Hvordan kontrollerer jeg, at min leverandørs data er korrekte?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR regulerer på to steder noget, der direkte vedrører spørgsmålet om, hvorvidt leverandørdata er korrekte: artikel 39 handler om de metoder, hvormed data testes, måles og beregnes, og artikel 40 handler om forebyggelse af omgåelse og forringelse af ydeevne. For en importør eller grossist, der samler passet sammen på grundlag af, hvad producenten leverer, betyder dette to forskellige ting.

Data er blevet til via en fastlagt metode

Artikel 39 i ESPR foreskriver, at test-, måle- og beregningsmetoder er pålidelige, nøjagtige og reproducerbare. Det er først og fremmest en forpligtelse, der påhviler producenten eller importøren, der leverer dataene, men den part, der overtager disse data i et pas, får på det nærmeste gavn af det: det giver et ankerpunkt til at spørge, hvordan en værdi er fastslået. For en virksomhed på 10 til 100 medarbejdere betyder dette praktisk talt, at der er nogen, der ved tvivl kan forespørge, efter hvilken metode en testrapport er udarbejdet, og at det ikke er underligt at stille det spørgsmål — det er præcis det, som artikel 39 handler om. Hvilke data det konkret er, og hvordan du anmoder om dem, beskrives på siden om hvilke data du skal anmode din bandleverandør om.

Ydeevner må ikke blive forringet eller omgået

Artikel 40 i ESPR sigter mod at forhindre, at produkter præsterer anderledes under testbetingelser end under normal brug, og at ydeevnen over tid forringes på en måde, der ikke afspejles i dataene. For wagenparkforvaltning og grossister er dette relevant, fordi passet er et øjebliksbillede: de værdier, der står i det, skal gælde for produktet, som det faktisk bliver brugt, ikke kun under testbetingelser. Praktisk betyder dette, at en virksomhed, der videregiver data i et pas, ikke giver nogen materiel garanti for, hvordan et bånd opfører sig efter års brug, men videregiver dog dataene, som de blev leveret, uden at tilpasse eller "forbedre" dem.

Forskel mellem at levere og at kontrollere

Hvad der intet sted står i artikel 39 eller 40, er en forpligtelse for den part, der får passet samlet, til selv at gentage laboratorietests eller kontrollere producentens målemetode. Forpligtelsen til at anvende pålidelige metoder påhviler den, der producerer dataene. For en importør, der henter bånd uden for EU, ligger denne forskel nogle gange mere nuanceret, fordi ansvaret for datakorrekthed så kan ligge tættere — det bliver forklaret på siden om hvad produktpasset betyder ved import uden for Den Europæiske Union.

Hvor det går galt i praksis

Et par situationer dukker igen og igen op i praksis hos virksomheder, der videregiver leverandørdata til et pas.

Testrapport og produktspecifikation stemmer ikke overens. En leverandør sender en testrapport fra et andet år end den nuværende produktion, eller rapporten hører til en lige lidt anden udførelse af båndet. Ingen bemærker det, fordi rapporten ser "fuldstændig" ud.

Data bliver kopieret uden at det klart fremgår, hvem der har fastslået dem. For bånd, der kommer ind via en mellemmand, er det ikke altid muligt at se, om originalproducenten har foretaget målingerne, eller om mellemmanden har overtaget dem fra et tidligere led. Det gør det svært at spørge den rigtige part ved tvivl.

Ved flere produktionslokationer opstår der usikkerhed mellem parterne. Når samme bandtype fremstilles i flere fabrikker, adskiller de underliggende testrapporer sig nogle gange lige nok til at rejse spørgsmål om, hvilken værdi der er repræsentativ for passet. Hvordan det goes sammen i ét pas beskrives på siden om kombinationen af data fra flere fabrikker.

Der gøres ingen indsats over for en leverandør, der ikke reagerer. Et spørgsmål om oprindelsen til en testmetode bliver ubesvaret, og uden svar bruges det oprindelige datasæt alligevel, uden at der er nogen registrering af spørgsmålet og det manglende svar.

Kontraktmæssigt er der ikke aftalt noget om kvaliteten af de leverede data. Indkøbskontrakter regulerer ofte pris, leveringstid og garantier på produktet, men ikke hvad der sker, hvis data viser sig at være ufuldstændige, forældede eller inkonsistente. Det betyder, at der ved et konstateret problem ikke er noget grundlag til at gøre leverandøren ansvarlig.

Det du kan dokumentere

• En oversigt over hvilke data pr. produkttype der er anmodet om og modtaget, med dato og version, således at det ved tvivl er muligt at konstatere, hvilket testrapport der hører til hvilken levering. Siden om hvilke data du skal anmode din bandleverandør om giver en indledning til hvad der hører hjemme der.
• Korrespondance hvor der er anmodet om en testmetode eller underliggende rapport, herunder svaret (eller det manglende svar). Det er især relevant, hvis det senere viser sig, at en leverandør ikke leverer data eller leverer for sent; se siden om hvad du kan gøre, hvis din leverandør ikke leverer dataene.
• En registreret aftale i indkøbskontrakten om leveringen og rigtigheden af pasportdata, således at ansvaret for dataenes oprindelse ikke kun er aftalt mundtligt. Hvordan det kan se ud, står på siden om registrering af leveringen af pasportdata i din indkøbskontrakt.
• En notation ved afvigende eller uklare værdier, med det spørgsmål der blev stillet til leverandøren herom, og det svar der blev modtaget, således at der ved et senere spørgsmål fra en kontrolmyndighed kan vises, at en discrepans blev bemærket og fulgt op.
• En mappe pr. produktionslokation når ens båndtype kommer fra flere fabrikker, således at forskelle mellem lokationer ikke blandes sammen i ét udifferentieret datasæt.