Hvad kan jeg allerede gøre, mens reglerne endnu ikke er endelige?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Den delegerede handling for dæk foreligger endnu ikke, men ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) selv er allerede gældende og angiver, hvordan Kommissionen prioriterer og forbereder produktgrupper. Det betyder ikke, at en dækvirksomhed allerede nu skal opfylde konkrete pasporkrav, men vel at retningen er fastsat. Der er et par ting, der i mellemtiden praktisk kan gøres.

Få indsigt i egen datakedel

Artikel 18 i ESPR (prioritering og planlægning) viser, at Kommissionen arbejder med en handlingsplan, hvor produktgrupper udarbejdes efter hinanden på grundlag af miljøpåvirkning og markedsvolumen. For dæk foreligger der allerede en forventning inden for denne handlingsplan. Praktisk betyder det for en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere, at det er fornuftigt allerede nu at kortlægge, hvilke data om et dæk der faktisk er tilgængelige: materialsammensetning, herkomst, testresultater, produktionsdato. Ikke fordi det allerede er obligatorisk, men fordi disse data senere danner grundlag for pasporttet og det at finde dem tager tid.

Vide, hvem der leverer hvad i kedlen

Artikel 38 i ESPR (krav til aktører i forsyningskeden) beskriver, at parter i kedlen – fabrikant, importør, distributør – får en rolle i at holde produktinformation tilgængelig. For en importør eller grossist betyder det, at det er nyttigt allerede nu at kartlægge, hvilken leverandør der kan levere hvilke data, og hvilke leverandører der endnu ikke er forberedt på det. Det er ingen juridisk forpligtelse i dag, men vel en praktisk forberedelse på det moment, hvor forpligtelsen kommer.

Delegere internt ansvar

Der er endnu ingen lovpligtig ansvarsperson i virksomheden, men erfaringerne fra andre CE- og compliance-projekter viser, at virksomheder, der ikke specifikt tillægger denne opgave nogen, først tager fat på den, når fristen allerede er tæt på. For en virksomhed af denne størrelse er det praktisk overkommeligt at give én person – ofte en fra kvalitet, indkøb eller compliance – til opgave at følge udviklingen og koordinere den interne forberedelse.

Kartlægge eksisterende processer

Den, der allerede nu vil gå et skridt videre, kan se på, hvordan produktpasporttet senere indpasser sig i eksisterende forretningsprocesser: lagerstyring, indkøb, reklamationshåndtering. Hvordan tackler jeg produktpasset for dæk trin for trin? giver et overblik over den rækkefølge, som det er fornuftigt at tage fat på, således at forberedelsen ikke bliver stående i en vag hensigt.

Hvor det går galt i praksis

En række situationer kommer regelmæssigt igen i praksis hos virksomheder, der forbereder sig på regulering, som endnu ikke er endeligt fastlagt.

At vente til datoen er fastsat. Virksomheder udskyder al forberedelse til den delegerede handling er blevet offentliggjort, og opdager da, at indsamling af historiske produktdata tager mere tid end forventet, fordi leverandørerne ikke længere har disse data tilgængelige.

Intet kontaktpunkt hos leverandøren. En importør anmoder om data fra en fabrikant i udlandet, men der er ingen fast kontakt, der ved, hvilken information, der bliver relevant. Det fører til forsinkelser, når spørgsmålet bliver konkret.

Antagelser om, hvad der allerede er obligatorisk. Nogle virksomheder tror, at artikel 38 i ESPR allerede nu indebærer en direkte leveringsforpligtelse af pasportdata, og kommunikerer det på den måde til kunder. Det er for tidligt, så længe den delegerede handling for dæk ikke foreligger.

Ingen skelnen mellem nuværende og fremtidig lager. Lager, der allerede ligger på lageret, rejser spørgsmål om, hvad der senere skal gøres med det. Dette emne behandles særskilt i Hvad gør jeg med dækbeholdning, der allerede ligger der, når reglerne træder i kraft?, og det er klogt ikke at blande dette spørgsmål med spørgsmålet om, hvad der skal gøres i dag.

Platformvalg låst for tidligt. En enkelt virksomhed vælger allerede nu definitivt en IT-løsning uden at se på, om denne løsning kan følge med en handling, som endnu ikke er offentliggjort. Det er en risiko, fordi de præcise datakrav stadig kan ændres. Ved valg anbefales det at være opmærksom på fleksibilitet; hvad skal jeg være opmærksom på, når jeg vælger en platform til produktpasset går videre på det.

Det du kan dokumentere

Selv uden endelige regler er det muligt at sætte en række ting på papiret nu, så den faktiske implementering senere tager mindre tid.

• En oversigt over egne produktlinjer og hvilke data, der allerede er tilgængelige om disse (materiale, oprindelse, testcertifikater).
• En liste over leverandører og importører med en kontaktperson for dataudveksling, herunder aftaler om, hvilke oplysninger der på sigt bliver nødvendige.
• En intern note om, hvem i virksomheden der følger udviklingerne omkring ESPR, og hvornår det evalueres igen.
• Et første skøn over de omkostninger, der kan være forbundet med implementeringen, som grundlag for budgettering; en vejledning herfor findes i Hvad koster et produktpas for dæk?.
• Aftaler om, hvorvidt og hvordan flere lokaliteter senere skal bruge samme pas-data, hvilket allerede kan kortlægges via kan flere afdelinger af mit firma administrere det samme produktpas.
• Et eget arkiv eller backup af de produktdata, der allerede indsamles, uafhængigt af hvilken platform der senere vælges; se også skal jeg selv opbevare en kopi af de data, der er i produktpasset.

Denne forberedelse koster lidt, men sparer tid på det tidspunkt, hvor den delegerede handling for dæk er blevet offentliggjort, og de faktiske forpligtelser bliver konkrete.