Mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het productpaspoort dan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een fabrikant die buiten de EU zit, valt niet rechtstreeks onder de ESPR — die verordening richt zich op partijen binnen de EU. Daarmee verdwijnt de verplichting niet, ze verschuift. Zodra een band uit een niet-EU-land op de EU-markt wordt gebracht, ligt er een pakket verplichtingen bij degene die dat product daadwerkelijk invoert of vertegenwoordigt. Wie dat precies is, hangt af van hoe de relatie met de fabrikant is ingericht.

Als importeur: de verplichtingen van artikel 29 op u nemen

Wie banden van een fabrikant buiten de EU inkoopt en op de EU-markt brengt, geldt volgens artikel 29 van de ESPR als importeur. Dat is een andere rol dan alleen "inkoper" of "wederverkoper" — de importeur draagt verplichtingen die anders bij de fabrikant zouden liggen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit concreet dat er iemand binnen de organisatie verantwoordelijk moet zijn voor het controleren of het productpaspoort bij de banden aanwezig is, correct is, en aansluit bij wat er daadwerkelijk wordt geïmporteerd — vóórdat de partij wordt vrijgegeven voor verkoop. Of een bedrijf in deze rol valt, en wat dat concreet betekent, staat beschreven op Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?.

Als gemachtigd vertegenwoordiger: optreden namens de fabrikant

Een andere route is dat de fabrikant buiten de EU een gemachtigde vertegenwoordiger aanstelt binnen de EU, zoals beschreven in artikel 28 van de ESPR. Deze vertegenwoordiger treedt op namens de fabrikant en kan (een deel van) de verplichtingen rond het productpaspoort namens hem vervullen. Dit is een formele rol: er ligt een schriftelijke opdracht aan ten grondslag, en de vertegenwoordiger moet aantoonbaar kunnen optreden richting toezichthouders. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat vooraf duidelijk moet zijn wie deze rol vervult — de eigen organisatie, een groothandelspartner, of een gespecialiseerde dienstverlener — en dat die afspraak niet stilzwijgend uit de samenwerking mag worden afgeleid.

Vaststellen wie in de keten welke rol heeft

Bij banden die via meerdere schakels de EU binnenkomen — fabrikant buiten de EU, tussenhandelaar, groothandel, uiteindelijke verkoper — is het niet altijd vanzelfsprekend wie de importeursrol draagt en wie slechts distribueert. Een distributeur of handelaar heeft een lichtere set verplichtingen dan een importeur, maar moet wel nagaan of het paspoort er is; dat onderscheid staat toegelicht op Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van banden?. Voor bedrijven die banden onder een eigen merk laten produceren door een fabrikant buiten de EU, gelden weer andere accenten, omdat het merk zelf al invloed heeft op wie verantwoordelijk wordt gehouden — zie Ik verkoop banden onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt terug bij bedrijven die banden van buiten de EU betrekken:

• De aanname dat de fabrikant het paspoort wel regelt, omdat die de gegevens toch al heeft. De fabrikant buiten de EU heeft geen rechtstreekse verplichting onder de ESPR; zonder een importeur of gemachtigde vertegenwoordiger die dit oppakt, is er niemand die het paspoort binnen de EU verzorgt.
• Onduidelijkheid over wie in een keten van tussenhandelaars de importeursrol draagt. Als drie partijen betrokken zijn bij de invoer, en niemand heeft dit vooraf schriftelijk vastgelegd, ontstaat discussie op het moment dat een toezichthouder ernaar vraagt.
• Een gemachtigde vertegenwoordiger die mondeling is afgesproken maar nergens is vastgelegd. Zonder schriftelijke opdracht is niet aantoonbaar dat deze rol daadwerkelijk is toegewezen en aanvaard.
• Banden die via een tussenpartij op een online marktplaats verschijnen, waarbij de partij die de listing beheert ervan uitgaat dat de platformexploitant of de oorspronkelijke fabrikant verantwoordelijk is. Wat een online marktplaats wel en niet regelt, staat beschreven op Wat betekent het productpaspoort als ik banden via een online marktplaats verkoop?.
• Bij de douane wordt pas bij de invoer duidelijk dat het paspoort ontbreekt of niet aansluit bij de partij, terwijl de organisatorische verantwoordelijkheid daarvoor al veel eerder in het proces had moeten zijn belegd. Hoe het paspoort zich verhoudt tot de douaneafhandeling staat op moet ik het productpaspoort tonen bij de douane als ik banden invoer.

Wat u kunt vastleggen

• Een schriftelijke afspraak met de fabrikant buiten de EU over wie welke rol vervult: importeur, gemachtigd vertegenwoordiger, of beide gecombineerd bij één partij.
• Bij een gemachtigde vertegenwoordiger: een formeel mandaat, met naam, contactgegevens en de scope van de opdracht — dit is iets dat een toezichthouder kan opvragen.
• Een interne procedure die vastlegt wie binnen de organisatie controleert of het productpaspoort aanwezig is vóór een partij banden wordt vrijgegeven voor de EU-markt.
• Correspondentie of contractuele afspraken met de fabrikant over welke gegevens worden aangeleverd voor het paspoort, en in welke vorm.
• Een overzicht van de keten — fabrikant, eventuele tussenhandelaars, importeur — zodat bij een controle snel duidelijk is welke partij welke verplichting draagt. Een uitgangspunt hiervoor is de algemene rolverdeling zoals beschreven op Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van banden?.
• Vastlegging van wat is afgesproken over aansprakelijkheid als later blijkt dat de fabrikant onjuiste gegevens heeft aangeleverd — een vraag die verder wordt uitgewerkt op wie is aansprakelijk als er een fout in de gegevens van het productpaspoort zit.