fabrikant te vervullen. Voor bedrijven die banden importeren van een fabrikant die zelf geen vestiging in de EU heeft, is dit een relevante figuur, omdat de vraag "wie zorgt er voor het paspoort" hierdoor niet automatisch bij de importeur zelf komt te liggen. Deze constructie wordt verder uitgewerkt in Mijn fabrikant zit buiten de Europese Unie — wie regelt het productpaspoort dan?.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is dat een bedrijf de klassieke douanedocumenten (factuur, pakbon, oorsprongscertificaat) op orde heeft, maar niet heeft nagedacht over de vraag of er voor de betreffende bandentypen al een digitaal productpaspoort verplicht is op het moment van invoer. Omdat de verplichting productgroep voor productgroep via gedelegeerde handelingen wordt ingevuld, kan het voorkomen dat een deel van het assortiment al onder de verplichting valt en een ander deel nog niet.

Een tweede situatie ontstaat wanneer de QR-code of datadrager wel op de band of de verpakking zit, maar het paspoort er zelf niet (meer) achter bereikbaar is — bijvoorbeeld omdat de hosting is gestopt of de gegevens niet zijn bijgewerkt. Bij een controle die zich richt op de toegankelijkheid van het paspoort is een niet-werkende link een ander probleem dan een ontbrekende QR-code, maar het effect op de controle kan vergelijkbaar zijn.

Een derde situatie speelt bij bedrijven die banden via een tussenpartij invoeren en ervan uitgaan dat "de leverancier dat wel regelt". Wie formeel als importeur optreedt in de zin van artikel 29, draagt de daaraan verbonden verplichtingen zelf, ongeacht wat er met de leverancier is afgesproken. Deze aanname komt ook terug bij bedrijven die banden onder eigen merk laten produceren; wat dat voor de eigen rol betekent, staat beschreven in Ik verkoop banden onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?.

Een vierde situatie is dat een gemachtigde vertegenwoordiger buiten de EU is aangewezen, maar dat op het niveau van de invoerende partij in de EU niet duidelijk is vastgelegd wie welk deel van het paspoortproces feitelijk uitvoert. Bij een douanecontrole is het dan niet meteen duidelijk wie aangesproken kan worden op een ontbrekend of onvolledig paspoort.

Een vijfde situatie is dat een bedrijf ervan uitgaat dat de regels overal in de EU identiek worden toegepast, terwijl uitvoering en controlepraktijk per lidstaat kunnen verschillen. Meer hierover staat in Gelden er andere regels voor het productpaspoort in andere EU landen.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per bandentype van het moment waarop de verplichting tot een digitaal productpaspoort ingaat, zodat bij invoer duidelijk is welke zendingen al onder de regeling vallen en welke nog niet.
• Een vaste werkwijze om vóór iedere invoer te controleren of de QR-code of andere datadrager functioneert en naar een actueel paspoort verwijst, in plaats van dit achteraf bij een controle te ontdekken.
• Een schriftelijke afspraak met de fabrikant of, waar van toepassing, met de gemachtigde vertegenwoordiger over wie het paspoort samenstelt, host en actueel houdt — inclusief wat er gebeurt als de fabrikant zelf geen partij in de EU heeft.
• Een interne verantwoordelijke of team dat als aanspreekpunt geldt bij vragen van de douane over het paspoort, zodat dit niet ad hoc wordt uitgezocht op het moment dat een zending wordt vastgehouden.
• Een dossier met bewijsstukken over welke informatie aan het paspoort is toegevoegd en wanneer, zodat bij een geschil over de juistheid van gegevens duidelijk is wie welk deel heeft aangeleverd; dit sluit aan bij de vraag wie is aansprakelijk als er een fout in de gegevens van het productpaspoort zit, zie wie is aansprakelijk als er een fout in de gegevens van het productpaspoort zit.
• Een controle of de eigen rol in de keten (fabrikant, importeur, distributeur) juist is vastgesteld, want de verplichtingen bij invoer verschillen naar rol; zie ook Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van banden?.