Mój dostawca nie dostarcza danych — co mogę zrobić?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od Ciebie oczekuje

Jeśli ktoś importuje opony lub wprowadza je do obrotu, jest zależny od danych do paszportu produktu, które często nie są wytwarzane samodzielnie, lecz muszą pochodzić od producenta lub ogniwa wyższego w łańcuchu dostaw. ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) reguluje w artykule 38, jakie wymagania stawiają się przed uczestnikami łańcucha dostaw, a w artykule 27, jakie wymagania stawiają się przed producentem. Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników oznacza to kilka praktycznych kwestii.

Dane, które muszą być dostępne, rzeczywiście muszą być dostępne

Artykuł 38 zakłada, że uczestnicy łańcucha dostaw dostarczają informacje niezbędne do spełnienia wymogów rozporządzenia. Dla importera oznacza to, że własna pozycja w łańcuchu — często ta, który opracowuje paszport na podstawie danych innych osób — nie zwalnia z pytania, czy te dane rzeczywiście istnieją. Praktycznie: musi być moment, w którym ustalono, która strona dostarcza jakie dane i co się dzieje, jeśli tak się nie stanie.

Producent pozostaje punktem kontaktowym do sprawdzenia poprawności danych

Artykuł 27 nakłada na producenta obowiązki, w tym dotyczące informacji zawartych w paszporcie. Dla importera, który sam nie produkuje, jest to istotne, ponieważ wskazuje, kto w łańcuchu ponosi odpowiedzialność za treść — a zatem kto może być rozliczany, gdy dane nie istnieją lub są niepoprawne. To nie gwarancja, że producent szybko dostarczy dane, ale jest to założenie, na którym importer może bazować, zwracając się o dane.

Dokumentowanie tego, co otrzymano, a czego nie

Tam, gdzie przepisy opisują podział odpowiedzialności, w praktyce obowiązek spoczywa na samej firmie: rejestrowanie tego, co zostało poproszone, kiedy i co z tego napłynęło. To nie wymóg ustawowy wyrażony dosłownie w artykułach, ale praktyczne jego wdrożenie. Bez archiwum poproszonych i otrzymanych danych jest niewiele, do czego można się odwołać, jeśli dostawca później twierdzi, że nigdy nic nie został poproszony, lub że dostarczył dane.

Gdzie psuje się to w praktyce

Dostawca nie odpowiada na wnioski. Importer zwraca się do producenta poza UE o dane, nie otrzymuje odpowiedzi i ponownie wysyła wniosek kilka razy bez dokumentowania tego. Gdy później pytany, co zostało podjęte, nie ma przeglądu dat, wniosków i (brakujących) odpowiedzi.

Dane przychodzą, ale niekompletne lub niespójne. Fabryka dostarcza część specyfikacji technicznych, ale nie dostarcza danych na temat materiałów lub wyników testów. Importer opracowuje paszport z tym, co ma, bez rejestrowania, które części brakują i dlaczego.

Wiele fabryk, brak jasnej umowy, kto co dostarcza. W firmach, które produkują tę samą linię opon w różnych fabrykach, pojawia się niejasność co do tego, która fabryka odpowiada za którą część danych. Problem ten dotyczy pytania jak dane z wielu fabryk trafiają do jednego paszportu, a bez wcześniej ustalonego podziału trudno ustalić, gdzie coś poszło nie tak.

Umowy zakupu nie mówią nic o paszporcie. Umowa z dostawcą została opracowana lata temu i dotyczy ceny, czasu dostawy i jakości produktu — nie dostarczania danych paszportu. Gdy te dane nie pojawiają się, nie ma podstawy umownej, do której można się odwołać.

Import spoza UE bez jasnej umowy dotyczącej pochodzenia danych. Przy imporcie opon spoza Unii nie zawsze jest oczywiste, że producent zna dane wymagane na mocy ESPR, lub chce je dostarczyć w żądany sposób. To dotyczy szerszego pytania, co import spoza Unii Europejskiej oznacza dla własnych obowiązków, niezależnie od tego, co dostawca zagraniczny dostarcza, czy też nie.

Co można teraz ustalić

Wiele dokumentów i ustaleń ułatwia wykazanie podjętych działań, gdy dostawca nie dostarcza danych lub dostarcza je niekompletnie:

• Przegląd wniosków o dane: data, do kogo wysłany, jakie dane żądane i jaka odpowiedź (lub jej brak) została otrzymana. Wiąże się to z pytaniem jakie dokładnie dane są żądane u dostawcy opon, aby sam wniosek był w pełni udokumentowany.

• Korespondencja z dostawcą, przechowywana jako dowód próby uzyskania danych — nawet jeśli próba ta nie przyniesie rezultatu.

• Klauzula w umowie zakupu dotycząca dostarczenia danych paszportu, w tym tego, co się dzieje w przypadku ich braku. Sposób włączenia tego do umowy opisany jest w sekcji ustalenia dotyczące danych paszportu w umowie zakupu; dla nowych umów jest to logiczny moment, aby to dodać, dla istniejących umów — punkt do przeglądu.

• Krok weryfikacji przy otrzymaniu danych, w którym odnotowuje się, czy dane są kompletne i wiarygodne. Wiąże się to z pytaniem jak weryfikowana jest poprawność dostarczonych danych — niekompletna dostawa jest bowiem formą "niedostarczenia", którą można udokumentować.

• Dossier dla każdej linii produktowej lub dostawcy, w którym śledzić można, które dane są kompletne, które brakują i jakie kroki podjęto, aby uzyskać brakujące dane.

Ta dokumentacja nie zmienia pytania, czy i kiedy dostawca faktycznie dostarcza dane. To, co robi, to udzielenie uzasadnionego obrazu tego, co zrobiono ze swojej strony — coś, co ma wartość w momencie, gdy trzeba zdać sprawę z paszportu, który nie jest jeszcze kompletny.