Jak sprawdzić, czy dane mojego dostawcy są prawidłowe?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od Ciebie oczekuje

Rozporządzenie ESPR reguluje w dwóch miejscach kwestię, która bezpośrednio wpływa na pytanie, czy dane dostawcy są prawidłowe: artykuł 39 dotyczy metod, za pomocą których dane są testowane, mierzone i obliczane, a artykuł 40 dotyczy zapobiegania obejściu przepisów i pogorszeniu się właściwości. Dla importera lub hurtownika, który opracowuje paszport na podstawie danych dostarczonych przez producenta, oznacza to dwie różne rzeczy.

Dane powstały metodą ustaloną

Artykuł 39 rozporządzenia ESPR stanowi, że metody testowania, pomiaru i obliczania są niezawodne, dokładne i powtarzalne. To jest przede wszystkim obowiązek producenta lub importera dostarczającego dane, ale osoba przejmująca te dane do paszportu ma z tego wymierną korzyść: daje to punkt zaczepienia do pytania, w jaki sposób ustalona została wartość. Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników oznacza to praktycznie, że jest osoba, która w razie wątpliwości może sprawdzić, według której metody sporządzono raport z badań, i że takie pytanie nie jest dziwne – to dokładnie to, na co patrzy artykuł 39. Które to dokładnie dane i jak je pozyskać, opisano na stronie dotyczącej jakie dane należy pozyskać u swojego dostawcy opon.

Właściwości nie mogą ulegać pogorszeniu ani być obchodzone

Artykuł 40 rozporządzenia ESPR ma na celu zapobieganie temu, aby produkty działały inaczej w warunkach testowania niż w normalnym użytkowaniu, i zapobieganie pogorszeniu się właściwości w miarę upływu czasu w sposób, który nie będzie odzwierciedlony w danych. Dla zarządzania parkami pojazdów i hurtowni jest to istotne, ponieważ paszport jest migawką: wartości, które się w nim znajdują, powinny dotyczyć produktu tak, jak jest on rzeczywiście używany, nie tylko w warunkach testowych. Praktycznie oznacza to, że firma przekazująca dane do paszportu nie daje żadnej merytorycznej gwarancji na temat tego, jak opona będzie się zachowywać po latach użytkowania, ale przekazuje dane tak, jak je otrzymała, bez ich dostosowywania ani „poprawiania".

Rozróżnienie między dostarczaniem a weryfikacją

Czego nigdzie nie ma w artykule 39 ani 40, to obowiązek dla strony, która powoduje opracowanie paszportu, do samodzielnego powtórzenia testów laboratoryjnych lub sprawdzenia metody pomiaru producenta. Obowiązek stosowania niezawodnych metod spoczywa na tym, kto tworzy dane. Dla importera, który pozyskuje opony spoza UE, to rozróżnienie bywa czasami bardziej szczegółowe, ponieważ odpowiedzialność za poprawność danych może być wówczas bliżej – zostało to wyjaśnione na stronie dotyczącej co paszport produktu oznacza przy imporcie spoza Unii Europejskiej.

Gdzie psuje się to w praktyce

Kilka sytuacji pojawia się w praktyce zawsze u firm, które przekazują dane dostawcy do paszportu.

Raport z badań i specyfikacja produktu nie są zgodne. Dostawca wysyła raport z badań z innego roku niż bieżąca produkcja lub raport dotyczy nieznacznie innej wersji opony. Nikt tego nie zauważa, ponieważ raport wygląda "kompletnie".

Dane są kopiowane bez jasności, kto je ustalił. W przypadku opon dostarczanych przez pośrednika nie zawsze wiadomo, czy pierwotny producent wykonał pomiary, czy też pośrednik przejął je od wcześniejszego ogniwa. To utrudnia pytanie właściwej strony w razie wątpliwości.

Wiele lokalizacji produkcji tworzy szum między stronami. Gdy ten sam typ opony jest produkowany w kilku fabrykach, bazowe raporty z badań czasami różnią się wystarczająco, aby budzić pytania o to, która wartość jest reprezentatywna dla paszportu. Jak to się łączy w jeden paszport, opisano na stronie dotyczącej łączenia danych z kilku fabryk.

Nie podejmuje się żadnych działań wobec dostawcy, który nie odpowiada. Pytanie dotyczące pochodzenia metody badawczej pozostaje bez odpowiedzi, a przy braku reakcji oryginalny zestaw danych jest mimo to używany bez jakiegokolwiek śladu zapytania i braku odpowiedzi.

Umownie nie uzgodniono niczego dotyczącego jakości dostarczonych danych. Umowy zakupu często regulują cenę, termin dostawy i gwarancję na produkt, ale nie to, co się dzieje, gdy dane okażą się niekompletne, przestarzałe lub niespójne. W wyniku tego, gdy problem zostanie stwierdzony, nie ma podstawy do pociągnięcia dostawcy do odpowiedzialności.

Co można teraz ustalić

• Przegląd danych, które dla każdego typu produktu zostały zamówione i otrzymanewraz z datą i wersją, aby w przypadku wątpliwości można było prześledzić, który raport badawczy należy do której dostawy. Strona poświęcona jakie dane należy pozyskać u swojego dostawcy opon zawiera wstępne wskazówki dotyczące tego, co powinno się tam znaleźć.
• Korespondencja, w której żądano metody badawczej lub raportów bazowych, wraz z odpowiedzią (lub jej brakiem). Jest to szczególnie istotne, jeśli później okaże się, że dostawca nie dostarcza danych lub dostarcza je zbyt późno; zobacz stronę poświęconą co możesz zrobić, jeśli twój dostawca nie dostarcza danych.
• Ustalone uzgodnienie w umowie zakupu dotyczące dostarczenia i poprawności danych paszportu, aby odpowiedzialność za pochodzenie danych nie była uzgadniana jedynie ustnie. To, jak to może wyglądać, opisane jest na stronie poświęconej udokumentowaniu dostarczenia danych paszportu w umowie zakupu.
• Notatka do wartości odbiegających od normy lub niejasnych, zawierająca pytanie, które w tej sprawie zostało zadane dostawcy, oraz otrzymaną odpowiedź, aby w razie późniejszego zapytania organu egzekwacyjnego można było wykazać, że rozbieżność została zauważona i zbadana.
• Odrębny dossier dla każdej lokalizacji produkcji gdy ten sam typ opony pochodzi z kilku fabryk, aby różnice między lokalizacjami nie mieszały się w jeden niezróżnicowany zestaw danych.