Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van banden?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR legt de verplichting voor het digitaal productpaspoort in de eerste plaats bij de fabrikant. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) noemt een reeks verplichtingen die bij "de fabrikant" liggen, en artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat dat paspoort moet bevatten en hoe het toegankelijk moet zijn. Wie precies "de fabrikant" is, is niet altijd de partij die de band ook daadwerkelijk heeft geproduceerd — dat is een aparte vraag die op zichzelf al verwarring oplevert. Wat in de praktijk van belang is voor een bandenimporteur, groothandel of wagenparkbeheerder, valt uiteen in een paar herkenbare verplichtingen.

De fabrikant stelt de technische gegevens samen

De partij die als fabrikant geldt, is verantwoordelijk voor het samenstellen van de gegevens die in het paspoort komen: materiaalsamenstelling, prestaties, herkomst, en de andere elementen die artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) noemt. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat zelf banden produceert of onder eigen merk laat produceren, betekent dit dat er een intern proces moet zijn om deze gegevens te verzamelen en actueel te houden — niet alleen bij lancering van een bandtype, maar ook bij wijzigingen.

De fabrikant zorgt voor de datadrager

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) schrijft voor dat het paspoort via een datadrager — in de praktijk een QR-code — toegankelijk moet zijn op of bij het product. Voor een groothandel die banden herverpakt of ompakt, is dit een praktisch aandachtspunt: de datadrager moet aanwezig en leesbaar blijven, ook na verwerking in de eigen logistiek.

De fabrikant houdt het paspoort beschikbaar

Een paspoort dat na een jaar niet meer opvraagbaar is, voldoet niet aan het doel van de regeling. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt daarom een instandhoudingsverplichting neer bij de fabrikant. Voor een bedrijf van beperkte omvang is dit vaak de reden om deze taak uit te besteden aan een platform dat de hosting en beschikbaarheid als kerntaak heeft, in plaats van dit zelf in te richten.

Wie fabrikant is, is niet altijd wie u verwacht

Wie onder eigen merk verkoopt, of banden importeert van een fabrikant buiten de EU, kan zelf als fabrikant worden aangemerkt — met alle verplichtingen van artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) die daarbij horen. Dit is een van de plekken waar de verantwoordelijkheid verschuift zonder dat dit meteen duidelijk is. Wie hier zekerheid over wil, doet er goed aan eerst te bepalen of de eigen rol als importeur of als fabrikant geldt, voordat de rest van de verplichtingen wordt ingevuld.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk telkens terug.

Een importeur neemt aan dat de buitenlandse fabrikant het paspoort wel regelt, omdat die partij de gegevens over het product heeft. In de praktijk blijkt dat de fabrikant buiten de EU niet binnen het toepassingsgebied van de ESPR valt en dus geen reden heeft om zelf een paspoort te laten opstellen — waardoor de verantwoordelijkheid feitelijk bij de EU-partij komt te liggen. Wat hier precies geldt hangt af van de vraag wie het paspoort regelt als de fabrikant buiten de Europese Unie zit.

Een groothandel verkoopt banden onder een eigen huismerk, met een externe partij als daadwerkelijke producent. De aanname is dat de producent verantwoordelijk blijft, terwijl het aanbrengen van een eigen merk juist een aanleiding kan zijn om zelf als fabrikant te worden aangemerkt. Dit raakt direct de vraag welke verplichtingen gelden bij verkoop onder eigen merk.

Een distributeur gaat ervan uit dat alleen fabrikanten iets met het paspoort te maken hebben, en dat de eigen rol beperkt is tot doorverkopen. Distributeurs en handelaars hebben echter een eigen positie in de keten, met eigen aandachtspunten — zie welke verplichtingen gelden voor een distributeur of handelaar van banden.

Een bedrijf verkoopt via een online marktplaats en neemt aan dat het platform verantwoordelijk is voor het paspoort. De marktplaats is echter typisch geen fabrikant in de zin van de ESPR, wat betekent dat de verantwoordelijkheid bij de verkopende partij kan blijven liggen — dit werkt anders uit dan vaak wordt gedacht en is nader te lezen bij wat het productpaspoort betekent bij verkoop via een online marktplaats.

Een fusie of overname verandert de juridische entiteit die als fabrikant gold, zonder dat iemand stilstaat bij wat dat betekent voor bestaande paspoorten. Ook dit is een moment waarop de verantwoordelijkheid stilzwijgend kan verschuiven.

Wat u kunt vastleggen

Voor een bedrijf dat wil onderbouwen wie binnen de eigen organisatie of keten welke rol vervult, is het praktisch een aantal zaken schriftelijk vast te leggen:

• Een overzicht van de eigen rol per productlijn: fabrikant, importeur, distributeur of een combinatie daarvan, inclusief de onderbouwing van die keuze.
• Afspraken met de daadwerkelijke producent (bij eigen-merkverkoop of inkoop buiten de EU) over wie de gegevens voor het paspoort aanlevert en actueel houdt.
• Een interne verantwoordelijke of proces voor het bijhouden van wijzigingen in productgegevens, zodat het paspoort niet verouderd raakt.
• Documentatie over de datadrager: waar en hoe de QR-code wordt aangebracht, en wie dit controleert bij herverpakking of ompakken.
• Contractuele afspraken over aansprakelijkheid bij fouten in de gegevens, vooral wanneer meerdere partijen in de keten betrokken zijn bij het samenstellen van het paspoort — dit raakt de vraag wie aansprakelijk is als er een fout in de gegevens van het productpaspoort zit.

Deze vastleggingen zijn geen doel op zich, maar geven een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers houvast bij de vraag wie binnen de eigen keten welke verplichting draagt — en voorkomen dat die vraag pas wordt gesteld op het moment dat er al iets is misgegaan.